Подготовка документов к архивному хранению в организации

В текущей работе организации составляют различные документы. Ими обосновываются хозяйственные операции, сделки или расходы.

При этом налоговики в любой момент могут истребовать информацию, даже если она связана с деятельностью вашего партнера по бизнесу.

Вот почему важно хранить все документы. О том, что нужно учесть, организуя хранение документов, расскажем далее.

Как организовать хранение документов

Порядок хранения документации состоит:

• из организации хранения документов;
• обеспечения сохранности документов.

За хранение документов в организации отвечает руководитель (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Эти полномочия своим приказом он может передать другому сотруднику, например, главному бухгалтеру. В крупной компании за организацию хранения бумаг может отвечать архивариус.

Нормативные документы, регламентирующие хранение

Порядок и сроки хранения документов установлены:

• Налоговым кодексом;
• Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденный приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н;
• перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
• правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденными приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526;
• методическими рекомендациями Росархива от 19.07.2018 № б/н.

В последнее время в организациях расширяется электронный документооборот. Электронные документы также нужно хранить.

В этом случае обратим внимание на документ, который необязателен, но рекомендован для добровольного применения — ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005, утвержденный приказом Росстандарта от 17.09.2012 № 325-ст. Он устанавливает правила обеспечения долговременной сохранности электронных документов.

Организация хранения документов

Все документы условно можно подразделить на текущие и архивные.

Текущие — это документы, с которыми вы работаете в настоящий момент или которые имеют временный срок хранения.

Архивные — это документы, по которым делопроизводство закончено.

Правила хранения текущих документов законодательно не регламентированы. Как правило, бумаги, используемые сотрудниками в работе, хранятся в столах или стеллажах, расположенных в кабинетах.

Исключение — конфиденциальные документы. Их документооборот надо организовать отдельно, определив в локальном нормативном акте, какие документы относятся к конфиденциальным, каким сотрудникам предоставлено право с ними работать, как они получают доступ к такой информации. Кроме того, потребуется отделить конфиденциальные бумаги от обычных и отвести под их хранение специальную площадь.

Текущие документы можно хранить и в архиве. Но, как правило, там хранят документы, по которым делопроизводство окончено либо которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения.

Перед передачей дел на архивное хранение требуется провести подготовительную работу.

В связи с расширением электронного документооборота организации нужно наладить порядок хранения и таких документов. Их можно держать в электронном виде, а распечатывать по запросу, например, налоговой инспекции.

Только оцифровать все документы с целью уничтожения бумажных копий нельзя. Законодательно это запрещено. Если документы сразу оформлены на бумаге, хранить их нужно в бумажном виде в течение всего срока хранения.

Хранение бухгалтерских документов

С первого января 2022 года обязательно надо применять ФСБУ 27/2021. Он установил следующие правила хранения документов бухгалтерского учета:

• хранить нужно подлинники документов;
• хранить нужно документы в том виде, в котором они составлены. Если документ составлен на бумаге, уничтожить его, предварительно переведя в цифровой вид для хранения, нельзя;
• документы и данные, содержащиеся в них, нужно хранить в РФ. Здесь же должны размещаться и базы данных бухгалтерского учета.

Обратите внимание: требование ФСБУ 27/2021 о хранении документов бухучета, содержащихся в них данных, а также о размещении баз данных на территории РФ, станет обязательным только с 1 января 2024 года (Приказ Минфина от 23.12.2021 № 224н).

Порядок предоставления доступа к документам определяет организация или ИП. При этом чтобы получить доступ к документам, об этом нужно проинформировать главного бухгалтера или другое ответственное лицо.

Хранение кадровых документов

За хранение кадровых документов отвечает кадровая служба. К кадровой относится документация по личному составу организации, а также локальные акты и иные документы, которые обязательны для исполнения всеми сотрудниками.

К документации по личному составу относятся документы:

• о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• по учету кадров;
• по расчетам заработной платы и других выплат;
• по охране труда.

Хранить кадровую документацию нужно в течение сроков, установленных типовым перечнем документов.

Сроки хранения документов

Документы бухучета, бухгалтерскую, финансовую отчетность хранят не менее пяти лет после истечения отчетного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

С 17 марта 2021 года сроки хранения регистров налогового учета, а также документов для исчисления, удержания и уплаты налогов составляют пять лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК).

Другие сроки хранения предусмотрены типовым перечнем документов. Он предусматривает, что документы можно хранить:

• постоянно. Так хранят бухгалтерскую отчетность, передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы и пояснительные записки к ним;
• если документы по личному составу закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, их хранят 50 лет, если после этой даты — 75 лет;
• 10 лет нужно хранить документы о недостачах, присвоениях, растратах — например, справки, акты, переписку.

Кроме того, предусмотрены и специальные сроки хранения документов:

• в течение 6 лет нужно хранить документы по страховым взносам (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК);
• 10 лет установлены для хранения документов по убыткам, которые переносят на будущее.

Сроки хранения документов зависят от их видов. Типовые сроки хранения документов смотрите в таблице ниже.

Вид документа	Срок хранения
Банковские и кассовые документы
Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных счетов	5 лет
Договоры банковского счета	5 лет после окончания срока действия договора
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы — кассовые документы и книги, банковские документы	5 лет при условии проведения проверки
Кредитные и заемные договоры, документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств	5 лет — после полного исполнения обязательств и проверки экспертной комиссией; 10 лет — с условием о залоге имущества
Документы по бухгалтерскому учету
Бухгалтерская отчетность: сводная годовая (консолидированная), годовая;	Постоянно, но не менее 10 лет
Промежуточная	5 лет минимум; Если нет годовых, постоянно, но не менее 10 лет
Аудиторские заключения	5 лет после отчетного года; По годовой бухотчетности — постоянно, но не менее 10 лет
Документы учетной политики	5 лет после замены новыми
Первичные документы и приложения к ним — корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка	5 лет при условии проведения проверки
Путевые листы	5 лет
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты	6 лет; если нет лицевых счетов — 50 / 75 лет
Положения об оплате труда и премировании работников по месту утверждения	Постоянно, но не менее 10 лет
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет после погашения долга
Регистры бухучета	5 лет при условии проведения проверки
Документы о недостачах, растратах, хищениях	10 лет (после возмещения ущерба, в случае возбуждения уголовных дел храните до принятия решения по делу)
Акты выполненных работ, оказанных услуг	50 / 75 лет
Акты сверки дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет при условии погашения дебиторской или кредиторской задолженности
Доверенности	5 лет после истечения срока действия
Инвентаризационные описи, акты и ведомости	5 лет при условии проведения проверки
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов	5 лет после замены новыми
Налоговые документы
Счета-фактуры	5 лет
Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним	5 лет после снятия задолженности
Документы, расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета по НДФЛ	5 лет
Декларации (расчеты) организаций по всем видам налогов	5 лет
Сведения о доходах физических лиц	5 лет; если нет лицевых счетов — 50/75 лет
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемые налоговыми агентами	5 лет
Книги учета доходов и расходов по УСН	5 лет
Страховые взносы и пособия
Листки нетрудоспособности	5 лет
Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование	50/75 лет
Кадровые документы
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении	50 / 75 лет
Личные карточки и личные дела работников, в том числе руководителей	50 / 75 лет
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате	50 / 75 лет
О приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы	50 / 75 лет
О направлении в командировку работников	5 лет
О дисциплинарных взысканиях	3 года
Табели, графики, журналы учета рабочего времени	5 лет; при вредных и опасных условиях труда — 50 / 75 лет
Правила трудового распорядка	1 год после замены их новыми
Графики отпусков	3 года
Штатные расписания и изменения к ним: по месту разработки или утверждения; в других организациях	Постоянно, но не менее 10 лет 3 года после замены новыми
Отчеты работников о командировках	5 лет при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
Согласие на обработку персональных данных	3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором
Корпоративные документы
Протоколы, постановления, решения общих собраний акционеров и пайщиков	Постоянно, но не менее 10 лет
Реестры владельцев ценных бумаг	Постоянно, но не менее 10 лет
Выписки из реестров владельцев ценных бумаг	5 лет
Переписка о начислении дивидендов	5 лет
Ведомости на выдачу дивидендов	50 / 75 лет

Начало срока хранения документации нужно считать с 1 января года, следующего за годом, в котором по ней закончено делопроизводство (ч. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ). По некоторым документам это правило уточнено.

Например, по счетам-фактурам годом окончания делопроизводства является год, в течение которого их в последний раз использовали при расчете НДС и при составлении отчетности (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

При переносе убытков на будущее нужно хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу (письмо Минфина от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632). Следовательно, срок хранения документов по убыткам составляет 15 лет. Его рассчитывают после истечения 10 лет, установленных для переноса убытков на будущее.

Срок хранения первичных документов, которые подтверждают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, нужно исчислять с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письмо Минфина от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62257).

Архивное хранение документов

Для передачи дел в архив документы надо правильно подготовить. Если под архив специально отведено помещение, к нему предъявляют особые требования (п. 2.16 правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Архивное помещение должно быть удалено от остальных помещений организации — лабораторных, производственных, бытовых и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. От соседних помещений архив должен быть отделен несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.

Через архивохранилище не могут проходить трубы водоснабжения и канализации, технологического или бытового вывода воды.

Архивное помещение должно быть достаточно освещенным и хорошо проветриваемым, чтобы обеспечить рециркуляцию воздуха, стабильный температурно-влажностный режим, очистку воздуха от пыли и посторонних примесей. Кроме того, архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам.

Но отводить для документов специальное помещение необязательно. Главное — хранить их в запирающихся шкафах или сейфах, которые обеспечивают сохранность документов и предохраняют от пыли и света.Документы перед сдачей на архивное хранение надо отобрать и правильно подготовить.

Из всего массива имеющихся документов нужно выделить те, которые относятся к личному составу, имеют постоянные или временные сроки хранения. Именно эти документы подлежат архивному хранению (раздел 1.1.2 методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018 № б/н).

Перед передачей дел в архив требуется экспертиза, которая определит ценность документа и срок его хранения. Для проведения экспертизы нужно создать экспертную комиссию. В небольших фирмах ее создают по приказу руководителя, в крупных она действует на основании специально утвержденного положения.

Дела в архив передают по описи. В результате экспертизы нужно составить отдельные описи дел по документам:

• постоянного срока хранения;
• временных сроков хранения свыше 10 лет;
• по личному составу;
• по электронным документам постоянного хранения.

Основой для составления описи дел, документов постоянного или временного срока хранения является номенклатура дел. Ее составляют на предстоящий календарный год, вводят в действие с 1 января и впоследствии корректируют.

Передачу документов в архив организации надо оформить актом приема-передачи. Его подписывают председатель и члены комиссии, а утверждает руководитель организации.

Далее необходимо организовать правильное хранение дел в архиве. Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает выполнение следующих действий:

• подшивку или переплет документов дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа — заверителя дела;
• составление внутренней описи документов дела;
• оформление обложки дела.

Если на хранение сдают электронные дела, для их передачи тоже нужна опись.

В локальном нормативном акте организации должно быть указано лицо, ответственное за хранение архивных документов. Например, бухгалтер, секретарь или кадровик. Поручите им завести специальный журнал выдачи архивных документов. В нем нужно указывать Ф.И.О. сотрудника, который получил дело из архива, дату его выдачи и возврата. Все эти операции работник должен подтвердить подписями в журнале.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Документы с истекшими сроками хранения уничтожают. Для утилизации отбирают документы, срок хранения которых истек к 1 января того года, в котором их ликвидируют.

За уничтожение документов на фирме также должна отвечать экспертная комиссия. Она нужна, чтобы отобрать дела для уничтожения и для дальнейшего хранения.

Комиссия утверждает и согласует описи дел, документы описи и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Все эти документы нужно утвердить у руководителя. После этого дела, выделенные по акту к уничтожению, можно утилизировать.

Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на утилизацию по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт их сдачи на уничтожение.

Электронные дела с истекшими сроками хранения выделяют в общем порядке. После этого их ликвидируют физически или с помощью программно-технических средств, например, перезаписывают информацию на диске.

1. Зачем требуется процедура
2. Какие документы сдаются на хранение
3. Как подготовить документы к сдаче
4. Граничные сроки
5. Общий порядок передачи бумаг на хранение
6. Уничтожение дел
7. Оформление обложки при смене названия
8. Определение законченности сводной описи
9. Включение электронных баз данных
10. Организация архивного помещения на предприятии с нуля
11. Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде
12. Кому нужен архив документов организации
13. Основные правила архивов организаций
14. Хранение документов в архиве организации
15. Правила учета дел
16. Пошаговый алгоритм организации архива
17. Как создать электронный архив документов

Создание репозитория с нуля — мучительный проект. В процессе деятельности каждая компания накапливает множество документов, которые сложно идентифицировать без систематизации. К архивированию документов привлекаются сотрудники компаний, специализирующихся на архивировании, или обращаются к специализированным компаниям, предоставляющим такие услуги.

Хранилище может быть самостоятельным подразделением компании или частью отдела управления делами.

Для целей архивирования должен быть создан журнал регистрации. В него записываются все лица, имеющие доступ к архивной информации. Всегда записывается дата выдачи и дата возврата.

Файлы хранятся в соответствии с номенклатурой, в которой они были первоначально представлены. Например, если коносамент создан в электронном виде с цифровой подписью, его не нужно распечатывать и заново заверять для хранения. В следующем разделе описано, как правильно подшивать документы в бумажной или компьютерной организации.

Зачем требуется процедура

Архивирование — это способ решить проблему хранения публикаций, упорядочить их для удобства работы и быстро найти нужный бланк. Это не только юридическое обязательство, но и практическая необходимость. В процессе деятельности компании накапливается огромное количество различных публикаций, которые со временем становится трудно просматривать.

Системы управления документами похожи, хотя существует несколько типов функциональности хранения. Ведение файлов в классе — это интенсивность работы. Чтобы соответствовать требованиям законодательства и линиям управления файлами, необходимо знать все оттенки процесса.

Правильно применяемая система налаживает производительный труд во всех подразделениях компании и позволяет выстроить эффективную экономическую деятельность.

Какие документы сдаются на хранение

Перечень изданий, подлежащих архивному хранению, утвержден приказом Федеральной архивной службы № 236 от 20 декабря 2019 г. Этот приказ определяет допустимый срок хранения, в течение которого эти экземпляры должны быть уничтожены. Весь перечень можно условно разделить на три основные группы

• Временные — документы, связанные с приказами и распоряжениями, нормативными актами, реорганизацией компании, общением с партнерами и контрагентами. Они хранятся до 10 лет.
• Долгосрочные — кадровые, аккредитационные, документы о начале и прекращении профессиональной деятельности, архивы документов, защита и резервное копирование данных, технические и финансовые бюллетени. хранятся более 10 лет.
• Постоянные — законодательство, учредительные документы, реестр, каталоги продукции, прайс-листы, акты об уничтожении, номенклатура, инвентаризация, отчеты и другие публикации. Они поддерживаются в актуальном состоянии на предприятии.

«Устаревшие» издания используются до тех пор, пока не будут заморожены. Срок их службы не превышает одного года.

Как подготовить документы к сдаче

По закону, перед передачей в архив содержание должно быть подготовлено. Под подготовкой понимается обработка в соответствии с правилами. Неправильная подготовка может привести к санкциям со стороны проверяющих органов. Подготовке подлежат электронные и печатные копии. Особенности процесса зависят от типа дела.

При работе с ценными бумагами, которые постоянно хранятся в течение длительного периода времени, необходимо соблюдать осторожность. Необходимо принять меры для того, чтобы копии сохранили свою целостность и безупречный внешний вид, а также избежать случайных повреждений или кражи. Это должно быть определено с самого начала, когда документы принимаются в организации.

• В офисах компании, в
• В электронных хранилищах, и
• во внешние компании.

При офисном хранении карманы должны храниться в месте, соответствующем параметрам влажности и температуры. Они хранятся на полках в специальных коробках.В случае обслуживания Ou t-O f-Office подготовка практически не требуется. Большую часть работы по архивированию выполняет компания, предоставляющая эту услугу.

Подготовка файлов к цифровому архивированию заключается в оцифровке бланков в соответствии со структурой, основанной на определенных функциях, и размещении их в системе. Это позволяет быстро найти то, что вы ищете.

Граничные сроки

В соответствии с правилами архивирования документов в организации, до сдачи в архив они хранятся в запертых шкафах или отдельных офисных помещениях. Сотрудники несут ответственность за сохранность файлов. Передача дел осуществляется по АКТу; в 2020 году были внесены изменения в сроки хранения. В зависимости от типа документа сроки следующие

• 1 год — заявления сотрудников о предоставлении копий или информации; и
• 3 — консенсус по обработке персональных данных, предупреждения, уведомления работников, дисциплинарные взыскания
• 5 — о мерах по улучшению условий труда в соответствии с ключевыми документами, учетной политикой, счетами, передачей и поступлением имущества, реестром, справками, отчетами, отсрочками, реестром персонала, отчетами с участием реестра, архивными инструкциями.
• 10-Дефекты, кредитные и заемные договоры, мобильная недвижимость, аренда, ковенанты
• 15- Договоры о собственности, паспорта сделок, реестр
• 45- реестр и документация по авариям и событиям; и
• 50-75-годовые и квартальные взносы на страхование, взносы, справки 2-НДФЛ, если у работника нет лицевого счета, трудовое и гражданское право, спецоценка, трудовые соглашения, соглашения о расторжении и переводе.

Согласно правилам хранения архивных документов, срок хранения исчисляется с момента утраты силы или завершения публикации до замены расследования и решения по делу новым. Как правило, срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором закончилось использование. Если для одного и того же экземпляра установлено много разных сроков, следует выбрать максимальное значение.

Из этого правила есть исключения. Некоторые формы бухгалтерского учета, например, амортизации, охраняются с даты выбытия объекта; помните, что издания от 1 января 2003 года хранятся 75 лет. Формы с более ранними датами хранятся в течение 50 лет.

В организации существуют категории, для которых установлены особые сроки хранения документов. Такие папки помечаются соответствующим образом. ‘Постоянно’, ‘Клиринг компании’, ‘EPC’ и т.д.

Общий порядок передачи бумаг на хранение

Очень важно, чтобы перед сдачей в архив папки проверялись на правильность и соответствие номенклатуре. Недостатки устраняются сотрудником, ответственным за эти документы. Если обнаруживается, что данные отсутствуют, принимаются меры по их выявлению и восстановлению в соответствии с законодательными требованиями к архивному хранению документов.

Сдача архивариусу проводится в присутствии лица, ответственного за формирование и сохранность дел подразделения или лица, сдающего на охрану. По окончании описи на каждом экземпляре записывается номер и количество переданных копий, а также недостающие данные из номенклатуры. Процесс архивирования также является обязательным, если компания подлежит ликвидации.

За сдачу отвечает председатель ликвидационной комиссии.

Уничтожение дел

Уничтожение просроченных изданий осуществляется по специальной процедуре. Каждое подразделение составляет список объектов, подлежащих уничтожению, на основе оценки стоимости. Акт об изъятии и уничтожении включает соответствующие документы, срок действия которых истекает до 1 января текущего года.

Например, периоды преследования до января 2021 года не могут быть зарегистрированы в актах, созданных в 2021 году. Ответ на вопрос, как сдать документы в архив организации, должен быть отмечен в справке, если основные бухгалтерские и учетные документы действительно изъяты. Необходимо приложить контрольные проверки проверяющего органа по соблюдению налогового законодательства.

Публикации не могут быть изъяты только на основании номенклатуры или фондовых дел. Чтобы убедиться, что все сроки уничтожены, проверяется содержание файлов до страниц. Иногда в таких папках по неосторожности оказываются долговременные или постоянные документы.

Следует помнить, что мы несем административную ответственность за их преждевременное уничтожение. Листья уничтожаются с помощью уничтожителей, имеющих не менее трех категорий безопасности. Измельченный материал отправляется в соответствующую компанию по переработке.

Оформление обложки при смене названия

Формы в папках классифицируются в соответствии с номенклатурой. Порядок классификации документов для архивной работы соответствует определенной системе: хронологический, алфавитный, тематический, предметный или другой порядок, утвержденный компанией. После упорядочивания папок можно приступать к оформлению.

Обложка должна содержать следующую информацию

• Название компании и структурная посылка
• индекс папки, номер части или тома, если их много, и
• Срок хранения: «может храниться бессрочно» и особые отметки — исключительные случаи.
• Количество листов и срок годности тома.

Если предприятие изменило название, в скобках указывается старая версия, а ниже отмечается измененная версия. Могут быть введены внутренние приложения после последней даты. В таких случаях ниже этой строки приводится форма: «Папка содержит документы давней давности…». .

В варианте, состоящем из многих конвертов, на обложке под общим заголовком перечисляются все тома. Если вы комплектуете папки организации, а затем передаете содержимое на хранение за пределы предприятия, на обложке необходимо предусмотреть место для создания соответствующей записи. Если обложку необходимо заменить, новую обложку следует пришить к старой.

Определение законченности сводной описи

Для поддержания файла после оценки создается опись. Это отчет обо всех предметах, переданных в архивную коллекцию за 10 лет. На каждый вид дела составляется отдельная опись с последовательной нумерацией для упорядочения организации документов в деле. Она составляется ежегодно подразделением, в котором хранятся документы, по утвержденной форме.

После последней описательной записи указывается количество заголовков, их крайние номера и сведения о нумерации. К оглавлению может также прилагаться перечень сокращений и индексов. Если объем бланка небольшой, опись считается полной, если она содержит годовые модули за пять лет.

Каждый заполненный экземпляр нумеруется и имеет заключительную запись и заверение. В крупных хранилищах опись считается полной, если номер годового раздела превышает четыре цифры.

Включение электронных баз данных

Повышает эффективность работы компании. Автоматизация и ведение в цифровом виде облегчает навигацию, помогает быстро найти то, что ищешь, и снижает нагрузку на документооборот. Такие базы данных являются вспомогательными и содержат лишь часть информации, изначально сформированной в цифровом формате.

Ранее мы уже обсуждали, как можно архивировать документы в печатном формате. Хранение оцифрованной версии происходит по той же процедуре.

Электронный файл должен быть преобразован в требуемый формат и сохранен в защищенном zip-файле со всеми необходимыми метаданными; названия документов сроком до 10 лет могут храниться в информационной системе компании. Данные с более длительным или постоянным сроком хранения должны быть переданы в частное хранилище. Если данные удалены с компьютера, они составляются.

Если срок хранения формы не истек, копия не может быть уничтожена.

Организация архивного помещения на предприятии с нуля

Федеральный закон не требует, чтобы перед созданием хранилища с нуля. 22. 10.

2004, 125-ФЗ, определить, подходит ли оцифровка или бумага. Для печатных документов должны быть созданы подходящие условия влажности и температуры, чтобы защитить их от пыли и других негативных факторов, которые могут привести к износу. Процесс создания включает в себя следующие этапы

• Создание соответствующих корпоративных команд, и
• обучение номенклатуре, и
• определение условий, в которых будут храниться документы, и
• создание папок для каждого раздела в соответствии с архивным каталогом
• информирование сотрудников о правилах архивирования, и
• архивирование, и
• проведение инструктажа по инвентаризации и номенклатуре, и
• восстановление выявленных недостатков, и
• обучение правилам использования дискового пространства, лицензиям и ограничениям доступа; и
• упорядочивают файлы и переплеты файлов, присваивают важные категории.

Сотрудники хранилища ведут учет вновь заказанных файлов и не принимают самостоятельных решений об изъятии экземпляров в срок хранения для отбраковки. Решение об утилизации принимает комиссия, назначенная директором, и составляется акт об уничтожении. Передача файлов на внешнее хранение не входит в компетенцию.

Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде

1. Сортировка документов по возрасту.
2. Проведите инвентаризацию всех имеющихся предметов.
3. Распределите бланки по папкам и установите обложки.
4. Уничтожить неактуальные страницы, которые не имеют ценности и не должны сохраняться.
5. Заносить версии в папки.
6. Упорядочить файлы в соответствии с выбранными органами власти. Алфавитный порядок.
7. Издает приказ, определяющий, какие сотрудники имеют доступ к хранилищу.
8. Ведет досье на вновь заказанные объекты.

Кому нужен архив документов организации

Государственные органы, в том числе органы местного самоуправления, городские квартиры и губернии, обязаны создавать делопроизводство (статья 13 Закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года). В то же время для всех организаций и предпринимателей, ведущих бизнес без регистрации юридического лица, создание досье является правом, а не обязанностью. Другими словами, для этих компаний и граждан нет необходимости иметь хранилище документов.

Однако все предприятия и частные предприниматели обязаны хранить важные документы в течение определенного периода (статья 17 Закона № 125 ФЗ). Поэтому организация архива организации напрямую связана с сохранением документов и является обязательной для всех бухгалтеров и сотрудников.

Следует отметить, что небрежное обращение с архивными документами является административным правонарушением для индивидуальных предпринимателей, работников и компаний (ст. 27 Закона № 125 ФЗ). Штраф составляет от 1 000 рублей для граждан, от 3 000 рублей для работников и от 5 000 рублей для организаций (раздел 13. 20 КОАП РФ).

Основные правила архивов организаций

Архивные документы — это любые средства, содержащие информацию, представляющую ценность для человека, общества или государства. Другими словами, это специализированные документы, которые важны для сохранения в будущем. Они должны иметь конкретную информацию, которая их идентифицирует (статья 3 закона 125 фз).

Перед тем как организовать файл документов, важно ознакомиться с действующей нормативной базой.

• Основным документом является Федеральный закон № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.
• Виды документов и сроки их хранения утверждены приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года («Перечень»).
• Указания по применению Перечня содержатся в распоряжении Росархива от 20 декабря 2019 г.237 (далее — распоряжение № 237).
• Правила создания Архивного фонда утверждены приказом Министерства культуры от 31 марта 2015 г. № 526 (далее — Правила № 526).
• Образец правил учета указан в приказе Росалхива № 42 от 11. 04. 2018 года.

Архив получает, регистрирует и хранит документы компании вместе с соответствующей информацией. Помимо этих обязанностей, сотрудники архива должны выдавать документы по письменному запросу сотрудника или инспектора. Однако во многих случаях архивисты предоставляют унифицированные выписки и справки.

Хранение документов в архиве организации

Одним из основных этапов подготовки к созданию архива является определение описи документов компании и сроков их хранения; в каталоге Росархива содержатся все типовые формы документов с указанными сроками хранения.

Обратите внимание: документы, хранящиеся более 10 лет (пункт 2. 3 Правил № 526), должны быть представлены. Если срок по номенклатуре небольшой, то они хранятся у специалистов структурного подразделения до истечения срока хранения. После этого они уничтожаются актом экспертной комиссии.

Директива № 237 строго определяет сроки хранения различных документов. Руководитель организации не может самостоятельно принять решение о преждевременном уничтожении документации или сокращении срока хранения. В противном случае инспекторы могут наложить административное взыскание за непредоставление важной информации (ст. 19.7 ЗоЗПП).

Решения о продлении срока хранения документов допускаются, но только специальным комитетом экспертов и руководителей. Некоторые документы в каталоге имеют знак ЭПК. Если они имеют важное значение для организации, эксперт может установить новый срок хранения.

Законы, нормативные акты, коллективные договоры, списки сотрудников, годовые отчеты, протоколы собраний сотрудников, документы, связанные с реорганизацией и ликвидацией, и приказы о проведении работ хранятся постоянно. В документах ключевых сотрудников должны быть сделаны отдельные ссылки. Уволенные работники должны проработать 75 лет или 50 лет.

В первом случае речь идет о документах, оформленных до 1 января 2003 года, во втором — после этой даты (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).

Период хранения начинается ежегодно после года, в котором закрыты записи, или года, в котором завершены книги/регистры. По истечении определенного срока архивариус передает оригиналы документов на хранение в Национальный архив. Срок временного хранения таких документов в организации обычно определяется по договоренности с муниципальным (региональным) архивом.

Правила учета дел

Документы хранятся в архиве организации в строгом соответствии с правилами Министерства культуры. Документы делятся на три вида: документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и документы по личному составу уволенных работников. Они регистрируются и хранятся отдельно друг от друга.

В приложении к Постановлению № 526 содержится образец всех обязательных документов, используемых в деле. Это книги поступления и выбытия дел, учетные листы, опись и ее реестр, листы номенклатуры и разделов.

Каждой папке присвоен учетный номер для облегчения поиска и систематизации томов. При каждом перемещении документа архивариус делает запись в журнале учета. Раз в год данные необходимо обобщать и составлять отчет об управлении архивом. Ответственное лицо должно определить, были ли утеряны какие-либо файлы и каков их статус.

Пошаговый алгоритм организации архива

1. Составьте регламент, регулирующий правила архивирования в организации (в соответствии с приказом Росалкогольрегулирования № 42 от 11 апреля 2018 года). Убедитесь, что ответственные за архив и те, кто непосредственно участвует в его работе (например, сотрудники, отвечающие за подшивку документов), ознакомлены с местными нормативными актами.
2. Назначьте хранителя дел, который будет их упорядочивать. В небольших организациях эту функцию может выполнять секретарь или представитель отдела кадров. Скачать образец приказа можно здесь.
3. В крупных компаниях с большим штатом сотрудников целесообразно создавать отдельные организационные подразделения и должности архимандритов. Не забудьте внести изменения в штатное расписание. Скачать образец архимандритового трудового договора можно здесь.
4. Подготовьте должностную инструкцию для новой должности с подробным описанием ваших прав и обязанностей. Скачать образец должностной инструкции можно по этой ссылке.
5. Издайте приказ о создании экспертной комиссии для оценки документа. Затем ежегодно собирайте ОВОС. Скачать образец приказа можно здесь.
6. Комиссия проводит инвентаризацию и определяет ценность документа и срок его хранения, основываясь на информации из справочника Росархива.
7. Для создания файла документа создается организационная номенклатура на основании акта проверки.
8. Утвердите график передачи файлов в дела.

О правиле смены сотрудников при внесении новых представлений читайте в статье.

Важно: в перечне указаны общие формулировки. Экспертная комиссия должна определить вид каждого документа и идентифицировать его по номенклатуре. Срок хранения упоминается в качестве введения к перечню справочника.

Как создать электронный архив документов

Электронный документооборот уже давно используется для внутренних и внешних деловых коммуникаций. Однако оцифровка архивных фондов еще не получила широкого распространения.

Организационные электронные файлы формируются по тем же правилам, что и печатные файлы. Однако существуют некоторые оттенки, связанные с особенностями цифровых носителей.

• Как и бланки, электронные файлы передаются по переписи. Однако вместо количества листов указывается размер файла в МБ.
• Вся информация записывается на двух копиях: одна на основном диске, другая на рабочем. Рекомендуется хранить отдельные копии на разных типах носителей.
• Архивисты ведут отдельную книгу для контроля поступления и обработки электронных файлов. В этой книге, помимо основных записей, заполняется колонка «Формы / типовые формы».
• Организациям необходимо приобрести отдельную технологию для просмотра и копирования документов и выбрать соответствующую программу. Одним из таких продуктов является, в частности, продукт фирмы «1С» — «1С:Архив».

Внимание. Министерство цифровой экономики планирует выпустить единую платформу электронного хранения файлов (ЕЭХД) в конце 2022 года. Это позволит усовершенствовать процесс учета и передачи файлов и их хранения из сервиса в Госархив.Практика использования единой платформы ЭДО доказала свою эффективность на примере сервиса ЭДО «Дело».

]]>
Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2007 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и выставляются на согласование  в Ядринский районный архив.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.

Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения — частичному. Полное оформление предусматривает:

— перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формирования дел в течение года);

— нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;

— составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела ;

— составление заверительной надписи дела;

— подшивка дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, части, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в четырех экземплярах: три передаются вместе с делами в Ядринский районный  архив,  четвертый — остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение — ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь – референт организации, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в районный архив.

Взаимодействие районного архива с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе.

В договоре закрепляются обязательства сторон: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т.д.

Предприятие может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия.

Правила организации хранения, комплектования, учетаи использования документов Архивного фонда Российской Федерациии других архивных документов в государственных органах,органах местного самоуправления и организациях

I. Общие положения

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила) определяют порядок и требования к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, документов личного происхождения для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.

Федеральные органы исполнительной власти и организации, осуществляющие депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности^[1], вправе руководствоваться как Правилами, так и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24 (зарегистрирован Минюстом России 20 мая 2020 г., регистрационный № 58396) с изменением, внесенным приказом Росархива от 26 сентября 2022 г. № 117 (зарегистрирован Минюстом России 27 октября 2022 г., регистрационный № 70716) (далее – Правила, утвержденные приказом № 24).

2. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения^[2].

Государственные органы, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы^[3].

Организации вправе создавать архивы^[4].

Архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации (далее – архив) создается как структурное подразделение или подразделение в составе структурного подразделения.

Государственные органы могут создавать архивы в форме юридического лица.

Допускается в соответствии с законодательством Российской Федерации возложение трудовых (должностных) обязанностей по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также по обеспечению деятельности архива на конкретного работника (далее – работник архива (лицо, ответственное за архив).

3. Деятельность архива регламентируется локальными нормативными актами.

Архив, являющийся юридическим лицом, в своей деятельности руководствуется уставом; являющийся структурным подразделением или подразделением в составе структурного подразделения – положением о структурном подразделении, а также положением об архиве, утверждаемым руководителем или уполномоченным им лицом государственного органа, органа местного самоуправления, организации^[5].

4. Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов (далее – СХЭД).

Государственные органы при создании СХЭД, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития руководствуются Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденными приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69 (далее – Типовые функциональные требования)^[6].

5. Государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации^[7].

Организации вправе заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов.

6. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с настоящими Правилами.

II. Формирование документального фонда государственного органа,органа местного самоуправления, организации

7. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, составляют документальный фонд.

Единицей классификации и систематизации документов(по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения, вне зависимости от вида носителя информации) в документальном фонде является дело.

Для учета дел, содержащих документы документального фонда, составляется номенклатура дел.

В государственных органах и органах местного самоуправления дела формируются и оформляются в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления^[8]. В государственных организациях дела формируются и оформляются в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях^[9]. В муниципальных и негосударственных организациях дела формируются и оформляются в соответствии с локальными нормативными актами.

Сроки хранения документов устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения^[10].

8. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации, в подчинении которых есть территориальные органы и (или) подведомственные организации, имеют право разрабатывать типовую и (или) примерную номенклатуру дел.

Типовая номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и определяет состав дел, заводимых в территориальных органах государственных органов, а также в однородных по характеру деятельности и структуре организациях, выполняющих идентичные функции.

Типовая номенклатура дел определяет порядок идентификации, индексации и сроки хранения дел и является нормативным документом для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел подлежит представлению на согласование центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК)^[11], а также на согласование экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива^[12] или экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела^[13], или экспертно-проверочной комиссии научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации^[14].

Примерная номенклатура дел определяет примерный состав дел и используется при составлении номенклатуры дел территориальных органов и подведомственных организаций.

Проект примерной номенклатуры дел для территориальных органов и подведомственных федеральным органам государственной власти организаций подлежит согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее – ЦЭПК при Росархиве)^[15].

Проект примерной номенклатуры дел подведомственных органам государственной власти субъектов Российской Федерации организаций подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПК субъекта Российской Федерации)^[16].

9. Часть документального фонда, включающая архивные документы, составляет архивный фонд.

10. Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел включается в системы электронного документооборота (далее – СЭД) и в СХЭД в качестве справочника^[17], на основании которого осуществляется систематизация и учет документов, а также их метаданных.

11. Номенклатура дел (рекомендуемый образец приведен в приложении № 1 к Правилам) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рекомендуемый образец приведен в приложении № 2 к Правилам).

Номенклатура дел состоит из разделов. Заголовками разделов являются наименования структурных подразделений, либо наименования функций и направлений деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.

В разделы номенклатуры дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, структурных подразделений, в том числе работу коллегиальных органов.

Заголовки дел, содержащих электронные документы, а также заголовки дел, содержащих как электронные документы, так и документы на бумажном носителе, включаются в номенклатуру дел. В графе «Примечания» указываются особенности формирования дела и вид носителя информации.

Заголовки дел, содержащие наименования баз данных информационных систем, уточняются в соответствии с составом документированной информации (данных), содержащейся в базах данных.

Номенклатура дел разрабатывается в конце каждого года, подлежит согласованию с экспертной комиссией (далее – ЭК)^[18] ЦЭК, и утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива один раз в 5 лет (в случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления, организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению раньше указанного периода) представляется руководителем или уполномоченным им лицом на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, или ЭПК субъекта Российской Федерации^[19], или экспертно-проверочной комиссии научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации^[20] (далее – ЭПК архивного учреждения).

Организация, не выступающая источником комплектования государственного (муниципального) архивов, утверждает номенклатуру дел самостоятельно.

12. Законченные делопроизводством (исполненные) документы формируются в дела по номенклатуре дел.

Документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

13. По окончании делопроизводственного года составляется итоговая запись номенклатуры дел о количестве заведенных дел (томов дел) постоянного и временного сроков хранения на бумажном носителе и о количестве заведенных электронных дел постоянного и временного сроков хранения.

III. Экспертиза ценности документов

14. Предметом экспертизы ценности документов (далее – экспертиза ценности) является определение соответствия документа и (или) документов критериям его (их) ценности в целях определения срока хранения и отбора документа и (или) документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации или выделения к уничтожению по истечении установленного срока хранения.

Объектом экспертизы ценности является документ и (или) документы.

Для проведения экспертизы ценности создаются ЭК^[21] или ЦЭК.

ЭК создается в территориальных органах государственных органов, а также в организациях.

ЦЭК создается в государственных органах, органах местного самоуправления, а также в организациях, имеющих сложную структуру и (или) подведомственные организации.

15. Экспертиза ценности проводится на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов, а также пригодности для использования (воспроизводимости (при экспертизе ценности электронных и аудиовизуальных документов).

К критериям происхождения относятся роль и место государственного органа, органа местного самоуправления, организации в Российской Федерации, значимость выполняемых ею функций, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся вид документа, форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние.

Критерии экспертизы ценности применяются ко всем видам документов, образующихся в процессе деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации.

16. Задачами экспертизы ценности являются:

а) определение сроков хранения документов при разработке номенклатуры дел;

б) отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также для передачи в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов);

в) выявление документов с истекшими сроками хранения для включения их в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

17. Экспертизе ценности подлежат все документы государственного органа, органа местного самоуправления, организации независимо от видов носителей и способов записи.

Уничтожение документов до проведения в порядке, установленном главой IV Правил, экспертизы ценности и утверждения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, запрещается.

Решение о включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации принимается ЭПК архивного учреждения.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации, выступающие источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, негосударственные организации, не выступающие источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, имеющие во владении архивные документы, отнесенные к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, представляют на ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела проекты документов в соответствии с пунктом 29 Правил.

18. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе государственного органа, органа местного самоуправления, организации, создается приказом, действует на основании положения, разработанного на основе примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[22].

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации, выступающие источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, согласовывают положение о ЦЭК (ЭК) с ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

19. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

а) организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

б) рассмотрение и согласование проектов номенклатур дел, проектов описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проектов актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях архивных документов (пункт 106 Правил), актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (пункт 104 Правил); проектов перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами;

г) согласование проектов перечней документов, образующихся в процессе деятельности федерального органа государственной власти, иного государственного органа Российской Федерации, подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, проектов примерных и типовых номенклатур дел для территориальных органов и (или) подведомственных организаций (при их наличии);

д) подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

е) методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов.

IV. Порядок проведения и оформления результатовэкспертизы ценности документов

20. Экспертиза ценности проводится ежегодно на основе принципов и критериев, указанных в пункте 15 Правил.

Сроки хранения документов при проведении их экспертизы ценности устанавливаются в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.

21. При подготовке к проведению экспертизы ценности осуществляется изучение истории архивного фонда, состава, содержания, подлинности документов, а также поглощенности информации, содержащейся в документе.

22. Экспертиза ценности проводится:

а) при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел;

б) при подготовке дел, электронных документов к передаче в архив (в структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов);

в) при подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив;

г) при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.

23. По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях составляются:

а) номенклатуры дел структурных подразделений;

б) описи дел, документов, описи электронных документов структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу;

в) проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение^[23];

г) предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

24. На основе номенклатур дел структурных подразделений, указанных в подпункте «а» пункта 23 Правил, работники службы делопроизводства (лицо, ответственное за делопроизводство) государственного органа, органа местного самоуправления, организации готовят проект номенклатуры дел. Проект номенклатуры дел подписывается руководителем службы делопроизводства и визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив).

25. На основе описей дел, документов, описей электронных документов структурных подразделений и проектов перечней проектов/объектов, проблем/тем, указанных в подпунктах «б» и «в» пункта 23 Правил работник архива (лицо, ответственное за архив) готовит проекты описей дел, документов (годовых разделов), перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение. Указанные проекты подписываются руководителем архива, (руководителем структурного подразделения, осуществляющего хранение архивных документов).

26. На основе предложений, указанных в подпункте «г» пункта 23 Правил, работник службы делопроизводства (лицо, ответственное за делопроизводство) составляет проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (рекомендуемый образец приведен в приложении № 3 к Правилам). Указанный проект подписывается руководителем службы делопроизводства и визируется руководителем архива (руководителем структурного подразделения, ответственного за хранение архивных документов).

Дела и документы включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

27. Дела с отметкой «ЭПК»^[24] подлежат полистному (для электронных документов – подокументному) просмотру по истечении установленного срока хранения в целях выявления архивных документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам соответствующего годового раздела или формируются в самостоятельные дела.

Оставшиеся документы временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. При включении в акт документов, выявленных при просмотре дел со сроком хранения с отметкой «ЭПК», отметка «ЭПК» в акте не указывается.

28. Проекты документов, указанных в пунктах 24–26 Правил подлежат представлению на согласование ЦЭК (ЭК).

Проекты описей дел, документов постоянного хранения и по личному составу и проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно.

Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. На электронные документы, не подлежащие хранению, составляется отдельный акт.

29. На рассмотрение ЭПК архивного учреждения руководитель государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива, а также негосударственной организации, во владении которой находятся документы федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации, муниципальной собственности представляет следующие документы, подготовленные в процессе проведения экспертизы ценности:

а) проекты описей дел, документов, (годовые разделы) в четырех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронном виде в редактируемом формате, не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве;

б) проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в двух экземплярах, одновременно с описями дел постоянного срока хранения;

в) проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение, в трех экземплярах (после завершения первого этапа экспертизы ценности)^[25];

г) историческую справку к фонду в двух экземплярах.

На рассмотрение ЭПК архивного учреждения также представляются акты о неисправимых повреждениях архивных документов, акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, подготовленные в процессе проведения работ по обеспечению сохранности документов, в соответствии с главой VIII Правил, если неисправимо поврежденными или необнаруженными являются документы Архивного фонда Российской Федерации.

30. Руководитель государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива, или уполномоченное им лицо утверждает документы, указанные в пункте 29 Правил, после их утверждения ЭПК архивного учреждения.

Руководитель организации, не выступающей источником комплектования государственного (муниципального) архива, или уполномоченное им лицо утверждает документы, указанные в пункте 29 Правил после их согласования ЦЭК (ЭК).

31. Документы, дела, подлежащие уничтожению, передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, после утверждения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку «Для служебного пользования», а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в государственном органе, органе местного самоуправлении, организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

32. ЦЭК (ЭК) готовит предложения об установлении (изменении) сроков хранения документов и внесении соответствующих изменений в перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, в перечни документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения в случаях:

а) если предложение об установлении (изменении) срока хранения относится к статьям перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, руководитель государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченное им лицо направляет предложения на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. При необходимости установления (изменения) сроков хранения ЭПК архивного учреждения направляет предложения на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве для принятия решения о внесении изменений в перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения;

б) если предложение об установлении (изменении) срока хранения относится к статьям перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, с указанием сроков их хранения (далее – ведомственный перечень), ЦЭК (ЭК) органа местного самоуправления, организации направляет предложения на рассмотрение ЦЭК органа государственной власти, иного государственного органа Российской Федерации в установленной сфере деятельности.

При необходимости установления (изменения) сроков хранения ЦЭК органа государственной власти, иного государственного органа Российской Федерации в установленной сфере деятельности вносит изменения в ведомственный перечень по согласованию с ЦЭПК при Росархиве.

33. Снижение нормативно установленных сроков хранения документов запрещается.

V. Комплектование архива государственного органа,органа местного самоуправления, организации

34. Архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации комплектуется документами Архивного фонда Российской Федерации, документами временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, которые включаются в его архивный фонд, если иное не указано в пунктах 41–43 Правил.

35. В архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации подлежат передаче архивные документы, указанные в пункте 34 Правил, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений организации, ее коллегиальных органов, представительств, филиалов, иных обособленных подразделений, предшественников обособленных подразделений (при наличии), профсоюзных организаций, осуществлявших деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 82-ФЗ «Об общественных объединениях», а также ликвидационных комиссий (ликвидаторов).

36. В архивы федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности^[26], поступают также архивные документы, образовавшиеся в деятельности подведомственных им организаций в соответствии с положениями об архивах федеральных органов исполнительной власти и уставами организаций.

37. В архив должны поступать архивные документы, к которым относятся:

а) документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение;

б) документы, постоянного срока хранения, не вошедшие в состав Архивного фонда Российской Федерации, и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу.

38. Архивные документы систематизируются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов – архивным фондам^[27]:

а) архивным фондам, состоящим из документов, образовавшихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

б) объединенным архивным фондам, состоящим из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, имеющих между собой исторически и (или) логически обусловленные связи;

в) архивным коллекциям, состоящим из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному).

39. Архивному фонду присваивается название, соответствующее наименованию государственного органа, органа местного самоуправления, организации, и номер в порядке, определенном пунктом 124 Правил.

40. Архивные документы составляют один (единый) архивный фонд:

а) до и после реорганизации государственного органа, органа местного самоуправления, организации, а также изменения структуры и штатного состава;

б) до и после изменения местонахождения юридического лица;

в) в случае смены учредителя – если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения профиля деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации (полномочий, функций, объекта деятельности).

41. При реорганизации государственной или муниципальной организации в форме преобразования с изменением формы собственности ее имущества, из ее архивных документов и архивных документов вновь созданной организации допускается формирование объединенного архивного фонда.

42. Объединенному архивному фонду государственный (муниципальный) архив присваивает номер и наименование фонда при передаче документов указанного фонда на постоянное хранение.

43. Архивной коллекцией признается совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, авторскому, хронологическому)^[28].

Архивной коллекции государственный (муниципальный) архив присваивает номер и наименование фонда при передаче документов указанной коллекции на постоянное хранение.

44. Хронологическими границами архивного фонда являются:

а) для архивного фонда – даты создания и ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

б) для объединенного архивного фонда – даты создания наиболее раннего и ликвидации наиболее позднего по времени деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

в) для архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

45. Единицей систематизации архивных документов в пределах архивного фонда является единица хранения. Единицей хранения является совокупность архивных документов, в том числе электронных, или отдельный документ (электронный документ), относящийся к одному вопросу деятельности. Каждой единице хранения, после включения ее в годовой раздел описи дел, документов, описи электронных документов должен быть присвоен архивный шифр, который состоит из: номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения (пункт 60 Правил).

На единицах хранения, содержащих документы на бумажном носителе, архивный шифр наносится на обложку в левом нижнем и правом верхнем углах в целях обеспечения учета и идентификации. При этом обозначение, наносимое в правом верхнем углу, переворачивается на 180 градусов по отношению к обозначению в левом нижнем углу единицы хранения.

46. В пределах архивного фонда единицы хранения систематизируются по структурному, хронологическому, функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному, номинальному, авторскому, корреспондентскому, географическому признакам или их сочетанию.

VI. Организация передачи дел на хранение в архив(структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов)

47. Архивные документы подлежат передаче на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) по истечении 10 лет со дня увольнения.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности (согласно главам III, IV Правил) подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 31 Правил.

По решению руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица, документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат передаче в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) в случае отсутствия в структурных подразделениях условий для обеспечения их сохранности в течение установленных сроков хранения.

48. Дела постоянного (в том числе со сроком хранения «до ликвидации организации») и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов).

49. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

а) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;

б) в дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой дел. Заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов;

в) в дело включается один экземпляр каждого документа;

г) в дела группируются документы одного календарного года; исключение составляют переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, а также дела, формирование которых связано с отраслевой спецификой, предусматривающей ведение дела в течение определенного или длительного периода времени (судебные дела; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп; документы учебных заведений; документы учреждений культуры, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей; истории болезней; научно-технической документации);

д) приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются дело вместе с документами, к которым они относятся;

е) приказы (распоряжения) группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;

ж) личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;

з) лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии);

и) не допускается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

50. Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

а) изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов (глава X Правил);

б) нумерацию листов дела;

в) составление листа-заверителя дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 4 к Правилам);

г) составление внутренней описи документов дела (на отдельные категории дел, указанные в пункте 54 Правил) (рекомендуемый образец приведен в приложении № 5 к Правилам);

д) оформление обложки дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 6 к Правилам);

е) подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

ж) лист использования (при необходимости).

51. Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см.

Документы подшиваются на четыре прокола (на три прокола – для малоформатных дел) в твердую обложку^[29] с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Физически обособленные носители электронных и аудиовизуальных документов, содержащиеся в деле на бумажном носителе, подлежат изъятию и являются самостоятельными единицами хранения, формирование которых производится в соответствии с главами X и XII Правил.

В листе-заверителе и во внутренней описи документов дела (при наличии) на бумажном носителе указываются архивный шифр и заголовок электронного документа или единицы хранения, изъятых из дела на бумажном носителе.

52. При нумерации листов в делах соблюдаются следующие требования:

а) нумерация производится арабскими цифрами простым графитным карандашом или нумератором с водостойкой штемпельной краской;

б) номера листов проставляются в правом верхнем углу листа документа;

в) фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

г) лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист;

д) листы (вырезки, вставки текста, переводы), подклеенные одним краем к другому листу, нумеруются отдельно;

е) листы чертежей нумеруются в порядке, установленном пунктом 126 Правил НТД;

ж) конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруются в следующем порядке – вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером – каждое вложение в конверте;

з) подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле;

и) листы больших форматов подшиваются за один край и нумеруются как один лист;

к) все листы дела (тома, части) на бумажном носителе (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи документов дела) нумеруются в валовом порядке.

В случаях обнаружения ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация или использование литерных номеров листов.

53. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе, подписывается его составителем, подшивается (вклеивается) в дело. Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

54. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентов на изобретения) составляется внутренняя опись документов дела.

На основании локальных нормативных актов внутренняя опись документов дела может составляться и для других категорий дел.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно от общей нумерации документов дела. Информация о количестве листов внутренней описи документов дела включается в лист-заверитель.

Изменения состава документов дела отражаются в графе «Примечание» внутренней описи документов дела со ссылками на соответствующие акты.

55. На обложке дела указываются:

а) полное и сокращенное (в скобках) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (при наличии) и ее непосредственная подчиненность (при наличии);

б) наименование структурного подразделения (при наличии);

в) индекс дела по номенклатуре;

г) номер тома (части);

д) заголовок дела (тома, части);

е) крайние даты дела (тома, части);

ж) количество листов в деле (томе, части);

з) срок хранения дела;

и) архивный шифр дела;

к) пометка «Для служебного пользования» или гриф ограничения доступа (при наличии).

56. На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который передаются дела государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования.

При оформлении обложки дела наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации указывается полностью, в именительном падеже. Полное наименование вышестоящего государственного органа, органа местного самоуправления, организации указывается над наименованием фондообразователя в именительном падеже. Сокращенное наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (при наличии) указывается в скобках после полного наименования.

При изменении наименования государственного органа, органа местного самоуправления, организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается последнее наименование.

57. Заголовок дела должен соответствовать фактическому составу и содержанию документов дела.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а также заголовок и номер каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, делается указание на наличие копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

58. На обложке дела указываются крайние даты документов, помещенных в дело.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за… год(ы)».

Дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовые планы, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел.

Датами дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы) являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов).

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола, включенных в дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца – прописью.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не являющиеся абсолютно достоверными, заключаются в квадратные скобки.

59. Количество листов на обложке дела указывается на основании листа-заверителя.

60. Срок хранения на обложке дела указывается в соответствии со сроком хранения, установленным нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов, установленными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1¹ статьи 23 Федерального закона № 125-ФЗ.

На дела, внесенные в опись дел, документов (годовой раздел описи дел, документов) государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива архивный шифр проставляется после утверждения описи дел, документов (годового раздела описи дел, документов) ЭПК архивного учреждения и утверждения руководителем или уполномоченным им лицом.

На дела организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, архивный шифр проставляется после утверждения описи дел, документов (годового раздела описи дел, документов) руководителем организации или уполномоченным им лицом.

61. В случае если нанесение реквизитов на обложку невозможно, в дело подшивается (приклеивается) титульный лист (до первого листа дела). Титульный лист не нумеруется и не учитывается при общей нумерации листов дела. Оформление титульного листа осуществляется в соответствии с пунктом 55 Правил.

62. Архивные документы передаются на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) по описям дел, документов, описям электронных документов, составленным в структурных подразделениях (рекомендуемые образцы приведены в приложениях № 7 и № 8 к Правилам).

Описи дел, документов структурных подразделений составляются в двух экземплярах и представляются работнику архива (лицу, ответственному за архив) не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве. Описи электронных документов формируются работником структурного подразделения в те же сроки и представляются работнику архива (лицу, ответственному за архив) в электронной форме.

63. Описи составляются отдельно:

а) на дела постоянного срока хранения;

б) на дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

в) на дела по личному составу;

г) на дела, состоящие из документов, характерных для организаций определенной сферы деятельности (судебные, следственные дела, научно-техническая документация и другие);

д) на электронные и аудиовизуальные документы.

64. При составлении описи дел, документов, описи электронных документов структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

а) заголовки дел вносятся в опись полностью;

б) каждое дело, том, электронный документ вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

в) графы описи заполняются в соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела (для электронных документов – в соответствии с регистрационно-учетными сведениями (метаданными), сформированными в информационной системе);

г) графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, и о наличии копий.

В конце описи дел, документов, описи электронных документов за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, документов, описи электронных документов, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

65. В случае обнаружения отсутствия дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску.

Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов в произвольной форме, подписывается руководителем службы делопроизводства (лицом, ответственным за делопроизводство) и руководителем структурного подразделения. Акт об утрате документов утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом и передается вместе с описью дел, документов структурного подразделения работнику архива (лицу, ответственному за архив).

66. Описи дел, документов, описи электронных документов (годовые разделы описей дел, описей электронных документов) составляются работником архива (лицом, ответственным за архив) на основании описей дел, документов, описей электронных документов структурных подразделений (рекомендуемые образцы приведены в приложениях № 9 – № 12 к Правилам), в порядке, установленном пунктами 25, 28 Правил.

67. Первому годовому разделу описи дел, документов, описи электронных документов присваивается номер описи по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.

Не допускается присвоение описям дел, документов, описям электронных документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

68. Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому. К каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются.

69. Законченная опись дел, документов на бумажном носителе должна включать не более 9999 единиц хранения.

Законченная опись дел, документов вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.

Каждая законченная опись дел, документов, опись электронных документов, каждый том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель.

70. В справочный аппарат к описи дел, документов, описи электронных документов входят: титульный лист; перечень переименований, изменения подведомственности государственного органа, органа местного самоуправления, организации (если информация о переименовании не содержится в титульном листе описи), содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, географической).

71. На титульном листе описи дел, документов, описи электронных документов указываются:

а) полное наименование государственного (муниципального) архива (если государственный орган, орган местного самоуправления, организация является его источником комплектования);

б) полное наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, сокращенное наименование (при наличии), подведомственность (при наличии);

в) номер архивного фонда;

г) номер и название описи;

д) крайние даты внесенных в опись единиц хранения.

Наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации указывается по последнему году включения документов в опись дел, документов, опись электронных документов.

72. В предисловии к описи дел, документов, описи электронных документов указываются сведения в хронологических рамках крайних дат единиц хранения, включенных в опись:

а) об изменениях в наименовании государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

б) о структуре государственного органа, органа местного самоуправления организации;

в) об особенностях оформления и формирования дел, описания и систематизации заголовков дел;

г) о содержании и полноте дел;

д) о наличии страхового фонда;

е) о наличии и особенностях информационных систем, баз данных, используемых для работы с электронными документами, регистрационно-учетными формами дел и документов и образами (сканами) дел и документов.

73. Передача дел на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, и утвержденному руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом.

Прием-передача дел производится работником архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. В отметке о приеме дел в конце каждого экземпляра описи дел, документов указываются количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи и расшифровки подписей указанных работников.

74. При приеме-передаче дел, содержащих документы на бумажном носителе, проверяются:

а) соответствие заголовка дела по описи дел, документов структурного подразделения содержанию документов в деле;

б) правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

в) качество подшивки или переплета дела;

г) правильность нумерации листов дела;

д) правильность составления внутренней описи документов дела (при наличии);

е) правильность оформления обложки дела;

ж) наличие и правильность заполнения листа-заверителя дела.

В случае обнаружения нарушения формирования и оформления дел они должны быть устранены работником структурного подразделения.

75. Прием документов из подведомственных организаций осуществляется на основании распорядительных документов принимающей и передающей сторон, по описям дел, документов в порядке, аналогичном порядку передачи дел на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) из структурных подразделений.

VII. Организация хранения архивных документов

76. Хранение архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты, в состав которого входят:

а) предоставление изолированных помещений для размещения архивных документов и проведения работ, связанных с архивным хранением, оснащенных средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов;

б) организация и обеспечение соблюдения противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов;

в) выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;

г) проведение проверки наличия и состояния сохранности архивных документов, в соответствии с порядком, установленным главой VIII Правил;

д) обеспечение возможности проведения специалистами физико-химической, профилактической и (или) реставрационно-профилактической и технической обработки архивных документов;

е) описание (составление описей дел, документов) и своевременная постановка архивных документов на учет, в соответствии с пунктами 62–72 и главой IX Правил.

77. Архив размещается в здании или отдельных помещениях здания. Основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, и вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения), должны соответствовать требованиям, установленным пунктом 76 Правил, а также общими требованиями безопасности к общественным зданиям и сооружениям^[30].

Хранение архивных документов в зависимости от их объемов осуществляется с использованием одного или нескольких вариантов размещения:

а) в здании, отвечающем требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[31];

б) в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении – архивохранилище (пункт 78 Правил);

в) запирающихся шкафах или сейфах.

78. Архивохранилище должно:

а) отделяться от соседних помещений огнеупорными стенами;

б) иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых зон;

в) сохранять стабильность температурно-влажностного режима;

г) иметь выходы к лифтам и (или) лестничным клеткам;

д) не иметь проложенных через него труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды;

е) не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающихся рубильников;

ж) не располагаться в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.

Расчет необходимой площади архивохранилища рекомендуется производить с учетом расположения стеллажей и их наполнения в соответствии с пунктом 82 Правил, а также с учетом возможности размещения 400 единиц хранения на 1 кв.м, площади архивохранилища.

Каждому архивохранилищу присваивается номер, который отражается в топографических указателях в соответствии с пунктом 95 Правил.

79. Для обеспечения деятельности архива организации (при необходимости) выделяются также помещение для приема документов, их временного хранения и адаптации к новым условиям (акклиматизации), рабочая комната работников архива (лиц, ответственных за архив), помещение для предоставления доступа к архивным документам (читальный зал или просмотровая комната).

80. Архивные документы размещаются в архивохранилище на стационарных, передвижных и (или) мобильных металлических стеллажах, в металлических шкафах, сейфах или контейнерах.

В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.

Не разрешается хранение архивных документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для их хранения местах.

81. При расстановке стеллажей в архивохранилище предпочтение должно отдаваться их перпендикулярной ориентации по отношению к стенам с оконными проемами и размещению на удалении не менее 1 м от источников тепла.

82. При расстановке стеллажей (шкафов, сейфов) в архивохранилище рекомендуется предусматривать следующие расстояния между:

а) торцами стеллажей (главный проход) – не менее 120 см;

б) рядами стеллажей (межстеллажный проход) – не менее 75 см;

в) стеллажами, параллельными стене, и наружной стеной здания – не менее 75 см;

г) торцом стеллажа и стеной – не менее 45 см;

д) верхней полкой стеллажа и потолком – 50 см;

е) нижней полкой стеллажа и полом – не менее 15 см (в цокольных этажах – не менее 30 см).

Размещение мобильных стеллажей производится с учетом особенностей помещений и размещаемого оборудования.

83. Архивные документы, за исключением находящихся в СХЭД, размещаются в первичных средствах хранения:

а) на бумажном носителе – в коробках, папках, конвертах;

б) аудиовизуальные – в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах;

в) электронные на физически обособленных носителях – в упаковке, рекомендованной производителями носителей.

84. На первичном средстве хранения архивных документов указываются номер и название фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, размещенных в нем.

85. Противопожарный режим в здании или помещении архива устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации о пожарной безопасности^[32].

86. Охранный режим обеспечивается путем оборудования здания или помещений архива средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в них, а также соблюдением порядка сдачи/снятия охраны помещения архивохранилища и порядка доступа в него, установленного локальным нормативным актом государственного органа, органа местного самоуправления, организации.

87. Архивные документы необходимо хранить в темноте, для чего они размещаются в первичных средствах хранения, предусмотренных пунктом 83 Правил, а также в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи.

Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

Разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности^[33].

88. Оптимальными условиями хранения архивных документов являются:

а) для документов на бумажном носителе температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55%;

б) для аудиовизуальных документов – в соответствии с пунктом 5.14 Правил, утвержденных приказом № 24;

в) для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях – 8–18 °С и 45–65%;

г) для документов на оптических дисках – 10–23 °С и 20–50%.

89. Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5 °С и относительной влажности воздуха более чем на 10%.

90. Контроль за температурно-влажностным режимом обеспечивается регулярным измерением с помощью термометра и гигрометра или термогигрометра, размещенных в одной или нескольких контрольных точках архивохранилища (в зависимости от конструкционных особенностей и площади) вдали от отопительных и вентиляционных систем на высоте не менее 1 м от пола, параметров воздушной среды:

а) в специализированном здании – не реже 1 раза в неделю;

б) в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении – не реже 2 раз в неделю;

в) при несоответствии параметров нормативным требованиям – 1 раз в сутки.

91. В архиве должна вестись фиксация температурно-влажностных характеристик воздушной среды в архивохранилище и мер, принятых по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

92. Надлежащее санитарно-гигиеническое состояние в архивохранилище поддерживается проведением в нем не реже одного раза в месяц влажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков.

93. Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, подлежат немедленной изоляции и санитарно-гигиенической обработке (дезинфекции, дезинсекции), а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями, – дератизации.

VIII. Обеспечение сохранности архивных документов

94. На обложке единицы хранения документов на бумажном носителе указывается архивный шифр в соответствии с пунктом 45 Правил.

Единицы хранения должны размещаться в архивохранилище на стеллажах или в шкафах (сейфах).

Стеллажи и шкафы должны быть пронумерованы в каждом архивохранилище в порядке слева направо от входной двери, полки на стеллажах должны быть пронумерованы по шкафам в порядке – слева направо, сверху вниз.

При отсутствии в органе местного самоуправления, организации архивохранилища архивные документы размещаются в запирающихся шкафах, сейфах.

95. Место хранения единиц хранения в архивохранилище фиксируется в топографических указателях: постеллажном (рекомендуемый образец приведен в приложении № 13 к Правилам), и, при наличии более одного фонда, пофондовом (рекомендуемый образец приведен в приложении № 14 к Правилам).

При ведении топографического указателя один его экземпляр должен храниться у работника архива (лица, ответственного за архив), второй – размещаться в соответствующем архивохранилище.

Топографические указатели не составляются при отсутствии архивохранилища.

96. Изменения, происходящие в размещении единиц хранения, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

97. Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния (далее – проверка наличия) в плановом порядке.

Проверка наличия документов на бумажном носителе должна производиться не реже одного раза в 10 лет (с пометкой «Для служебного пользования» – не реже одного раза в 5 лет^[34]).

Проверка наличия электронных архивных документов должна производиться в соответствии с пунктами 152, 153 Правил; аудиовизуальных документов – пунктом 167 Правил.

98. Внеплановая проверка наличия архивных документов (сплошная или выборочная) назначается:

а) при смене руководителя архива (работника, ответственного за архив);

б) при подготовке архивных документов к передаче в государственный (муниципальный) архив (для государственного органа, органа местного самоуправления, а также для организации, выступающей источником комплектования);

в) после массового перемещения архивных документов, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены;

г) при реорганизации государственного органа, органа местного самоуправления, организации.

99. Проверка наличия документов проводится двумя работниками архива (лицом, ответственным за архив, и иным специально назначаемым работником) посредством визуального осмотра единиц хранения и сверки описательной статьи описи дел, документов с заголовком (описанием) на обложке единицы хранения.

100. Проверка наличия документов включает:

а) выверку архивных учетных документов и устранение выявленных в них неточностей;

б) установление фактического наличия единиц хранения в соответствии с архивными учетными документами;

в) выявление неправильно оформленных единиц хранения (дел);

г) выявление и постановку на учет документов и единиц хранения, требующих физико-химической, профилактической и (или) реставрационно-профилактической обработки;

д) организацию розыска отсутствующих документов.

101. При проверке наличия документов необходимо:

а) сохранять порядок расположения единиц хранения согласно топографическим указателям;

б) помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения;

в) изымать с последующей изоляцией документы, единицы хранения, зараженные плесенью и (или) другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);

г) проставлять отметку «ПРОВЕРЕНО» с указанием номера и даты акта проверки в конце проверенной описи дел, документов.

102. В ходе проверки наличия документов не допускается:

а) вносить выявленные в ходе проверки неучтенные дела, документы в опись до их технической обработки и описания (включения в описи дел, документов);

б) делать какие-либо пометки или записи, не предусмотренные процессом проверки наличия и состояния, в описях дел, документов, и в других обязательных архивных учетных документах.

103. По результатам проверки наличия документов должны быть составлены и подписаны работниками архива (лицами, проводившими проверку), а затем утверждены руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом:

а) акт проверки наличия и состояния архивных документов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 15 к Правилам);

б) акт о технических ошибках в учетных документах (рекомендуемый образец приведен в приложении № 16 к Правилам), который составляется в случае выявления несоответствия записей в архивных учетных документах фактической информации;

в) акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду и неучтенных (рекомендуемый образец приведен в приложении № 17 к Правилам), который составляется в случае обнаружения неучтенных архивных документов, не относящихся к данному фонду.

Проверка наличия документов считается завершенной после утверждения акта проверки наличия и состояния архивных документов, после внесения по результатам проверка необходимых изменений в архивные учетные документы.

104. Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие документов (дел), должен быть организован их розыск, проводимый в течение одного года с даты выявления их отсутствия. Допускается продление срока розыска документов на 1 год.

В случае отрицательных результатов розыска составляется акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (рекомендуемый образец приведен в приложении № 18 к Правилам), утверждаемый руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом по согласованию с ЭК или ЦЭК. К акту прилагается справка о проведении розыска. Государственный орган, орган местного самоуправления, организация – источник комплектования государственного (муниципального) архива в случае необнаружения документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, должны представить акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, в соответствующий государственный (муниципальный) архив или уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела для принятия решения о снятии утраченных единиц хранения с учета.

105. Архивный документ, состояние которого исключает возможность восстановления его материального носителя и использования (воспроизведения) содержащейся в нем информации, признается неисправимо поврежденным.

106. При выявлении неисправимо поврежденного архивного документа составляется акт о неисправимых повреждениях архивных документов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 19 к Правилам), который утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или иным уполномоченным им должностным лицом по согласованию с ЦЭК (ЭК).

В случае выявления неисправимо поврежденного документа Архивного фонда Российской Федерации, акт о неисправимом повреждении архивных документов направляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения после согласования с ЦЭК (ЭК). После вынесения решения о признании архивного документа неисправимо поврежденным акт утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом и соответствующие изменения вносятся в архивные учетные документы.

107. Архивные документы выдаются во временное пользование на основании письменного разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица:

а) судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;

б) для экспонирования на срок, определенный соответствующим договором;

в) работникам структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, организации в целях реализации их служебных обязанностей на срок не более одного месяца.

108. Единицы хранения, выдаваемые во временное пользование, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 20 к Правилам).

Выдача единиц хранения, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии и не прошедших технического оформления и описания, может быть ограничена.

109. Единицы хранения выдаются во временное пользование на срок, не превышающий:

а) одного месяца – для использования работниками (государственными, муниципальными служащими) государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

б) шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или лица им уполномоченного.

110. Выдача архивных документов во временное пользование производится на основании акта о выдаче архивных документов во временное пользование (рекомендуемый образец приведен в приложении № 21 к Правилам).

Выдача архивных документов работникам структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, организации в целях реализации их служебных обязанностей производится на основании заказа (служебной записки, заявки) на выдачу единиц хранения.

Факт выдачи единиц хранения подлежит обязательной фиксации.

При наличии СХЭД учет выдачи документов, в том числе во временное пользование, ведется в электронном виде.

111. В случае выдачи архивных документов во временное пользование иным государственным органам, органам местного самоуправления, организациям, в порядке, предусмотренном пунктом 107 Правил, их вынос разрешается по пропускам. Порядок оформления и выдачи пропусков устанавливается локальным нормативным актом.

112. При транспортировке архивных документов вне архива должны быть:

а) соблюдены условия, предотвращающие воздействие на них вредных факторов окружающей среды и механических повреждений посредством применения специальных тары и упаковки;

б) обеспечено их сопровождение работником архива.

113. Выдачу единиц хранения во временное пользование и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей и при возврате, производит работник архива (лицо, ответственное за архив) в присутствии лица, получающего (возвращающего) единицы хранения. На место выдаваемых единиц хранения и описей дел, документов должна помещаться (подкладываться) карта-заместитель единицы хранения (рекомендуемый образец приведен в приложении № 22 к Правилам). При возвращении единицы хранения карта-заместитель изымается и хранится до минования надобности.

IX. Ведение учета архивных документов в государственном органе,органе местного самоуправления, организации

114. Учету подлежат все находящиеся на архивном хранении документы, в том числе документы по личному составу, копии документов, включенные в фонд пользования (при наличии) и описи дел, документов, описи электронных документов.

Особенности учета электронных, аудиовизуальных документов установлены пунктами 138, 141, 164, 168 и 169 Правил.

115. Государственный орган, орган местного самоуправления, организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, представляют в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве (находящихся на архивном хранении) документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в форме паспорта архива в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[35].

116. Основными единицами учета архивных документов являются архивный фонд, единица хранения.

117. Сведения об объеме и составе единиц хранения указываются в архивных учетных документах. Обязательные и вспомогательные архивные учетные документы ведутся для обеспечения учета поступления, выбытия, количества, состава и состояния архивных документов.

118. В состав обязательных учетных документов архива входят книга учета поступления и выбытия дел, документов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 23 к Правилам), лист фонда (рекомендуемый образец приведен в приложении № 24 к Правилам), опись дел, документов, опись электронных документов; дело фонда.

К вспомогательным учетным документам относятся:

а) список фондов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 25 к Правилам), который составляется при осуществлении хранения архивных документов, отнесенных более чем к одному фонду;

б) книга выдачи единиц хранения во временное пользование;

в) реестр описей (рекомендуемый образец приведен в приложении № 26 к Правилам);

г) список источников комплектования;

д) топографические указатели (постеллажный и пофондовый) (при наличии архивохранилищ);

е) каталоги;

ж) указатели.

Государственный орган, орган местного самоуправления, организация могут использовать самостоятельно иные вспомогательные учетные формы.

СХЭД (при наличии) должна обеспечивать включение данных, аналогичных показателям, предусмотренным обязательными архивными учетными документами.

119. В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

120. Ежегодно подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов по состоянию на 1 января, следующего за отчетным годом.

121. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В листе фонда учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.

Листы фондов хранятся в порядке возрастания номеров архивных фондов. Листы фондов формируются в дело, к которому составляется лист-заверитель.

В листе-заверителе указываются общее количество листов документов, включенных в дело, начальные и конечные номера архивных фондов, общее количество архивных фондов, листы которых включены в дело.

122. В дело фонда включается комплекс документов (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, акты о технических ошибках, акты приема и передачи, акты выделения дел и документов к уничтожению, акты об утрате и акты о неисправимых повреждениях, акты об обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом) по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, объединенного архивного фонда и архивной коллекции.

123. Для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов составляется опись дел, документов, опись электронных документов.

124. Список фондов ведется в государственном органе, органе местного самоуправления, организации, хранящей документы более чем одного фонда. Каждый архивный фонд включается в список фондов только один раз при первом поступлении архивных документов указанного фонда. Каждому фонду присваивается индивидуальный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах. Номера фондам присваиваются в валовом порядке.

В случае передачи архивного фонда в другой государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается.

Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

Номер архивного фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива вносится в список фондов под номером, который присвоен ему в государственном (муниципальном) архиве.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов, описи электронных документов.

Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) сокращенного наименования фондообразователя (при наличии), с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации. Если наименование фондообразователя изменялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты документы. Все предыдущие изменения в наименовании отмечаются в листе фонда.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов. В лист фонда включаются все наименования государственного органа, органа местного самоуправления, организации, документы которых включены в объединенный фонд.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования.

Ежегодно к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве по состоянию на 1 января, следующего за отчетным годом.

Список фондов подшивается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

125. Для регистрации описей дел, документов, описей электронных документов, учета их количества и состава ведется реестр описей дел, документов.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой описи дел, документов, описи электронных документов: номер фонда, номер описи, вид документов, включенных в опись, количество единиц хранения, количество листов в описи и ее экземпляров.

126. Учетные базы данных, в том числе базы данных СХЭД, ведутся при наличии в государственном органе, органе местного самоуправления, организации технических и программных средств наравне с обязательными архивными учетными документами.

127. Архивные учетные документы, в том числе по одному экземпляру описи дел, документов, размещаются в помещении для хранения учетных документов или на отдельном стеллаже в рабочей комнате работника архива (лица, ответственного за архив).

Второй экземпляр описи дел, документов размещается в архивохранилище обособленно от единиц хранения.

128. Архивные учетные документы, кроме описей дел, документов, описей электронных документов предназначаются для служебного пользования и пользователям архивными документами^[36] не выдаются.

129. Учет поступления и выбытия дел, документов осуществляется на основании:

а) описи дел, документов, описи электронных документов структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел, документов описи электронных документов;

б) номенклатуры дел при отсутствии описей дел, документов структурных подразделений;

в) акта о технических ошибках в учетных документах;

г) акта об обнаружении документов, не относящихся к данному архивному фонду, неучтенных;

д) акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

е) акта о неисправимых повреждениях архивных документов;

ж) акта приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 27 к Правилам);

з) акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

130. На основании документов, указанных в пункте 129 Правил, вносятся необходимые изменения в обязательные архивные учетные документы:

а) в книгу учета поступления и выбытия дел, документов и в лист фонда – при каждом изменении в составе и объеме архивных документов;

б) в список фондов – при поступлении нового архивного фонда или выбытии всех дел, документов находившегося на хранении архивного фонда. В графе «Отметка о выбытии фонда» списка фондов указывается место (адрес) выбытия архивного фонда, а также дата и номер документа, на основании которого он выбыл;

в) в реестр описей – при поступлении новой описи или выбытии всех единиц хранения находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи другим описям дел, документов, описям электронных документов не присваивается и остается свободным;

г) в описи дел, документов, описи электронных документов – при каждом поступлении и (или) выбытии дел, документов, электронных архивных документов, учтенных в данной описи.

Соответствующие изменения вносятся во вспомогательные архивные учетные документы.

X. Организация комплектования, хранения и учетаэлектронных архивных документов

131. Нормативные условия хранения электронных архивных документов регулируются законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления, организации, устанавливающими требования:

а) к обеспечению сохранности электронных архивных документов;

б) к поддержанию юридической значимости в течение установленных сроков хранения;

в) к разграничению прав доступа к электронным архивным документам;

г) к порядку приема-передачи электронных архивных документов;

д) к использованию электронных архивных документов;

е) к использованию электронной подписи при архивном хранении.

132. Хранение электронных архивных документов осуществляется в СХЭД и (или) на физически обособленных носителях.

133. При осуществлении хранения электронных архивных документов в СХЭД, организации, за исключением органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций^[37], вправе использовать услуги третьих сторон по хранению электронных архивных документов.

134. Требования к режиму хранения электронных архивных документов в СХЭД обеспечиваются ее соответствием требованиям законодательства Российской Федерации в области создания, развития, ввода в эксплуатацию информационных систем и хранения в них информации^[38] и соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации^[39].

Государственные органы, органы местного самоуправления и организации обязаны обеспечивать защиту информации и персональных данных, содержащихся в СХЭД, в соответствии с законодательством Российской Федерации^[40].

135. СХЭД должна быть информационно и функционально совместима с СЭД и иными информационными системами государственного органа, органа местного самоуправления, организации, с соответствующими информационными системами государственных (муниципальных) архивов и уполномоченных органов исполнительной власти в сфере архивного дела.

136. СХЭД государственного органа должна соответствовать требованиям к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов^[41].

137. СХЭД, с использованием которой осуществляется хранение электронных архивных документов в органах местного самоуправления и организациях, должна выполнять функции по:

а) приему электронных документов на архивное хранение в порядке, установленном пунктами 147, 148, 150 Правил;

б) хранению электронных архивных документов вместе с их метаданными;

в) учету электронных архивных документов и представлению учетной информации в форме, указанной в пункте 138 Правил;

г) формированию проектов годовых разделов описей электронных документов и иных обязательных архивных учетных документов, предусмотренных пунктом 118 Правил;

д) резервному копированию и восстановлению электронных архивных документов и их метаданных;

е) проверке наличия и состояния электронных архивных документов в порядке, предусмотренном пунктами 152, 153 Правил;

ж) созданию (копированию) и включению в СХЭД экземпляров электронных архивных документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных;

з) применению программы проверки технического состояния электронных документов и сохранения результатов проверки в течение установленного времени;

и) обеспечению процессов конвертации, в соответствии с пунктами 154–156 Правил, и/или миграции электронных архивных документов вместе с их метаданными в целях обеспечения сохранности и возможности использования электронных архивных документов в течение установленных сроков хранения;

к) формированию проектов актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

л) формированию уведомлений об истечении сроков хранения электронных архивных документов, удалению включенных в СХЭД электронных архивных документов, в том числе их резервных экземпляров, в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

138. СХЭД должна выполнять функцию по систематизации данных об электронных архивных документах в соответствии со схемой систематизации. Схема систематизации электронных документов в СХЭД включает следующие уровни (уровни описания): фонд, опись, раздел (подраздел) описи (электронное дело в соответствии с номенклатурой дел), электронный документ.

Для представления информации на каждом уровне используется архивная учетная форма (далее – АУФ), наименования полей которой для каждого уровня описания должны соответствовать основным (обязательным) учетным документам.

139. СЭД и СХЭД до этапа передачи на хранение документов в государственные (муниципальные) архивы могут формировать из электронных документов и электронных копий документов электронные дела.

140. Передача электронных архивных документов постоянного, временного (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, на архивное хранение осуществляется в порядке и в сроки, установленные пунктом 47 Правил.

141. Электронный архивный документ, передаваемый на архивное хранение, состоит из следующих структурных элементов:

а) файл основной части электронного документа (в формате PDF/A);

б) файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);

в) файлы электронной(ых) подписи(ей) (при наличии);

г) файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения^[42] о документе (метаданные).

В файл описания каждого электронного архивного документа должна быть включена следующая информация:

а) дата и регистрационный номер;

б) вид;

в) заголовок к тексту или аннотация;

г) сведения о режиме доступа;

д) сведения о согласовании и поручения (резолюции) в случае, если указанная информация не представляется самостоятельными файлами;

е) результат проверки электронной подписи (электронных подписей);

ж) общий объем файлов (в байтах);

з) наименования файлов, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов;

и) индекс дела по номенклатуре дел;

к) заголовок дела по номенклатуре дел;

л) срок хранения;

м) дополнительная неструктурированная информация (комментарий, примечание);

н) номера связанных описей дел, номер дела по описи дел.

142. После завершения ведения баз данных информационных систем, обеспечиваются выбор и выгрузка данных, подлежащих хранению, в программно-независимом формате, которые учитываются как единица хранения и передаются на архивное хранение.

143. Электронные документы передаются на архивное хранение посредством информационно-телекоммуникационных сетей по защищенным каналам связи и (или) на физически обособленных носителях.

Электронные архивные документы (или их регистрационно-учетные сведения (метаданные) в случае, если СХЭД является подсистемой СЭД) передаются в СХЭД по информационно-телекоммуникационным сетям из СЭД, иных информационных систем.

Электронные архивные документы, передаваемые на архивное хранение на физически обособленных носителях, подлежат включению в СХЭД. Дальнейшее хранение электронных архивных документов на физически обособленных носителях допускается в случае, если документы не требуют поддержания их юридической значимости, имеют ограниченный доступ или осуществление их хранения в СХЭД невозможно.

144. Порядок приема-передачи электронных архивных документов внутри государственного органа, органа местного самоуправления, организации, и между их территориальными органами и подведомственными организациями должен быть установлен локальными нормативными актами, в том числе определяющими права доступа работников (государственных, муниципальных служащих) к электронным архивным документам, учетным и справочно-поисковым системам; при взаимодействии между организациями – договорами (соглашениями) об информационном взаимодействии.

145. Электронные архивные документы на физически обособленных носителях передаются в одном экземпляре (при отсутствии СХЭД – в двух) в упаковке, рекомендованной производителями носителей. Лицевая сторона обложки (футляра) физически обособленного носителя снабжается ярлыком (вкладышем), на котором указывается:

а) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (полное, сокращенное (при наличии);

б) номер фонда;

в) номер или совокупность номеров описей электронных документов;

г) номер или совокупность номеров дел по описи (описям) электронных документов;

д) крайние даты документов, записанных на физически обособленный носитель;

е) дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

146. Электронные архивные документы включаются в описи электронных документов, к которым составляются реестры файлов электронных документов.

Описи электронных документов составляются в порядке, установленном пунктами 23, 25, 27, 28 Правил.

Графы описи электронных документов включают в себя:

а) номер электронного архивного документа (единицы хранения) по описи;

б) индекс дела по номенклатуре дел;

в) заголовок дела по номенклатуре дел;

г) вид, заголовок;

д) регистрационный номер документа;

е) дату документа;

ж) указание на категорию документов (постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу);

з) срок хранения;

и) примечания.

В реестрах файлов электронных документов учитывается каждый файл электронного архивного документа (в том числе файл контейнера электронного документа (при наличии) с указанием его номера по описи, номера по реестру, наименования файла, даты и времени его последнего изменения при поступлении в архив, объема в байтах, формата.

Реестры файлов электронных документов составляются и хранятся в электронном виде.

Справочный аппарат описи электронных документов составляется в соответствии с пунктом 70 Правил. В предисловии к описи электронных документов дополнительно указываются наименование и версия программного обеспечения, с использованием которого были созданы электронные документы, и наименование программного обеспечения, предназначенного для их воспроизведения.

147. При приеме-передаче в СХЭД должны включаться:

а) электронные архивные документы;

б) регистрационно-учетные сведения (метаданные) электронных архивных документов;

в) регистрационно-учетные сведения об электронных делах;

г) регистрационно-учетные сведения об описях электронных документов.

Регистрационно-учетные сведения (метаданные) включаются в АУФ в соответствии с пунктом 141 Правил.

148. При поступлении электронных документов в СХЭД осуществляется автоматическая проверка:

а) наличия всех файлов, составляющих электронный документ; необходимых регистрационно-учетных сведений (метаданных) об электронных документах, электронных делах по номенклатуре дел;

б) файлов электронных документов и файлов описей электронных документов на наличие вредоносного программного кода;

в) наличия в метаданных документа сведений о проверке подлинности электронной подписи передаваемого электронного документа на момент его подписания и (или) получения.

Работником архива (лицом, ответственным за архив) осуществляется выборочная проверка (не менее 1% от поступивших электронных документов) воспроизводимости электронных документов (при отсутствии возможности автоматической проверки воспроизводимости).

При приеме электронных архивных документов из СЭД в СХЭД автоматически формируется уведомление (техническое сообщение) о приеме, которое направляется в СЭД.

Прием не осуществляется в случае, если при проверке выявлены неполнота состава регистрационно-учетных сведений (метаданных), различие информации в электронном документе и в регистрационно-учетных сведениях (метаданных), невоспроизводимость электронных документов, наличие вредоносного программного обеспечения (вирусов), формируется уведомление (техническое сообщение) об ошибке. Уведомление (техническое сообщение) об ошибке пересылается отправителю для внесения исправлений.

149. При поступлении электронных документов на физически обособленных носителях, кроме проверок, указанных в пункте 148 Правил, осуществляется проверка физического и технического состояния носителей.

150. При включении электронных документов в СХЭД в электронной форме учета поступления и выбытия должна фиксироваться следующая информация:

а) дата поступления электронных архивных документов (единиц хранения);

б) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (структурного подразделения), от которых поступили электронные документы (единицы хранения);

в) наименование, номер и дата документа, по которому поступили электронные архивные документы (единицы хранения);

г) указание на категорию срока хранения передаваемых электронных архивных документов (единиц хранения) (постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу);

д) указание на срок хранения электронных архивных документов;

е) количество передаваемых электронных документов (единиц хранения) и количество относящихся к ним файлов»;

ж) указание должности, фамилии и инициалов работника (государственного, муниципального служащего), передающего документы;

з) указание должности, фамилии и инициалов работника (государственного, муниципального служащего), принимающего документы;

и) ссылки на АУФ в СХЭД.

151. При хранении электронных документов на физически обособленных носителях должны соблюдаться следующие требования:

а) применение носителей, технические характеристики которых, позволяют обеспечить долговременное хранение информации;

б) раздельное хранение физически обособленных носителей электронных документов и документов на иных видах носителей. Размещаемые на стеллажах, полках физически обособленные носители располагаются в порядке, предусмотренном пунктом 96 Правил.

Для хранения физически обособленных носителей электронных документов металлические стеллажи, шкафы и контейнеры с магнитным рабочим слоем используются только при условии их размагничивания и заземления.

152. Проверка наличия и состояния электронных архивных документов в СХЭД осуществляется в автоматическом режиме. Ежегодно работник архива (лицо, ответственное за архив) проверяет протоколы СХЭД для исключения несанкционированного доступа и (или) изменения электронных архивных документов и их метаданных, осуществляет выборочную проверку воспроизводимости электронных архивных документов. Результаты проверки фиксируются в АУФ СХЭД, соответствующей форме акта проверки наличия и состояния архивных документов со ссылкой на АУФ описей электронных документов в СХЭД.

153. Проверка наличия электронных архивных документов на физически обособленных носителях осуществляется раз в 5 лет. В ходе проверки проводится визуальный и технический контроль физического и технического состояния, осуществляется программная проверка записанных на носитель электронных архивных документов на наличие вредоносных компьютерных программ, выявляются и учитываются электронные архивные документы, требующие миграции^[43] на новые электронные носители.

154. При обнаружении изменений физического состояния носителей электронных архивных документов или при некорректном воспроизведении электронных архивных документов (невозможности воспроизведения), обнаружении вредоносного программного кода работник архива (лицо, ответственное за архив) по решению руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица должен проводить работу по восстановлению документа с резервного экземпляра, по миграции и (или) конвертации электронных архивных документов на новые носители и в наиболее распространенные форматы (форматы, воспроизведение файлов в которых поддерживаются СХЭД).

155. При осуществлении миграции и (или) конвертации электронных архивных документов должны быть обеспечены аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования информации, содержащейся в электронных архивных документах.

По результатам конвертации должен проводиться визуальный контроль соответствия конвертированных электронных архивных документов электронным архивным документам, подвергшимся конвертации (проверка аутентичности), проверяться полнота их содержания. По завершении конвертации исходные файлы электронных архивных документов должны сохраняться на протяжении не менее одного года.

156. Факты конвертации фиксируются в акте конвертации электронных архивных документов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 28 к Правилам), который приобщается к делу фонда.

Все изменения в регистрационно-учетных сведениях, произошедшие в результате конвертации и миграции, вносятся в реестры файлов электронных документов, АУФ СХЭД работником (государственным, муниципальным служащим), производившим указанные действия.

157. Результаты проверки наличия и состояния электронных архивных документов на физически обособленных носителях и недостатки, выявленные при проверке наличия и состояния электронных архивных документов, фиксируются в соответствующих актах в порядке, установленном пунктом 103 Правил.

158. Электронные архивные документы, сроки временного хранения которых истекли, подлежат выделению к уничтожению в соответствии с пунктами 23, 26–28 Правил, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами. Уничтожение электронных документов фиксируется в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В СХЭД должны оставаться информация об индексах и заголовках электронных дел, порядковых номерах (по описи электронных документов), дата и регистрационный номер акта, по которому они были уничтожены.

XI. Подготовка дел, содержащих документы на бумажном носителеи электронные документы к передаче в архив (структурное подразделение,осуществляющее хранение архивных документов)

159. В случае если документы дела, отнесенного к одному индексу и заголовку дела по номенклатуре дел, представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов, документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело на этапе его формирования в делопроизводстве. Электронные документы и электронные копии документов на бумажном носителе составляют первый (отдельный) том дела, документы на бумажном носителе формируются во второй и последующие тома.

160. Электронные копии документов, связанные с электронными делами, указанными в пункте 159 Правил, подлежат передаче на архивное хранение. Каждая электронная копия документа, связанная с электронным делом, указанным в пункте 159 Правил, должна состоять из следующих структурных элементов:

а) файлов электронных копий документа на бумажном носителе и приложений к нему (при наличии) в формате архивного хранения PDF/A;

б) файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные) и информацию о копийности документа.

161. Файл описания электронной копии документа, связанной с электронным делом, указанным в пункте 159 Правил, кроме данных, указанных в пункте 141 Правил, включает в себя данные о том, что передаваемый документ является копией.

162. Дела (тома дела), включающие документы на бумажном носителе, в том числе электронные копии документов, и электронные документы, связанные с электронными делами по номенклатуре дел, вносятся в описи дел, документов, описи электронных документов в соответствии с видом их носителя. В графе «Примечания» описей отражаются ссылки на архивные шифры тома (томов) дела на другом носителе.

В предисловиях к описям дел, документов, электронных документов указывается информация о связанных описях.

XII. Организации хранения, комплектования и учета аудиовизуальных документов

163. Аудиовизуальные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения включаются в архивный фонд.

Для аудиовизуальных документов, являющихся приложениями к управленческим и иным документам с установленными сроками хранения, устанавливаются те же сроки хранения.

164. К аудиовизуальным документам относятся фото-, фоно-, видеодокументы на традиционных носителях (фотобумага, пленки, магнитные ленты и магнитные носители) и электронные аудиовизуальные документы.

Единицами хранения аудиовизуальных документов являются:

а) видеодокументов – физически обособленный рулон магнитной ленты или кассета с записью изобразительной и (или) звуковой информации, размещенный в коробке, футляре или бюксе;

б) фотодокументов – физически обособленный кадр, несколько кадров панорамной съемки, отдельный фотоотпечаток, фотоальбом, размещенные в конверте, коробке;

в) фонодокументов – физически обособленная магнитная лента, кассета с записью звуковой информации, размещенная в конверте, коробке, футляре или бюксе;

г) электронных аудиовизуальных документов – электронная единица хранения, состоящая из совокупности электронных документов или один электронный документ, содержащий аудиовизуальную информацию.

165. Электронный аудиовизуальный документ состоит из файла электронного документа и файла метаданных. При необходимости в состав файлов электронного аудиовизуального документа включается файл экземпляра электронного документа, полученного в результате конвертации, и файл его метаданных (при наличии).

В метаданных полученного в результате конвертации электронного аудиовизуального документа должны содержаться данные о том, что файл, полученный в результате конвертации, является копией.

Электронные аудиовизуальные документы передаются на архивное хранение в форматах, в которых они созданы и (или) использовались до передачи. В процессе передачи на архивное хранение проверяется возможность их воспроизведения.

В случае невозможности воспроизведения электронных аудиовизуальных документов техническими средствами и программным обеспечением архива и невозможности приобретения таких средств и обеспечения производится конвертация электронных аудиовизуальных документов в форматы, при конвертации в которые обеспечиваются минимальные потери качества по сравнению с исходным вариантом и воспроизведение файлов, в которых поддерживаются СХЭД (иным программным обеспечением).

Передаче на хранение подлежат электронный аудиовизуальный документ и электронный аудиовизуальный документ, полученный в результате конвертации. Файлы экземпляров электронных аудиовизуальных документов вносятся в реестр файлов электронных аудиовизуальных документов.

В метаданные электронного аудиовизуального документа включаются сведения: о наименовании электронного аудиовизуального документа, в том числе информация о датах запечатленных событий, об особо значимых участниках; об авторстве электронного аудиовизуального документа; общий объем файлов электронного аудиовизуального документа (в байтах); наименования файлов, составляющих электронные документы, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов.

166. Аудиовизуальные документы хранятся в коробках и бюксах. Электронные аудиовизуальные документы хранятся в упаковке, рекомендованной производителями носителей, в СХЭД.

Носители аудиовизуальных документов располагаются отдельно от документов на бумажном носителе.

167. Проверка наличия и состояния аудиовизуальных архивных документов осуществляется один раз в 5 лет (при объеме аудиовизуальных документов более 50% от общего количества документов – один раз в 10 лет); кинодокументов на нитрооснове – один раз в 2 года. Проверка наличия и состояния аудиовизуальных документов проводится в общем порядке, установленном пунктами 97–103 Правил.

168. Единицей учета аудиовизуальных документов является часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения, имеющая самостоятельный заголовок и относящаяся к определенному событию, произведению.

Для аудиовизуальных документов обязательными учетными документами, помимо указанных в пункте 118 Правил, являются:

а) описи фотоальбомов и фотодокументов;

б) описи фонодокументов магнитной записи;

в) опись видеодокументов.

Аудиовизуальные электронные документы учитываются по отдельным описям электронных документов с приложением реестров файлов электронных аудиовизуальных документов. Обязательными описательными элементами реестра, кроме указанных в пункте 144 Правил, являются: время звучания (записи) для аудио- и видеодокументов, размер изображения (в пикселях) для видео и фотодокументов.

169. Описательная статья описи аудиовизуальных документов должна включать:

а) для фотодокументов – номер единицы хранения, индекс (производственный номер), заголовок (аннотация) документа, наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения, фамилию(и) и инициалы автора(ов), дату съемки, место съемки, вид носителя, оригинальность, формат (размер), цветность;

б) для фотоальбомов – номер единицы хранения, заголовок (название) альбома, наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения, фамилию и инициалы автора, крайние даты фотоотпечатков, место съемки, количество фотоотпечатков, внешние особенности;

в) для фонодокументов – номер единицы учета, номер единицы хранения, индекс или производственный номер, заголовок документа (с указанием языка), наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения, фамилию(и) и инициалы автора(ов) и исполнителя(ей); время звучания, дату и место записи (перезаписи, выпуска); скорость звучания, количество единиц хранения (оригиналов и копий);

г) для видеодокументов – номер единицы учета, номер единицы хранения, индекс или производственный номер, заголовок документа, наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения, фамилию(и) и инициалы автора(ов), цветность, язык, год производства, хронометраж видеозаписи, тип видеоносителя и формат записи, количество единиц хранения (оригиналов и копий);

д) для электронных аудиовизуальных документов – номер единицы хранения, индекс или производственный номер, заголовок документа, наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения, фамилию(и) и инициалы автора(ов) и исполнителя(ей); место и дату записи; тип носителя; время звучания (для аудио- и видеодокументов), объем в байтах.

Заголовки (названия, аннотации) единиц хранения аудиовизуальных документов должны включать наименование и дату зафиксированного события, указание на его участников.

170. Прием аудиовизуальных документов из источников комплектования архива на архивное хранение производится не ранее года и не позднее трех лет после события, записи.

171. Не допускается передача на архивное хранение аудиовизуальных документов, записанных на физически обособленные носители, включенные в состав дела, содержащего документы на бумажном носителе.

XIII. Организация использования архивных документов

172. Использование архивных документов допускается только после их описания в соответствии с пунктом 66 Правил и оформления в соответствии с пунктами 50–61 Правил.

Основными формами использования документов являются:

а) исполнение запросов юридических и физических лиц (далее – пользователей);

б) выдача документов для работы в читальном зале архива;

в) публикация и экспонирование архивных документов, организация информационных мероприятий;

г) подготовка и выдача копий архивных документов работникам (государственным, муниципальным служащим) государственного органа, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения организации.

173. Порядок использования и доступа к архивным документам определяются локальными нормативными актами, разработанными в соответствии с положениями настоящей главы и главы XIV Правил, а также с учетом специфики деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, в том числе с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[44].

174. Доступ к архивным документам, являющимся носителями сведений, составляющих государственную тайну, а также содержащим сведения конфиденциального характера^[45], осуществляется при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение соответствующей информации (сведений), а к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, – в соответствии с локальными нормативными актами.

175. Государственный орган, орган местного самоуправления, организация не вправе ограничивать условия использования информации, предоставленной пользователю или полученной им в результате самостоятельного изучения архивных документов^[46], за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации^[47], или оговоренных в договоре с пользователем.

176. Работа пользователя с архивными документами и справочно-поисковыми средствами к ним осуществляется в присутствии работника архива (лица, ответственного за архив).

177. В государственном органе, органе местного самоуправления, организации ведется учет использования документов, в том числе с использованием СХЭД.

178. Запросы пользователей подразделяются на:

а) запросы социально-правового характера (запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;

б) тематические запросы (запросы о предоставлении архивной информации по определенной проблеме, теме, событию, факту);

в) запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

179. Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные (муниципальные) организации организуют прием запросов и направление ответов по результатам их исполнения с использованием почтовой связи и официальной электронной почты.

При наличии у организации финансовых, технических и кадровых возможностей прием запросов и направление ответов по результатам их исполнения осуществляется в форме электронных документов с использованием официального сайта организации, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, иных государственных информационных систем, по информационно-телекоммуникационным сетям (по согласованию с пользователем).

180. Поступивший запрос рассматривается и исполняется при наличии в нем наименования юридического лица или фамилии, имени, отчества (при наличии) физического лица, почтового и (или) электронного адреса пользователя и темы запроса.

181. Запрос пользователя не подлежит рассмотрению в следующих случаях^[48]:

а) в запросе отсутствует информация, указанная в пункте 180 Правил;

б) запрос не поддается прочтению;

в) ответ по существу указанной в запросе темы (вопроса) не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и (или) конфиденциальную информацию);

г) запрос касается темы (вопроса), в отношении которой пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства (руководитель государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченное им лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления, организацию);

д) в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу работников (государственных, муниципальных служащих), а также членов их семей;

е) у пользователя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос (в случае, если не истек срок ограничения, установленный частью 3 статьи 25 Федерального закона № 125-ФЗ).

О причинах оставления запроса без рассмотрения сообщается пользователю в случаях, если его фамилия и почтовый (электронный адрес) поддаются прочтению.

182. На безвозмездной основе исполняются:

а) запросы социально-правового характера – в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса^[49];

б) тематические запросы органов государственной власти и органов местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий, в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, либо в согласованные с ними сроки^[50];

в) запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну – в сроки, установленные законодательством Российской Федерации о государственной тайне^[51].

183. Тематические запросы пользователей исполняются при наличии у организации финансовых, технических и кадровых возможностей на возмездной основе^[52].

184. Ответы на запросы пользователей, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма.

185. Архивная справка (рекомендуемый образец приведен в приложении № 29 к Правилам) оформляется на бланке государственного органа, органа местного самоуправления, организации и содержит название «Архивная справка», подписывается руководителем или уполномоченным им лицом и заверяется печатью.

Архивная справка, подготовленная в форме электронного документа, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем, в том числе государственных информационных систем, включая федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», подключенных к инфраструктуре взаимодействия, в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 22 декабря 2012 г. № 1382 «О присоединении информационных систем организаций к инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме» (далее – постановление № 1382).

В тексте архивной справки в хронологической последовательности излагаются события с указанием видов использованных документов, их дат и номеров. В архивной справке допускается цитирование документов, а также указание на подлинность документов, включенных в единицу хранения.

В тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности названия, отсутствие имени, отчества (при наличии), инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»), а также наличие или отсутствие отметки о заверении документов, послуживших основанием для составления ответа.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии.

В архивной справке должны быть указаны архивные шифры и номера листов единиц хранения. В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы и заверены печатью государственного органа, органа местного самоуправления, организации (при наличии).

186. Архивная выписка оформляется на бланке государственного органа, органа местного самоуправления, организации с обозначением названия («Архивная выписка») и дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения. В архивной выписке также может оговариваться подлинность документов, включенных в единицу хранения.

Архивная выписка заверяется руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом и заверяется печатью.

Архивная выписка, подготовленная в форме электронного документа, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем, в том числе государственных информационных систем, включая федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», подключенных к инфраструктуре взаимодействия, в порядке, установленном постановлением № 1382.

Начало и конец каждого извлечения из архивного документа, а также пропуски в его тексте отдельных слов обозначаются в архивной выписке многоточием. Особенности текста архивного документа, воспроизводимого в архивной выписке, оговариваются так же, как в архивной справке.

Оформление архивной выписки осуществляется по аналогии с архивной справкой, оформление которой установлено пунктом 185 Правил.

187. Архивная копия дословно воспроизводит текст архивного документа или его изображение, с указанием архивного шифра и номеров листов.

Архивная копия на бумажном носителе заверяется руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом и оформление ее осуществляется по аналогии с архивной справкой, в соответствии с пунктом 185 Правил.

Архивная копия, изготовленная в электронном виде, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем, в том числе государственных информационных систем, включая федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», подключенных к инфраструктуре взаимодействия, в порядке, установленном постановлением № 1382. Имя файла архивной копии, предоставляемой в форме электронного документа, должно содержать архивный шифр документа.

188. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии направляются пользователю с сопроводительным письмом по почте, информационно-коммуникационным сетям или выдаются под расписку пользователю (при предъявлении документа, удостоверяющего личность) или при предъявлении доверенности.

189. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия или ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления:

а) в государства – участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адрес пользователя;

б) в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами направляются архивом в соответствующий федеральный орган исполнительной власти или его территориальный орган.

190. Информационное письмо оформляется на бланке государственного органа, органа местного самоуправления, организации и содержит ответ о наличии (отсутствии) в архиве архивных документов по теме запроса или сведения об их местонахождении, или о пересылке запроса по принадлежности в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, или по вопросам оказания возмездных услуг, или о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

Информационное письмо подписывается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им должностным лицом. Письмо, направляемое в форме электронного документа, заверяется электронной подписью руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица.

191. По согласованию с пользователем ответ на тематический запрос предоставляется в виде:

а) систематизированного краткого или аннотированного перечня заголовков архивных документов или единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров;

б) тематического обзора архивных документов.

192. В целях создания условий для работы пользователей и работников (государственных, муниципальных служащих) государственного органа, органа местного самоуправления, организации может выделяться помещение (читальный зал, просмотровая комната) для ознакомления с архивными документами и справочно-поисковыми средствами, оборудованное соответствующими техническими средствами.

193. В архиве (при наличии) ведется журнал учета посещений читального зала (просмотровой комнаты) пользователями и работниками (государственными, муниципальными служащими) государственного органа, органа местного самоуправления, организации.

194. Организация вправе осуществлять, в том числе на основании договоров возмездного оказания услуг подготовку публикаций и экспонирование архивных документов и их копий; представление архивных документов на информационных мероприятиях (конференциях, круглых столах, презентациях, экскурсиях, лекциях, встречах с общественностью, днях открытых дверей, уроков), в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.

195. Экспонируемые подлинники архивных документов и (или) их копии вне зависимости от формы публичного представления должны быть снабжены архивным шифром и аннотацией с названием документа, датой создания, краткой информацией, включающей в случае необходимости расшифровку текста документа или его части, сведений о рассекречивании.

XIV. Копирование архивных документов

196. Изготовление копий с архивных документов осуществляется с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица в порядке, установленном локальным нормативным актом.

197. На безвозмездной основе изготавливаются копии архивных документов по запросам социально-правового характера, а также по заказам государственных органов и местного самоуправления, направленным в целях исполнения ими своих полномочий.

В иных случаях организации осуществляют копирование архивных документов на возмездной основе на основании договора^[53].

198. При оформлении копии рассекреченного архивного документа в месте расположения соответствующего грифа секретности на копии проставляется штамп «Рассекречено». Такой же штамп проставляется на электронной копии рассекреченного архивного документа. При самостоятельном копировании пользователем рассекреченного архивного документа работник архива (лицо, ответственное за архив), обеспечивающий контроль, размещает в месте расположения соответствующего грифа секретности заставку со штампом «Рассекречено».

199. Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или могут быть высланы на указанный ими почтовый адрес или направлены по информационно-телекоммуникационным сетям.

200. Архив ведет учет заказов на копирование на бумажном носителе или в электронном виде.

XV. Организация работы по оформлению итогов рассекречиванияархивных документов, являющихся носителями сведений,составляющих государственную тайну

201. Работа по рассекречиванию архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну (далее – рассекречивание), в государственном органе, органе местного самоуправления, организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации^[54], иных нормативными правовых актов в области защиты государственной тайны.

202. Размещение, хранение, учет, проведение проверки наличия и состояния архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, а также частично рассекреченных единиц хранения, осуществляется в государственном органе, органе местного самоуправления, организации в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне^[55].

203. Проставление на первичных средствах хранения архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, штампов «Рассекречено» с указанием номера акта, даты и органа, принявшего решение о рассекречивании, после внесения изменений в учетные документы по результатам проведения рассекречивания в соответствии с пунктами 205–207 Правил – в течение трех месяцев^[56] с момента принятия решения о рассекречивании.

204. Описи дел, документов и единицы хранения, являющиеся носителями сведений, составляющих государственную тайну, а также их учетные документы обозначаются отметкой «с», соответствующей грифу «секретно», отметкой «сс», соответствующей грифу «совершенно секретно», отметкой «ов», соответствующей грифу «особой важности», которые являются служебными.

205. При рассекречивании:

а) всех единиц хранения по описи дел, документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, опись рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без отметки «с», «сс» или «ов». При этом на обложке и титульном листе описи дел, документов грифы «секретно», «совершенно секретно» или «особой важности» и соответствующие им отметки зачеркивается, а в правом верхнем углу проставляется штамп «Рассекречено»;

б) части единиц хранения по описи дел, документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, на рассекреченные архивные дела, документы составляется отдельная опись дел, документов, номера единиц хранения в которой остаются прежними. Новая опись дел, документов вместе с рассекреченными архивными документами, передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без грифов «секретно», «совершенно секретно» или «особой важности» и соответствующих им отметок;

в) одного или нескольких архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, в составе единицы хранения, указанная единица остается на секретном хранении.

206. Факт рассекречивания фиксируется:

а) на первичном средстве хранения архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну;

б) в описи дел, документов в графе «Примечания» штампом «Рассекречено» напротив заголовков рассекреченных и частично рассекреченных единиц хранения в описях дел, документов, остающихся на секретном хранении;

в) во внутренней описи единицы хранения, а при ее отсутствии – в листе-заверителе с указанием номеров рассекреченных листов.

207. Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания, проведенного в соответствии с пунктом 206 Правил, вносятся на основании акта о рассекречивании архивных документов в течение трех месяцев после принятия решения о рассекречивании.

После рассекречивания к описям дел, документов составляются новые итоговые записи об объемах фактически учтенных в них единиц хранения.

XVI. Изъятие архивных документов

208. Изъятие документов допускается: по решению судебных и (или) правоохранительных органов^[57]; по письменному обращению владельца о возврате ему не полученных в свое время подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, о членстве в общественных организациях, а также наград, трудовых книжек.

209. С изымаемых документов изготавливаются копии, которые заверяются подписью работника архива (лица, ответственного за архив) и печатью государственного органа, органа местного самоуправления, организации и приобщаются к соответствующей единице хранения.

210. В случае возврата документов из судебных и (или) правоохранительных органов, они помещаются (подкладываются) на место прежнего нахождения, а изготовленные с них копии, если они составляют отдельную единицу хранения, используются как фонд пользования, а если представляют собой отдельные листы единицы хранения – уничтожаются.

211. Подлинные личные документы выдаются владельцу с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо его родственнику по предъявлении документа, подтверждающего родство, или иному лицу по доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.

212. Изъятие (возврат) документов оформляется актом. Акт и другие документы, на основании которых произведено изъятие (возврат), включаются в дело фонда. Изъятие (возврат) документов и их замена на копии отражаются в учетных архивных документах.

XVII. Справочно-поисковые средства к документамАрхивного фонда Российской Федерациии другим архивным документам

213. Система справочно-поисковых средств включает архивные справочники на бумажном носителе и (или) в электронном виде (в СХЭД): обязательные – описи дел, документов, описи электронных документов; вспомогательные (необязательные) – историческая справка к фонду, каталоги, указатели и обзоры, служебные картотеки, реестры, базы данных и другие справочники.

Состав вспомогательных архивных справочников государственный орган, орган местного самоуправления, организация определяет самостоятельно.

214. Историческая справка к фонду содержит три раздела: история фондообразователя, история фонда и характеристика документов фонда.

Историческая справка к фонду составляется в двух экземплярах, один хранится в деле фонда, второй – передается в государственный (муниципальный) архив. Историческая справка к фонду подписывается составителем.

XVIII. Передача архивных документов на хранениев государственный (муниципальный) архив

215. Государственные и муниципальные организации выступают источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов в форме полного или выборочного (группового, повидового) приема документов. Решение о форме приема документов от государственных и муниципальных организаций принимается ЭПК архивного учреждения.

Организации – источники комплектования полного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы весь комплекс документов постоянного срока хранения.

Организации – источники комплектования повидового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы только отдельные виды документов постоянного срока хранения.

Организации – источники комплектования группового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы весь комплекс документов постоянного срока хранения.

216. Передача документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется:

а) организациями – источниками комплектования государственного (муниципального) архива – в соответствии с главой XXXVII Правил, утвержденных приказом № 24;

б) организациями, осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – в соответствии с договорами о сроках и об условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, и использования указанных документов, заключенными ими с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[58];

в) негосударственными организациями – на основании договора собственника или владельца документов с государственным (муниципальным) архивом^[59];

г) негосударственными организациями, не выступающими источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, имеющими во владении архивные документы, отнесенные к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности;

д) государственными, муниципальными организациями, не выступающими источниками комплектования государственных и муниципальных архивов – при их ликвидации и наличии документов Архивного фонда Российской Федерации^[60].

217. Работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, в том числе с их упорядочением, транспортировкой, выполняются за счет средств государственного органа, органа местного самоуправления, организации, сдающей документы.

218. Перед передачей документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив проводятся:

а) рассмотрение документов на предмет рассекречивания носителей сведений, составляющих государственную тайну в случае истечения сроков, установленных законодательством Российской Федерации^[61];

б) рассмотрение документов на предмет снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения в порядке, установленном постановлением № 1233.

219. Передача электронных архивных документов из СХЭД государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива в информационную систему государственного (муниципального) архива производится в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[62], по согласованию с государственным (муниципальным) архивом по описям электронных документов. К описям электронных документов прилагаются реестры файлов электронных документов, согласно пункту 146 Правил.

220. Передача документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (рекомендуемый образец приведен в приложении № 30 к Правилам), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в государственном (муниципальном) архиве, другой – в передающем документы государственном органе, органе местного самоуправления, организации. Вместе с документами передаются четыре экземпляра описи дел, документов, а также один – в электронном виде, в формате, согласованном с государственным (муниципальным) архивом. Один экземпляр описи на бумажном носителе остается в государственном органе, органе местного самоуправления, организации.

221. Продление сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в государственном органе, органе местного самоуправления, организации – источнике комплектования допускается по решению ЭПК архивного учреждения. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также на основании договора с государственным (муниципальным) архивом.

222. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии со справочно-поисковыми средствами.

XIX. Порядок передачи архивных документов при сменеруководителя архива органа государственной власти, органаместного самоуправления, организации, реорганизациии (или) ликвидации органа государственной власти, органаместного самоуправления, организации

223. При смене руководителя архива прием-передача документов, архивных учетных документов и справочно-поисковых средств к ним (далее – прием-передача дел) осуществляется комиссией, назначаемой руководителем органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом.

При приеме-передаче дел проводится сплошная или выборочная (по указанию руководителя органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица) проверка наличия и состояния документов, архивных учетных документов и справочно-поисковых средств.

Прием-передача дел оформляется актом (рекомендуемый образец приведен в приложении № 31 к Правилам).

224. При реорганизации государственного органа, органа местного самоуправления, а также при реорганизации организации с изменением формы собственности или организационно-правовой формы, в том числе с передачей функций другой или нескольким государственным органам, органам местного самоуправления, организациям, архивные документы передаются государственному органу, органу местного самоуправления, организации – правопреемнику в упорядоченном состоянии.

Передача архивных документов оформляется актом. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации, выступающие источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают копию акта в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий, учреждений, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности.

225. При ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива, архивные документы в упорядоченном состоянии передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором), конкурсным управляющим в соответствующий государственный (муниципальный) архив. Упорядочение документов организует ликвидационная комиссия с участием представителя соответствующего государственного (муниципального) архива.

При ликвидации негосударственной организации ее документы в упорядоченном состоянии передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором), конкурсным управляющим в соответствующий государственный (муниципальный) архив на основании договора.

• Приложения к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (файл в формате Word)

---

[1] Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 г. № 808 «Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности» (далее – постановление № 808).

[2] Часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

[3] Часть 1 статьи 13 Федерального закона № 125-ФЗ.

[4] Часть 2 статьи 13 Федерального закона № 125-ФЗ.

[5] Пункт 4 Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 42 (зарегистрирован Минюстом России 15 августа 2018 г., регистрационный № 51895); пункт 3 Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального органа, утвержденного приказом Росархива от 25 февраля 2019 г. № 30 (зарегистрирован Минюстом России 22 июля 2019 г., регистрационный № 55333).

[6] Зарегистрирован Минюстом России 20 октября 2020 г., регистрационный № 60484.

[7] Часть 4 статьи 21 Федерального закона № 125-ФЗ.

[8] Пункт 6.23 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22 мая 2019 г. № 71 (зарегистрирован Минюстом России 27 декабря 2019 г., регистрационный № 57023).

[9] Пункт 8.20 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44 (зарегистрирован Минюстом России 17 августа 2018 г., регистрационный № 51922).

[10] Часть 3 статьи 6 и части 1 и 1.1 статьи 23 Федерального закона № 125-ФЗ.

[11] Пункт 6.3 Примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, утвержденного приказом Росархива от 25 февраля 2019 г. № 31 (зарегистрирован Минюстом России 24 июня 2019 г., регистрационный № 55005).

[12] Пункт 8.2 Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утвержденного приказом Росархива от 13 июня 2018 г. № 62 (зарегистрирован Минюстом России 6 августа 2018 г., регистрационный № 51795).

[13] Подпункт «д» пункта 8.2 Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, утвержденного приказом Росархива от 13 июня 2018 г. № 63 (зарегистрирован Минюстом России 6 августа 2018 г., регистрационный № 51794) (далее – Примерное положение об ЭПК субъекта Российской Федерации).

[14] Подпункт «д» пункта 8.2 Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 13 июня 2018 г. № 61 (зарегистрирован Минюстом России 6 августа 2018 г., регистрационный № 51793) (далее – Примерное положение об ЭПК научной организации).

[15] Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве: утвержденное приказом Росархива от 8 ноября 2019 г. № 173 (зарегистрирован Минюстом России 28 февраля 2020 г., регистрационный № 57634).

[16] Подпункт «д» пункта 8.2 Примерного положения об ЭПК субъекта Российской Федерации.

[17] Пункты 3.21, 3.22, 3.31 Типовых функциональных требований.

[18] Пункт 6.2 Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 43 (зарегистрирован Минюстом России 15 июня 2018 г., регистрационный № 51357) (далее – Примерное положение об ЭК).

[19] Подпункт «д» пункта 8.2 Примерного положения об ЭПК субъекта Российской Федерации.

[20] Подпункт «д» пункта 8.2 Примерного положения об ЭПК научной организации.

[21] Пункт 2 Примерного положения об ЭК.

[22] Подпункт 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (далее – Положение о Росархиве).

[23] Пункт 110 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 9 декабря 2020 г. № 155 (зарегистрирован Минюстом России 12 марта 2021 г., регистрационный № 62735), с изменением, внесенным приказом Росархива от 12 августа 2021 г. № 72 (зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2021 г., регистрационный № 64929) (далее – Правила НТД).

[24] Пункт 4.9 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 237 (зарегистрирован Минюстом России 13 февраля 2020 г., регистрационный № 57488).

[25] Пункт 110 Правил НТД.

[26] Постановление № 808.

[27] Пункт 2.1 Правил, утвержденных приказом № 24.

[28] Пункт 2.3 Правил, утвержденных приказом № 24.

[29] Пункт Е. 1.3 «Картон» ГОСТ 7.50–2002 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Общие требования», введен в действие постановлением Госстандарта России от 5 июня 2002 г. № 232-ст, (М.: ИПК Издательство стандартов, 2002).

[30] Глава 2 Федерального закона от 30 декабря 2009 г. № 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений»; Градостроительный кодекс Российской Федерации.

[31] Глава III Правил, утвержденных приказом № 24.

[32] Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» (далее – Федеральный закон № 69-ФЗ); постановление Правительства Российской Федерации от 16 сентября 2020 г. № 1479 «Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации».

[33] Статьи 3 и 16 Федерального закона № 69-ФЗ; Федеральный закон от 22 июля 2008 г. № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности».

[34] Пункт 2.9 постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» (далее – постановление № 1233).

[35] Подпункт 11 пункта 6 Положения о Росархиве.

[36] Пункт 19 статьи 3 Федерального закона № 125-ФЗ.

[37] Часть 4 статьи 21 Федерального закона № 125-ФЗ.

[38] Федеральный закон от 28 декабря 2010 г. № 390-ФЗ «О безопасности»; постановление Правительства Российской Федерации от 6 июня 2015 г. № 676 «О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации»; постановление Правительства Российской Федерации от 14 ноября 2015 г. № 1235 «О федеральной государственной информационной системе координации информатизации».

[39] Статья 16 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Федеральный закон № 149-ФЗ); приказ ФСТЭК России от 11 февраля 2013 г. № 17 «Об утверждении Требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах» (зарегистрирован Минюстом России 31 мая 2013 г., регистрационный № 28608), с изменениями, внесенными приказами ФСТЭК России от 15 февраля 2017 г. № 27 (зарегистрирован Минюстом России 14 марта 2017 г., регистрационный № 45933), от 28 мая 2019 г. № 106 (зарегистрирован Минюстом России 13 сентября 2019 г., регистрационный № 55924).

[40] Статья 16 Федерального закона № 149-ФЗ; статья 7 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

[41] Типовые функциональные требования.

[42] Пункт 3.13 Типовых функциональных требований.

[43] Раздел 7 «ГОСТ Р ИСО 13008-2015. Национальный стандарт Российской Федерации. Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов» введен в действие приказом Росстандарта от 21 июля 2015 г. № 924-ст. (M.: Стандартинформ, 2016).

[44] Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденный приказом Росархива от 1 сентября 2017 г. № 143 (зарегистрирован Минюстом России 1 ноября 2017 г., регистрационный № 48765) с изменением, внесенным приказом Росархива от 9 июня 2021 г. № 51 (зарегистрирован Минюстом России 19 августа 2021 г., регистрационный № 64708).

[45] Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера».

[46] Часть 1 статьи 26 Федерального закона № 125-ФЗ.

[47] Статья 25 Федерального закона № 125-ФЗ.

[48] Статья 11 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан».

[49] Часть 3 статьи 26 Федерального закона № 125-ФЗ.

[50] Часть 7 статьи 26 Федерального закона № 125-ФЗ.

[51] Статья 15 Закона Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (далее – Закон № 5485-1).

[52] Часть 4 статьи 26 Федерального закона № 125-ФЗ.

[53] Часть 4 статьи 26 Федерального закона № 125-ФЗ.

[54] Статья 14 Закона № 5485-1.

[55] Закон № 5485-1.

[56] Пункт 53.2 Правил, утвержденных приказом № 24.

[57] Статья 183 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации.

[58] Постановление № 808.

[59] Часть 3 статьи 21 Федерального закона № 125-ФЗ.

[60] Часть 8 статьи 23 Федерального закона № 125-ФЗ.

[61] Раздел IV Закона № 5485-1.

[62] Пункт 37.13 Правил, утвержденных приказом № 24.

]]>
В процессе работы любой организации, в том числе ИП, образуется определенная документация. Некоторые из важных бумаг, касающихся основных приказов, учета и работы с кадрами, требуют длительного хранения. Сохранить и систематизировать документы без архива практически невозможно. В статье — пошаговое руководство, как создать архивы документов.

Содержание Кому нужен архив документов организации Основные правила архивов организаций Хранение документов в архиве организации Правила учета дел Как организовать архив с нуля Пошаговый алгоритм организации архива Организация передачи в архив организации документов Как создать электронный архив документов Что нужно сделать для создания электронного архива, пошагово

Скачайте образцы документов для работы:
	Бланк приказа о назначении ответственного за архив организации
	Образец должностной инструкции архивариуса
	Образец приказа о создании экспертной комиссии по оценке ценности документов
	Образец трудового договора с архивариусом

Кому нужен архив документов организации

Госорганы, в том числе муниципальные и городские районы и округа обязаны создавать архивы (ст. 13 Закона от 22.10 2004 №125-ФЗ). При этом для всех организаций и предпринимателей, которые ведут бизнес без оформления юрлица, создание архива — право, а не обязанность. То есть для таких компаний и граждан наличие хранилища для документов необязательно.

Вместе с тем любые компании и ИП обязаны беречь важную документацию во время обозначенного срока их хранения (ст. 17 Закона №125-ФЗ). Организация работы архива организации, таким образом, имеет прямую связь с обеспечением сохранности документов и нужна всем, кто занимается бухгалтерией и имеет сотрудников.

Важно! Для ИП, должностных лиц и компаний неправильное обращение с архивными бумагами является административным правонарушением (ст. 27 Закона №125-ФЗ). Штраф составляет от 1 000 руб. для граждан, от 3 000 руб. для должностных лиц и от 5 000 рублей для организаций (ст. 13.20 КоАП РФ).

Основные правила архивов организаций

Архивным документом считается любой носитель, в котором есть ценная для отдельного человека, общества или государства информация. То есть, любые деловые бумаги, которые важны для дальнейшего хранения. Они должны иметь специальные реквизиты, которые позволяют провести идентификацию (ст. 3 Закона №125-ФЗ).

Прежде чем организовать архив документов, важно ознакомиться с актуальной нормативной базой.

• Основной документ — Федеральный закон от 22.10.2004  № 125-ФЗ.
• Виды документов и сроки их хранения утверждены Приказом Росархива от 20.12.2019  № 236 (далее — Перечень).
• Инструкция по применению Перечня находится в Приказе Росархива от 20.12.2019  №237 (далее — Инструкция №237).
• Правила для создания архивного фонда утверждены Приказом Минкультуры от 31.03.2015  №526 (далее — Правила №526).
• Образец положения об архиве дает Приказ Росархива от 11.04.2018 № 42.

Архив принимает, учитывает и хранит бумаги компании со значимой информацией. Сотрудники архива, кроме этих обязанностей, также должны выдавать документы по письменной просьбе сотрудников или проверяющих инспекторов. Но чаще архивариусы дают унифицированные выписки-справки.

 

Хранение документов в архиве организации

Один из основных этапов подготовки к созданию архива — инвентаризация деловых бумаг и определение времени их хранения. В Перечне Росархива есть все типовые формы документов с обозначением этих сроков.

Обратите внимание! В архив сдают документы, которые хранятся дольше 10 лет (п. 2.3 Правил №526). Если срок по номенклатуре меньше, то они находятся до его истечения у специалистов структурных подразделений. Далее их уничтожают по акту экспертной комиссии.

Инструкция №237 жестко обозначает временные рамки хранения различной документации. Руководитель организации не может самостоятельно принять решение об уничтожении дел раньше указанного срока или сокращении времени их хранения. В противном случае проверяющий инспектор может назначить административное наказание за непредоставление важной информации (ст. 19.7 КоАП РФ).

Решение о продлении срока хранения бумаг допустимо, но его принимает только специальная экспертно-проверочная комиссия. В Перечне около некоторых документов стоит знак ЭПК. Если они важны для организации, эксперты могут установить новое время хранения.

Постоянно хранятся уставы, положения, коллективные договоры, штатные расписания, отчеты бухгалтерии за год, протоколы собраний трудовых коллективов, документы о реорганизации и ликвидации, а также приказы по основной деятельности. Отдельно следует выделить основные документы по личному составу. После увольнения сотрудника их следует хранить 75 или 50 лет. Первый случай касается завершенного делопроизводства до 1.01.2003 года, второй — после этой даты (статья 22.1 Закона № 125-ФЗ).

Отсчет срока хранения начинается с каждого года, который следует за годом окончания делопроизводства или завершения ведения книг / реестров. По прошествии определенного периода подлинники архивариус сдает в госархив для дальнейшего хранения. Обычно сроки временного хранения таких бумаг в организации оговариваются в соглашении с муниципальными (районными) архивами.

Правила учета дел

Учет документов в архиве организации проводят строго в соответствии с Правилами Минкультуры. Дела разделяют на три вида: постоянного, временного (более 10 лет) хранения и документы по личному составу уволенных работников. Их регистрируют и хранят отдельно друг от друга.

В приложениях к Правилам №526 есть все образцы обязательной документации, применяемой в архиве: книги учета поступления и выбытия дел, листов-заверителей, описей и их реестров, номенклатуры, а также листов фондов.

Каждое дело получает учетный номер, который облегчает поиск и систематизацию томов. При любом перемещении документа архивариус вносит запись в книгу учета. Раз в год данные придется сверять и составлять акт проверки архивного фонда. Ответственный сотрудник должен выяснить, не были ли утеряны дела и в каком состоянии они находятся.

Как организовать архив с нуля

Прежде чем начать организацию архива, понадобится оборудовать помещение. Оно должно соответствовать условиям Правил №526. Исключение: ИП и коммерческие компании. Для них не обязательно выделять отдельную комнату под бумаги.

Требования к помещению для архива:

• Под архив освобождают отдельное помещение из нескольких комнат. Оно должно находиться в административном корпусе, но не на чердаке или в подвале.
• В хранилище ставят специальное оборудование (стеллажи и шкафы из металла).
• Помещение должно быть темным, сухим, с достаточной вентиляцией и запасным выходом и отвечать всем правилам противопожарной безопасности.
• Доступ к хранилищу ограничивают для обеспечения защиты персональных данных. Это важно, так как штрафы за утечку информации или исчезновение важных дел достаточно высокие.

Пошаговый алгоритм организации архива

1. Разработайте положение, регулирующее правила архива организации (на основе Приказа Росархива от 11.04.2018 № 42). С локальным актом ознакомьте ответственных за архив, а также тех, кто будет непосредственно участвовать в его работе (например, сотрудников, ответственных за сдачу бумаг).
2. Издайте приказ о назначении ответственного за работу архива. В небольших организациях эти функции может выполнять делопроизводитель или специалист по кадрам. Образец приказа скачайте по ссылке.
3. В крупных компаниях с большим штатом лучше создать отдельное структурное подразделение и должность архивариуса. Не забудьте внести изменения в штатное расписание. Образец трудового договора с архивариусом скачайте по ссылке.
4. Сформируйте должностную инструкцию под новую должность с прописанными правами и обязанностями. Пример должностной инструкции скачайте по ссылке.
5. Выпустите приказ о создании экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов. Впоследствии собирайте ЭПК ежегодно. Образец приказа скачайте по ссылке.
6. Комиссия проведет инвентаризацию и определит ценность документации и сроки ее хранения, опираясь на информацию из Перечня Росархива.
7. Чтобы создать архивы документов, на основании актов экспертизы формируется номенклатура дел организации.
8. Утвердите график по передаче дел в архив.

Советы по правилам изменения штатного расписания при введении в него новой должности читайте в нашей статье.

Важно! В Перечне перечислены обобщенные формулировки. Экспертная комиссия должна определить вид каждого документа и конкретизировать их в номенклатуре. Время хранения указывают, ссылаясь на статью Перечня.

Организация передачи в архив организации документов

Ответственные сотрудники готовы сдать завершенную документацию. Но предварительно ее нужно подготовить к передаче. В архив принимаются только полностью оформленные дела по обозначенным Правилами унифицированным формам.

1. Дело собирают из определенных документов, связанных одной темой или сферой деятельности (например, приказы по личному составу)
2. Листы складывают в хронологическом порядке и нумеруют простым карандашом.
3. Готовое дело сшивают в картонную папку и наклеивают на нее обложку по образцу.
4. Работник составляет внутреннюю опись.
5. В описи он отмечает подразделение, заголовок документа, даты его ведения, количество листов и срок хранения.
6. В примечаниях при необходимости указывают на физическое состояние бумаг, количестве копий или перемещении документа.

Такая процедура происходит ежегодно. Обычно основанием становится приказ директора. Обратите внимание, что срок сдачи бумаг, завершенных в делопроизводстве, — не ранее года, но не позднее 3 лет (п. 4.1 Правил №526).

В конце описи пишут общее количество принятых дел (цифрами и прописью), при наличии — пропущенные листы и дату передачи. Архивариус и ответственный сотрудник ставят свои подписи в строках «Передал — Принял».

Важно! Дела сотрудников сшивают в отдельные тома по каждому личному делу. Расположение страниц идет строго в хронологическом порядке — от приказа о приеме до увольнения. Перед передачей дела в архив уберите из него все копии персональных документов и уничтожьте их.

Как создать электронный архив документов

Электронный документооборот давно успешно применяют для внутренней и внешней деловой переписки. Тем не менее, оцифровка архивных фондов пока мало распространена.

Подробные разъяснения по созданию цифровых хранилищ дается в материале «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах», Росархив, ВНИИДАД. — М., 2013 г.

Электронный архив организации формируется по тем же правилам, что и бумажный. Но есть некоторые нюансы, связанные с особенностями цифровых носителей:

• Электронные дела, так же как и бумажные, передают по описи. Но вместо количества листов ответственный исполнитель указывает объем файла в Мб.
• Вся информация записывается в двух экземплярах: на основной и рабочий накопители. Желательно хранить экземпляры отдельно и на разных типах носителей.
• Архивариус заводит отдельную книгу учета для контроля поступления и перемещения электронных дел. В этой книге кроме основных отметок, заполняется графа «формат / тип носителя».
• Организация должна будет закупить отдельную технику, чтобы просматривать и копировать документы, а также выбрать подходящую программу. Такой продукт, среди прочих, есть у фирмы «1С» — «1с: Архив».

Обратите внимание! Минцифры собирается выпустить в конце 2022 года единую платформу для хранения электронных архивов (ЦХЭД). Это позволит упорядочить и автоматизировать процесс учета и передачи дел на хранение из ведомств в Государственный архив. Практика единой площадки по ЭДО доказала свою эффективность на примере сервиса СЭД «ДЕЛО».

Что нужно сделать для создания электронного архива, пошагово:

1. Определитесь с выбором программы и системой хранения электронного документооборота.
2. Разработайте номенклатуру дел, выберите документы, которые нужно оцифровать в первую очередь и менее важные.
3. Закупите технику и электронные накопители разных форматов (диски, флешки).
4. Добавьте во внутреннее положение об архиве раздел с требованиями к учету и хранению электронной базы данных.
5. Проведите инвентаризацию имеющегося бумажного архива. Приоритет в оцифровке делайте для более свежих дел и материалов, срок делопроизводства которых только что истек.
6. Выбранные документы отсканируйте и переместите на носители.
7. Добавьте их в программу для централизованного хранения архивных материалов.
8. Назначьте ответственного за формирование электронного архива. Имейте в виду, что периодически нужно будет проводить профилактику от вирусных программ.

У электронного архива есть весомые преимущества перед материальным хранением дел. В первую очередь это экономия места и бумаги, как и возможность быстрее найти запрашиваемую информацию. Такой вариант подойдет небольшим организациям, которым сложно организовать отдельное хранилище. В отличие от бумажных носителей, электронные документы не портятся со временем, невозможно потерять часть листов.

Тем не менее, носители информации могут размагнититься или повредиться при использовании. Поэтому Правила (пп 2.30–2.35) требуют завести не меньше двух накопителей и хранить такие документы отдельно от бумажных дел. Каждые 5 лет архивариус должен проверять техническое состояние накопителя и при необходимости перезаписывать информацию. То же самое нужно сделать, если изменился формат воспроизведения. Например, в организации перешли на более современное оборудование.

]]>

Редактор: Наталья ТурашоваЕсли собирать каждую бумажку по бизнесу и бесконечно хранить, со временем потребуется отдельное помещение под архив. Но на самом деле постоянно хранить все бумаги не обязательно

---

Леонид Яковлев

Эксперт по праву

Поделиться

Поделиться

Поделиться

Если собирать каждую бумажку по бизнесу и бесконечно хранить, со временем потребуется отдельное помещение под архив. Но на самом деле постоянно хранить все бумаги не обязательно

---

Леонид Яковлев

Эксперт по праву

Поделиться

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые нельзя выбрасывать даже после того, как вы закрыли бизнес. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а от каких можно избавиться, и узнали, какие еще есть варианты.

Пока компания или ИП ведут дела с партнером, они хранят все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

Закрывающие документы: зачем они нужны и как их составить

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

• документов налогового учета;
• кадровых;
• бухгалтерских.

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Посмотреть сроки хранения документов в перечне

Можно выделить документы временного и постоянного хранения.

Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании или у ИП, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним завершили. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2022 года, а закончили работу в 2023 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2024 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых лет, чтобы учесть их в текущем году на ОСН или УСН «Доходы минус расходы». Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как бизнес перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

1 год	Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета
5 лет	Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции. Кассовые документы. Счета-фактуры. Налоговые декларации. Книга учета доходов и расходов
50 лет. Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года	Расчеты по страховым взносам
Постоянно	Устав, положения компании, протоколы собраний учредителей. Бухгалтерская (финансовая) отчетность. Документы о ликвидации компании

Кадровые документы

1 год	Правила внутреннего трудового распорядка
3 года	Графики отпусков
5 лет	Табели, журналы учета рабочего времени. Авансовые отчеты
45 лет	Документы о несчастных случаях на производстве
50 лет. Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года	Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников. Личные дела сотрудников. Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда. Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников
Постоянно	Штатное расписание
До востребования	Оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании или ИП в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

Как учет в бизнесе помог отследить воровство: история мастерских по ремонту очков

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.

Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.

Дальше можно передавать документы в архив.

Образец листа-заверителя

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности архивных документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти основные правила работы архивов небольшой организации или ИП может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Многие компании и ИП давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

А вот оцифровать все документы в компании или у ИП и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

• хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
• у компании или ИП должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
• соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
• проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в компании или у ИП изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Рассказываем об основных ошибках, которые допускают компании и ИП при хранении документов.

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания. Но учтите: даже со справкой документы надо будет восстановить, просто она поможет отсрочить исполнение требования налоговой о представлении бумаг.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию или ИП.

 

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Отсутствие документов бухучета	От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц.От 2500 до 5000 ₽ — для малых предприятий. От 5000 до 10 000 ₽ — для средних и крупных компаний	ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ
Грубое нарушение правил учета доходов и/или расходов и/или объектов налогообложения	10 000 ₽ за один налоговый период. 30 000 ₽ — более одного налогового периода	ст. 120 НК РФ
Непредставление налоговой инспекции сведений, необходимых для налогового контроля	200 ₽ за каждый непредставленный документ	п. 1 ст. 126 НК РФ
Непредставление документов в рамках встречной проверки контрагента	10 000 ₽ для ИП и юрлиц	п. 2 ст. 126 НК РФ
Непредставление или несвоевременное представление сведений о контрагенте в рамках его встречной проверки	5000 ₽. 20 000 ₽ — за повторное нарушение в течение года	п. 1 ст. 129.1 НК РФ
Нарушение правил хранения кадровых документов	От 1000 до 5000 ₽ — для ИП и малых предприятий. От 30 000 до 50 000 ₽ — для средних и крупных компаний	ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании или ИП могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы с истекшими сроками хранения по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет документы. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь. ИП, работающий без персонала, может обойтись без комиссии и сделать все сам.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

1. Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
2. Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.
3. Если не хотите следить за сроками и правилами хранения первичных бухгалтерских документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Что такое краудсорсинг и чем он полезен бизнесуС помощью краудсорсинга бизнес может использовать ресурсы, мнения и экспертизу посторонних людей, а еще собирать обратную связь о продуктахТоп-9 книг по дизайну для предпринимателей

Подборка книг, которая поможет лучше понимать вашего дизайнера

Апатия: как справиться с состоянием, когда ничего не хочется

Разбираемся с психологом и психотерапевтом, почему появляется апатия, когда пора бить тревогу и как помочь себе самостоятельно

Как справиться с паническими атаками

Разбираемся, почему возникают и как проявляются панические атаки, как помочь себе в моменте и в долгосрочной перспективе

Эмоциональный интеллект: зачем он нужен и как его развивать

Если уметь работать со своими и чужими эмоциями, будет проще справляться со стрессом, решать конфликты и работать в команде

18 способов справиться со стрессом

Собрали с психологом простые рабочие способы справиться с острым и хроническим стрессом

Все события бизнеса у вас в почте

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей

Подписываясь на дайджест, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Госдума освободила бизнес от налога на патенты, полученные безвозмездноДве трети фрилансеров теряли деньги из-за невнимательности при подписании договораКак Почта Банк призвали к ответственности за рассылку рекламы

Переводы доходов ИП на его личный счет могут подешеветь

В России заработал сервис государственных микрозаймов для бизнеса

 

Блиц: почему вы остаетесь предпринимателем, несмотря на трудностиВозможность приносить пользу, быть свободным, отвечать только перед собой и еще 12 причин вести бизнесКак работает производство светильников под Петербургом с оборотом 70 000 000 ₽

Герой ушел из найма, открыл свою компанию и стремится выйти на оборот 450 млн до конца 2023 года

«Быть гибким и продержаться в несезон»: как владелец сети веломагазинов решает проблемы бизнеса

Кирилл Остапенко начинал велобизнес с палатки у метро — теперь в сети 30 магазинов по всей России

 

]]>

Введение

Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее — Методические рекомендации) разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября 2015 г. № 073 по заказу Федерального архивного агентства.

Методические рекомендации разработаны в целях организации применения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее — Правила), утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 (зарегистрированы в Минюсте России 7 сентября 2015 г., № 38830) и являются документом методического характера, раскрывающим механизм выполнения нормативных положений, установленных Правилами.

Методические рекомендации призваны обеспечить работников архивов организаций необходимым инструментарием для осуществления деятельности по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архивах организации в соответствии с требованиями Правил.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями — источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее — организации). Положения Методических рекомендаций могут использоваться также другими государственными и негосударственными организациями при организации хранения образующихся в их деятельности архивных документов.

При подготовке Методических рекомендаций использован процессный подход, позволяющий рассматривать работу архива организации как комплекс последовательных и/или взаимосвязанных видов деятельности (процессов).

Несмотря на универсальность требований, закрепленных нормами Правил, их практическая реализация в архивах конкретных организаций может существенно различаться. Эти различия определяются рядом факторов: масштаб деятельности организации, наличие у нее территориально-удаленных структурных подразделений, является ли организация источником комплектования государственного (муниципального) архива, состав и объемы хранимой документации и др.

В случаях, обусловленных содержанием отдельных нормативных положений Правил, Методические рекомендации адресованы организациям, не являющимся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, что в тексте Методических рекомендаций оговаривается особо.

Отдельные положения Методических рекомендаций раскрывают особенности хранения, комплектования, учета и использования электронных архивных документов, хранящихся в архиве на физически обособленных носителях. Методические рекомендации не содержат положений относительно технологии работы с электронными документами в архиве организации при применении иных способов хранения электронных документов. Методические рекомендации также не содержат положений об организации хранения аудиовизуальных документов в связи с отсутствием соответствующих норм в Правилах.

По всему тексту Методических рекомендаций даются ссылки на соответствующие положения (пункты) Правил.

Описание архивных работ в Методических рекомендациях основано на процессном подходе, позволяющем установить порядок выполнения работ по организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архиве организации, требования к которым установлены Правилами. В результате реализации процессного подхода деятельность архива организации представлена как совокупность связанных между собой процессов (приложение № 1, приложение № 2).

Номер процесса в реестре процессов (приложение № 1) сохраняется за ним при описании выполнения данного процесса в тексте Методических рекомендаций и соответствует номеру раздела Методических рекомендаций.

В связи с тем, что в рамках процессного подхода важно было показать взаимосвязи процессов между собой начиная с поступления документов в архив организации и включения их в состав архивного фонда до организации использования документов в архиве и уничтожения документов с истекшими сроками хранения, порядок расположения разделов Методических рекомендаций отличается от структуры Правил (первым процессом в Методических рекомендациях является процесс «Комплектование архива организации документами»).

Методология процессного подхода предполагает не только последовательное описание конкретных видов работ по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве организации, но и графическое представление отдельных процессов. Для графического представления процессов была использована система условных обозначений (нотация1) ARIS (акроним от англ. Architecture of Integrated Information Systems), значение символов которой представлено в приложении № 3.

Термины и определения, используемые в Методических рекомендациях, соответствуют ГОСТ Р 7.0.8 -2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

1. Комплектование архива организации документами

Комплектование архива — это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Целью комплектования архива организации является создание и формирование архивного фонда организации, который подлежит хранению в архиве организации (п. 2.3. Правил).

В архив организации, в деятельности которой создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, поступают документы постоянного срока хранения, документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности ее структурных подразделений, подведомственных организаций и физических лиц2.

Правилами установлены сроки передачи в архив организации документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, документов по личному составу: не ранее, чем через год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве; для документов по личному составу государственных гражданских и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской или муниципальной службы — через 10 лет со дня увольнения (п. 4.1. Правил).

Комплектование архива документами является процессом, при правильном выполнении которого обеспечивается учет и хранение документов в архиве организации. Практически все составляющие его виды работ (процессы) начинаются в делопроизводстве структурных подразделений организации, однако требования к их выполнению и к получаемым результатам («выходам» процесса комплектования), определяются архивом организации и обусловлены теми видами работ, которые выполняются непосредственно в архиве организации. По этой причине все работы в рамках процесса комплектования рекомендуется проводить под непосредственным методическим руководством архива.

Процесс комплектования включает:

— проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

— оформление дел;

— передачу дел в архив организации.

Графическое изображение процесса 1. «Комплектование архива организации документами» представлено на схеме 01 приложения № 4.

1.1. Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Первым этапом, обеспечивающим выполнение процесса комплектования архива организации документами, является проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве (п. 4.3. Правил).

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации — это изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения и отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел организации (п. 4.10. Правил) и при подготовке дел к передаче в архив организации. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложения 21, 23, 24 Правил).

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия (далее — ЭК)3. В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее — ЦЭК) (п. 4.7. Правил).

Задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации определяются положением о комиссии, которое разрабатывается на основе соответствующих примерных положений об ЭК и ЦЭК, утвержденных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Основные задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации закреплены в п. 4.9. Правил. В состав ЦЭК (ЭК) в обязательном порядке включается руководитель архива (лицо, ответственное за архив), специалисты кадровой и финансовой служб, а также наиболее квалифицированные специалисты, знающие специфику деятельности организации, в количестве не менее трех человек. Состав ЭК и ЦЭК и положения о комиссиях утверждаются приказом руководителя организации (п. 4.8. Правил).

Положения, регламентирующие порядок проведения экспертизы ценности документов в организации, должны быть включены в инструкцию по делопроизводству организации.

Экспертиза ценности документов проводится в структурных подразделениях организации ежегодно (п. 4.11 Правил) сотрудниками подразделений при методической помощи службы делопроизводства и архива организации. Результаты экспертизы ценности согласовываются с ЦЭК (ЭК) организации.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации проводится отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; отбор документов, срок хранения которых истек, к уничтожению.

Если в организации структурные подразделения отсутствуют, экспертиза ценности проводится ЭК организации.

Экспертиза ценности электронных документов проводится в порядке, установленном для проведения экспертизы ценности документов на бумажном носителе. При проведении экспертизы ценности электронных документов дополнительно учитывается:

— подлинность электронного документа, наличие электронной подписи и положительного результата ее проверки;

— возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения;

— возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций электронных документов.

1.1.1. Составление, согласование, утверждение номенклатуры дел организации

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел является основой для формирования документального фонда организации (п. 2.2. Правил). Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел (п. 4.14., 4.15 Правил). Номенклатура дел используется для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (п. 4.16 Правил), актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

При принятии решения о передаче в архив организации документов со сроками хранения до 10 лет включительно номенклатура дел может быть использована в качестве документа, в соответствии с которым осуществляюется передача данной категории дел в архив организации и учет дел в архиве (п. 4.2. Правил).

Требования к составлению номенклатуры дел должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству организации.

Номенклатура дел организации может быть сводной и составляться из номенклатур дел структурных подразделений, коллегиальных, совещательных и иных органов (комиссий, комитетов, советов и др.) службой делопроизводства (п. 4.18 Правил).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется по установленной Правилами форме (приложение № 26 Правил) лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, согласовывается с ЭК структурного подразделения (при наличии) и подписывается руководителем структурного подразделения, после чего представляется в службу делопроизводства организации для формирования сводной номенклатуры дел.

Если структурные подразделения в организации отсутствуют, номенклатура дел составляется лицом, ответственным за делопроизводство в организации.

В конце каждого раздела номенклатуры дел предусматривается несколько резервных (свободных) индексов дел (два-три) для включения в течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел заголовков дел, не предусмотренных при разработке и утверждении номенклатуры дел. Включение в разделы номенклатуры дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения.

Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1 -го января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке.

Номенклатура дел организации (сводная номенклатура дел) составляется по установленной Правилами форме (приложение № 25 Правил), подписывается руководителем службы делопроизводства организации, визируется руководителем архива организации (лицом ответственным за архив), согласовывается ЦЭК (ЭК) организации и утверждается руководителем организации.

Организации — источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет4 после согласования номенклатуры дел с ЦЭК (ЭК) организации представляют ее на согласование экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (далее — ЭПК архивного учреждения) или государственных (муниципальных) архивов, согласно предоставленным им полномочиям (п. 4.18. Правил). На ЭПК архивного учреждения или в государственный (муниципальный) архив проект номенклатуры дел представляется в двух экземплярах на бумажном носителе (дополнительно один экземпляр номенклатуры дел может представляться в электронном виде). Один экземпляр проекта номенклатуры дел, согласованный ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом, возвращается в организацию.

В случае если ранее номенклатура дел не представлялась на согласование ЭПК архивного учреждения, к ней должна быть составлена историческая справка организации.

Согласованная с ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом, согласно предоставленным ему полномочиям, номенклатура дел в конце каждого года уточняется, при необходимости корректируется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Если в течение года в организации создается новое структурное подразделение, ответственный за делопроизводство этого подразделения должен в течение месяца подготовить номенклатуру дел данного подразделения и передать ее в службу делопроизводства для последующего представления на утверждение и включения в состав сводной номенклатуры дел.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы делопроизводства.

После утверждения номенклатуры дел изготавливается необходимое количество копий для использования в работе; служба делопроизводства организации направляет в структурные подразделения выписки соответствующих разделов номенклатуры дел. В электронном виде номенклатура дел организации может быть представлена на корпоративном внутреннем портале. Служба делопроизводства организации в течение года использует рабочий экземпляр номенклатуры дел (копия согласованного ЭПК и утвержденного руководителем организации экземпляра номенклатуры дел).

Разработка номенклатуры дел в организации проводится в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или иного уполномоченного им лица и состоит из нескольких этапов:

— разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации;

— выявление состава документов для составления номенклатуры дел;

— составление заголовков (наименований) дел;

— систематизация заголовков дел внутри раздела номенклатуры дел;

— индексация дел;

— определение сроков хранения дел.

1.1.1.1. Разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации

Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой, штатным расписанием или классификатором структурных подразделений.

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схемам и названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций или направлений деятельности организации.

Рекомендуется первым в номенклатуре дел располагать структурное подразделение, в котором откладывается нормативная правовая и организационно-распорядительная документация.

1.1.1.2. Выявление состава документов для составления номенклатуры дел

Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации, коллегиальных, совещательных и иных органов.

При наличии типовой или примерной номенклатуры дел для организаций определенного типа номенклатура дел разрабатывается на основе типовой (устанавливает типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом) или примерной номенклатуры дел (устанавливает примерный состав дел и носит рекомендательный характер) (п. 4.17. Правил).

В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях, положениями коллегиальных, совещательных и иных органах, штатным расписанием, регистрационно-учетными формами (картотеками, журналами и др.), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, законодательными и иными нормативными правовыми актами, типовыми и примерными номенклатурами дел.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел постоянно или временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации (например, дела ученых советов, диссертационных советов, методических, экспертных, контрольных комиссий и др.).

В номенклатуру дел вновь созданной организации или организации-правопреемника включаются заголовки незавершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

1.1.1.3. Составление заголовков (наименований) дел

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («материалы», «разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводные слова и сложные синтаксические обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, отражающих:

— название вида дела (переписка, журнал, дело и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.);

— название организации, структурного подразделения, коллегиального (совещательного или иного) органа, должностного лица — автора документа;

— название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

— краткое содержание документов дела;

— даты (период), к которым относятся документы дела;

— название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

— указание на копийность документов дела.

Конкретный состав элементов заголовка дела определяется характером и содержанием документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, справки, аналитические записки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, в заголовке дела они указываются обобщенно, например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.

Если переписка ведется с разными организациями, последние в заголовке дела не указываются, например:

Переписка об организации семинаров по повышению квалификации.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Федеральным архивным агентством о передаче документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, полугодие, год), на (за) который составлены планы (отчёты), например:

Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).

Годовой отчет о работе цехов по форме Б-38.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Если в дело помещаются копии документов, в заголовок дела включается отметка о копийности, например:

Штатное расписание общества и изменения к нему. Копии.

Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Изменения (уточнения) заголовка дела отражаются в рабочем экземпляре номенклатуры дел и на обложке дела.

1.1.1.4. Систематизация заголовков внутри раздела номенклатуры дел

В начале раздела номенклатуры дел рекомендуется располагать заголовки дел, содержащих в копиях организационно-распорядительные документы, нормативные правовые акты вышестоящих организаций, если они имеются, затем располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы организации (протоколы коллегиальных и совещательных органов, локальные нормативные акты, приказы, распоряжения, и др.). Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные документы в последовательности от наибольшего периода — к наименьшему (годовой план (отчет), полугодовой план (отчет), квартальный план (отчет) и т.д.). После плановой и отчетной документации следуют заголовки дел, включающих документы, отражающие основную деятельность структурного подразделения, коллегиального, совещательного или иного органа. Далее — переписка (сначала переписка с вышестоящей организацией и органами власти, затем с подведомственными организациями (при их наличии), после — переписка с иными организациями и гражданами). В конце раздела номенклатуры дел помещают заголовки регистрационно-учетных форм (картотек, журналов, книг и др.).

Заголовки дел, заведенных по географическому признаку, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий.

Электронные дела, формируемые в системе электронного документооборота, включаются в номенклатуру дел на общих основаниях. В графе «Примечание» номенклатуры дел делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде с указанием информационной системы (базы данных) — места текущего хранения электронных документов.

В графу 2 «Заголовок дела» номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей), (приложения № 25, 26 Правил).

Индексация дел

Индексы дел, включенных в номенклатуру дел, проставляются в графе 1 «Индекс дела». Индекс присваивается каждому делу, включенному в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из кода (цифрового или буквенно-цифрового) структурного подразделения, коллегиального или совещательного органа или направления деятельности организации, установленного классификатором структурных подразделений, утвержденной структурой или штатным расписанием организации, и отделенного от него дефисом порядкового номера заголовка дела в рамках раздела номенклатуры дел, например:

11-05, где:

11 — код структурного подразделения;

05 — порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел, соответствующем данному структурному подразделению.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, например:

02-03 (03-03, 04-03 и т.д.) Приказы по основной деятельности. Копии

Электронные документы систематизируются в информационной системе5 в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе. К индексу электронного дела в номенклатуре дел может добавляться литера «Э» (Электронное) или «ЭД» (Электронные документы). В конце номенклатуры дел (перед итоговой записью) рекомендуется указывать используемые при определении сроков хранения перечни документов и другие нормативные документы, а также полные наименования всех условных и сокращенных наименований.

1.1.1.5. Определение сроков хранения дел

Сроки хранения дел определяются по перечням (типовому, ведомственному или иному) с указанием сроков хранения, законодательным или иным нормативным правовым актам, по типовой или примерной номенклатуре дел (п. 4.17. Правил). Установленные сроки хранения документов переносятся в номенклатуру дел без изменений.

При выявлении в организации документов, срок хранения которых не предусмотрен типовыми или ведомственными перечнями документов, законодательными или иными нормативными правовыми актами, типовыми и примерными номенклатурами дел, предложения по установлению сроков их хранения представляются на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве в порядке, предусмотренном регламентом ее работы. ЦЭК (ЭК) организации может обратиться с предложениями по установлению сроков хранения в ЦЭПК при Росархиве самостоятельно или через ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Сроки хранения дел проставляются в графе 4 номенклатуры дел. Под сроком хранения в графе 4 указывается номер статьи по перечню, а также может указываться условное обозначение перечня (если их использовано несколько), который использовался при определении срока.

1.1.1.6. Составление итоговой записи номенклатуры дел

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел по форме, указанной в приложении № 25 Правил. В итоговой записи отдельно указывается количество заведенных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения на бумажном носителе и количество переходящих дел и дел с отметкой ЭПК. Для учета электронных дел рекомендуется составлять отдельную итоговую запись, в которой указывается количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) и их объем в Мб. Итоговая запись составляется с учетом данных, внесенных в графу 3 «Количество дел» и заполняется по завершении календарного года. В графе «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел (в том числе, электронных), о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению по истечении сроков их хранения, о месте хранения подлинников документов, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, передаются в архив организации, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи (приложение № 25 Правил).

Графическое изображение процесса 1.1.1 «Составление, согласование, утверждение номенклатуры дел организации» представлено на схеме 02 приложения № 4.

1.1.2. Отбор документов для передачи в архив организации и для выделения к уничтожению

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации проводится:

— отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив организации;

— отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно), подлежащих хранению в структурных подразделениях;

— отбор документов, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, не подлежащих постоянному хранению. Отбор документов постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения (типового, ведомственного) и номенклатуры дел организации.

В случае необнаружения дел, указанных в номенклатуре дел, осуществляется их розыск (см. п. 1.3. Методических рекомендаций).

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании просмотра заголовков дел. Одновременно с отбором документов, подлежащих передаче в архив организации, проверяется правильность формирования дел.

Формирование дела — это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Проверка правильности формирования дел проводится сотрудниками службы делопроизводства (архива) в присутствии лиц ответственных за делопроизводство (формирование дел) в структурных подразделениях.

Проверка правильности формирования дел проводится в соответствии с требованиями, установленными п. 4.20. Правил.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

— в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;

— дела формируются при централизованной форме организации делопроизводства — службой делопроизводства организации; при смешанной — службой делопроизводства организации и структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство) организации;

— документы постоянного и временного хранения помещаются в отдельные дела;

— в дело включается по одному экземпляру каждого документа (подлинник документа, созданного в организации, подлинник или копия поступившего в организацию документа, подлинник (при отправке документа только по факсу или в виде электронной копии) или копия исходящего документа);

— каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями;

— в дело включаются документы одного календарного года, исключения составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

— дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы могут быть расположены:

— по хронологии и порядку регистрационных номеров: входящие (поступающие) документы — по датам поступления, исходящие (отправленные) — по датам отправки;

— по алфавиту авторов или корреспондентов;

— по процессу рассмотрения вопроса.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся; приложения объемом свыше 250 листов выделяются в отдельный том, о чем в листе-заверителе дела в графе 1 делается отметка.

Распорядительные документы группируются в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями:

— правила, положения, инструкции, регламенты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами; если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела;

— приказы по основной деятельности включаются в дела отдельно от приказов по личному составу и приказов по административнохозяйственным вопросам;

— приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения (приказы по личному составу со сроками хранения 75 лет ЭПК или 50 лет ЭПК помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения 5 лет). Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), группировать в отдельные дела;

— поручения вышестоящих организаций и документы по их выполнению группируются в дела по датам поручений;

— утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы включаются в дела отдельно от их проектов;

— документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

— документы по заработной плате работников (лицевые счета, карточки-справки) группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий работников в пределах календарного года;

— обращения граждан (предложения, заявления, жалобы) и документы по их рассмотрению, по вопросам творческого характера, а также содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции помещаются в дела отдельно от обращений граждан по личным вопросам и вопросам оперативного характера; обращения граждан и документы по их рассмотрению помещаются в дело в алфавитном порядке (по фамилиям заявителей) или в хронологическом порядке (по датам обращений);

— переписка систематизируется в деле в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом по дате ответа, инициативные письма — по дате регистрации. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В ходе отбора документов для передачи в архив организации дублетные экземпляры, черновики, незаверенные копии документов и документы с временными сроками хранения изымаются из дел, проводится оформление дел, сведения о делах включаются в описи дел структурного подразделения и после чего дела передаются в архив организации.

Документы, не подлежащие хранению, выделяются к уничтожению.

Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выделенные из дел с отметкой «ЭПК» документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, присоединяются к соответствующим делам постоянного срока хранения или оформляются в самостоятельные дела, включаются в опись дел структурного подразделения, и передаются в архив организации. Остальные документы дел с отметкой ЭПК, не подлежащие хранению, выделяются к уничтожению. При включении их в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, отметка ЭПК в графе «Срок хранения» не указывается.

Графическое изображение процесса 1.1.2 «Отбор документов для передачи в архив организации и для выделения к уничтожению» представлено на схеме 03 приложения № 4.

1.2. Оформление дел

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, законченные делопроизводством, должны быть подготовлены к передаче в архив организации (п. 4.19 Правил).

Для подготовки к передаче в архив дела подлежат оформлению и описанию в соответствии с требованиями Правил (п. 4.19.).

Оформление дел для передачи в архив организации осуществляется в делопроизводстве сотрудниками службы делопроизводства или ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает выполнение следующих действий:

— подшивку или переплет документов дела;

— нумерацию листов дела;

— составление листа-заверителя дела (приложение № 8 Правил);

— составление внутренней описи документов дела (приложение № 27 Правил);

— оформление обложки дела (приложение № 28 Правил).

При подшивке (переплете) дела выполняются следующие действия:

— металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются;

— в начале дела, при необходимости, подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела; документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них (п. 4.21. Правил).

При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных документов (трудовых книжек, дипломов и др.), эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и формироваться в отдельное дело.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно — исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).

При подготовке к передаче в архив электронных документов каждое электронное дело записывается на два физически обособленных материальных носителя. Записи электронных дел на физически обособленных носителях должны быть абсолютно идентичными. На каждый электронный носитель оформляется вкладыш, на котором должно быть указано: индекс дела, заголовок дела по номенклатуре дел, крайние даты документов электронного дела, объем дела в Мб. Вкладыш помещается в футляр единицы хранения.

Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле, все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в соответствии с требованиями п. 4.22 Правил. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Если в нумерации листов дела допущено большое количество ошибок проводится их перенумерация.

При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется лист-заверитель дела (п. 4.23. Правил). Лист-заверитель составляется по установленной форме (приложение № 8 Правил).

В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, в том числе литерные номера листов и пропущенные номера листов (при наличии), через знак «+» (плюс) указывается количество листов внутренней описи.

В графах 1 и 2 листа-заверителя дела оговариваются особенности физического состояния и формирования дела:

— номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

— номера крупноформатных листов;

— номера конвертов с вложениями и количество вложений.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и др.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт в графе 1.

Для документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, индивидуальный учет которых вызван спецификой документов (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения, отчеты о НИР и др.), составляется внутренняя опись документов дела (п. 4.30. Правил).

Внутреннюю опись рекомендуется также составлять в делах постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по делопроизводству организации с учетом положений Правил и данных Методических рекомендаций.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе (листах) по установленной форме (приложение № 27 Правил), в которой указывается порядковый номер записи, регистрационный индекс документа, дата документа, заголовок, номера листов документа в деле и примечание.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты, при необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

Обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 28 Правил). Для обеспечения долговременной сохранности сведений, находящихся на обложке дела, рекомендуется оформлять обложку от руки чернилами.

На обложке дела указывается:

— наименование государственного (муниципального) архива (принимающего документы на постоянное хранение);

— полное официальное наименование вышестоящей организации при ее наличии (указывается над наименованием организации — источника комплектования в именительном падеже);

— полное официальное наименование организации — источника комплектования (указывается в именительном падеже);

— сокращенное наименование организации — источника комплектования, при его наличии (указывается в скобках после полного наименования);

— наименование структурного подразделения.

Если наименование организации в течение периода, охватываемого документами дела, изменилось или дело было передано в другую организацию, на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование данной организации или организации-правопреемника (прежнее название заключается в скобки) (п. 4.24. Правил).

Индекс дела, номер тома (части) переносится на обложку из номенклатуры дел.

Заголовок дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле. При необходимости в заголовок могут быть внесены уточнения.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости — заголовок каждого тома (части), например:

Перспективный план социально-экономического развития Московской области до 2017 года.

Том. 1. Промышленность.

Перспективный план социально-экономического развития Московской области до 2017 года.

Том 2. Сельское хозяйство.

В конце заголовков дел, содержащих копии документов, проставляется отметка «Копии». Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается (п. 4.26 Правил).

В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и др.), например:

Приказы №№ 1 — 188 общества по основной деятельности.

При заполнении строки «Крайние даты» на обложке дела указываются даты (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы, дата которых выходит за рамки крайних дат документов дела, под строкой «Крайние даты» делается запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». При составлении описей дел данная запись может указываться в графе Примечание.

Дата дела может не указываться на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты и другие документы, в заголовках которых отражаются даты или период, к которому относятся документы дела.

Датами дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола, составляющих дело, или даты утверждения (если протоколы утверждаются).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении дат дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца — словом, например: 9 мая 1998 года.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки. Дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком, например:

[не ранее 2014 г.];

[не ранее апреля — не позднее мая 2013 г.];

[неранее 24] июня 2015 г.;

17 [января] 2006 г.;

19 августа [2005 г.];

[25 сентября 2004 г.?].

Количество листов в деле проставляется на основании листа- заверителя дела.

Срок хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации после сверки его по типовому (ведомственному) перечню документов с указанием сроков их хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр на обложке дела проставляется в левом нижнем углу чернилами после включения дел в годовые разделы описей дел и после утверждения/согласования годовых разделов сводных описей дел ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждения руководителем организации (до этого архивный шифр проставляется карандашом) (п. 4.27. Правил).

1.3. Организация розыска недостающих дел

В случае отсутствия дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, числящихся по номенклатуре дел организации, сотрудниками службы делопроизводства (ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях) принимаются меры по их розыску.

Обнаруженные дела включаются в опись дел структурного подразделения. Если розыск дел не дал результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов (п. 4.32. Правил). Акт об утрате документов в делопроизводстве составляется по форме акта об утрате документов в архиве организации (приложение № 6 Правил).

При составлении акта в делопроизводстве графы 2, 3, а также информация о названии и номере фонда, запись о внесении изменений в учетные документы не заполняются.

Для составления акта об утрате дел в делопроизводстве должны быть предусмотрены графы: индекс дела по номенклатуре дел, заголовок дела, крайние даты, предполагаемые причины утраты документов.

Акт подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации.

Графическое изображение процесса 1.3. «Организация розыска недостающих дел» представлено на схеме 04 приложения № 4.

1.4. Передача дел в архив организации

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации (п. 4.33. Правил).

Передача дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу в архив организации проводится только по описям, составленным в структурных подразделениях (п. 4.31. Правил).

Опись дел структурного подразделения — учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

Порядок составления описей дел структурных подразделений устанавливается инструкцией по делопроизводству организации. Работа по составлению описей дел структурных подразделений выполняется лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях и работниками службы делопроизводства организации. Методическое руководство составлением описей дел структурных подразделений осуществляет архив организации.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

Описи дел структурных подразделений составляются на все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности (п. 4.11. Правил).

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, являются документами, по которым осуществляется передача дел в архив организации. На основе описей дел структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы описей дел, документов (п. 4.11. Правил).

Описи составляются отдельно на:

— дела постоянного хранения;

— дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

— дела по личному составу;

— дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и др.).

Отдельные описи составляются на электронные документы постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (п. 4.31. Правил).

В делопроизводстве описи дел структурных подразделений указанных категорий дел составляются на дела каждого структурного подразделения организации.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения № 23, 24 Правил) и представляются в архив не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве (п. 4.31.).

При наличии в структурных подразделениях неописанных дел за несколько лет по согласованию с архивом на них может составляться одна опись (внутри описи дела располагаются по годам их заведения).

Перед внесением заголовков дел в опись структурного подразделения проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации (п. 4.32. Правил).

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

— порядковый номер дела (тома, части);

— индекс дела (тома, части) в соответствии с номенклатурой дел;

— заголовок дела;

— крайние даты дела (тома, части);

— срок хранения дела (не проставляется в описи дел постоянного хранения);

— количество листов в деле (томе, части), для электронных дел — объем в Мб (приложение № 24 Правил);

— примечания.

При составлении описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования:

— каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

— порядок нумерации описательных статей в описи — валовый;

— систематизация дел в описи дел структурного подразделения соответствует их систематизации в номенклатуре дел организации, а номер описи структурного подразделения может состоять из кода структурного подразделения, соответствующего коду подразделения в номенклатуре дел, с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись, и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись, например:

описи дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу структурного подразделения, код которого 07, включенных в номенклатуру дел 2015 г., будут иметь номера: 7п-15, 7в-15 и 7 л/с-15;

— графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

— при внесении в опись дел нескольких дел с одинаковыми заголовками обозначение дел словами «то же» не допускается; одинаковые заголовки дел вносятся в опись полностью.

— графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и др.

В конце описи дел структурного подразделения вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи: наличие литерных или пропущенных номеров.

Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации.

При наличии в структурном подразделении организации экспертной комиссии структурного подразделения (далее — ЭК структурного подразделения), опись должна быть согласована с ЭК структурного подразделения. Решение ЭК структурного подразделения оформляется протоколом.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух-трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении, третий приобщается к протоколу заседания ЭК (при наличии в структурном подразделении ЭК).

Прием-передача дел в архив организации производится работником архива и работником структурного подразделения, при этом на всех экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи дел структурного подразделения указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, итоговая запись подписывается лицом, ответственным за архив, и работником структурного подразделения, передавшего дела. Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений (п. 4.34. Правил) по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях в двух идентичных экземплярах.

Опись электронных дел структурных подразделений составляется по установленной форме (приложение № 24 Правил).

Требования к составлению описи электронных дел аналогичны требованиям к составлению описи дел на бумажном носителе, за исключением следующих правил:

— в графе 6 описи электронных дел указывается объем в Мб;

— в итоговой записи описи электронных дел указывается объем в Мб;

— дела с одинаковыми заголовками вносятся в опись электронных дел полностью;

При передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

— формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A (п. 4.34 Правил);

— формирование в информационной системе описи электронных дел структурного подразделения;

— проверка архивом организации электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

— проверка воспроизводимости электронных документов;

— проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях);

— проверка наличия файла электронной подписи, которой был подписан электронный документ, и/или файла проверки электронной подписи.

Прием электронных документов в архив организации оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и их объем в Мб.

Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела.

При приеме на архивное хранение (при необходимости) электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица.

После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформляемые в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:

наименование организации (полное, сокращенное);

номер фонда;

номер описи электронных дел, документов;

номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

крайние даты документов электронного дела;

при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Описи дел структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации (лицо, ответственное за архив).

Если структурные подразделения в организации отсутствуют, то ответственный за делопроизводство в организации составляет сразу проект годового раздела описи дел организации.

Графическое изображение процесса 1.4. «Передача дел в архив организации» представлено на схеме 05 приложения № 4.

2. Хранение документов в архиве организации

Хранение документов — деятельность, обеспечивающая рациональное размещение и сохранность документов.

Процесс хранения документов включает:

— организацию хранения документов;

— обеспечение сохранности документов.

Графическое изображение процесса 2 «Хранение документов в архиве организации» представлено на схеме 06 приложения № 4.

2.1. Организация хранения документов

Организация хранения документов — совокупность действий, обеспечивающих условия для хранения и поиска документов в архиве, включает:

— систематизацию документов в архиве;

— предоставление помещения для архива;

— оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;

— обеспечение нормативных условий хранения документов.

2.1.1. Систематизация документов в архиве организации

Работы по подготовке дел к передаче в архив организации (выделение дел, подготовка описей дел структурных подразделений) ведутся с учетом схемы систематизации дел фонда.

Систематизация документов в архиве организации — группировка дел по признакам их содержания или (в некоторых случаях) формата и носителя.

Систематизация документов в архиве организации создает условия, необходимые для рационального размещения документов, а также для проведения операций по учету и поиску документов.

Архивные документы должны храниться в систематизированном виде в пределах фонда (п. 2.9. Правил).

Систематизация документов архивного фонда проводится работниками архива организации на основе общих положений, регламентирующих создание архивного фонда организации:

— документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд (п. 2.1. Правил);

— часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляют архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации (п. 2.3. Правил).

Организация, в деятельности которой образовался архивный фонд, является фондообразователем.

Определение фондовой принадлежности документов осуществляется работниками архива и проводится:

— при создании архива организации;

— при поступлении в архив документов, относящихся (возможно относящихся) к другому фонду (исходный документ — акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение № 20 Правил);

— при создании в архиве нового фонда (например, фонда документов известного деятеля науки, искусства, работавшего в организации, и др.);

— при реорганизации организации, смене формы собственности, изменении статуса и функций организации.

Определение принадлежности документов к конкретному архивному фонду основывается на следующих принципах:

— принадлежность документов к архивному фонду организации определяется по содержанию документов, реквизитам бланка, подписям, адресату, регистрационному штампу, резолюции и отметке о направлении документов на исполнение;

— входящие документы относятся к архивному фонду той организации, которой они получены;

— копии исходящих документов относятся к архивному фонду той организации, в которой созданы документы;

— внутренние документы относятся к архивному фонду той организации, в которой они созданы;

— дела, начатые в одной организации, а законченные в другой, относятся к фонду последней.

Документы организации, как правило, образуют один архивный фонд. Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:

— до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатной численности организации если это не повлекло за собой изменения целей и предмета деятельности организации;

— до и после изменения территориальных границ деятельности организации, если это не повлекло за собой коренного изменения ее статуса;

— в случае смены учредителя (п. 2.6. Правил), если это не повлекло за собой изменения целей и предмета деятельности организации.

Архивные документы организации составляют единый архивный фонд в случае временного прекращения деятельности организации, а затем ее восстановления с теми же функциями.

Архивные документы организации относятся к разным архивным фондам:

— в случае изменения собственника имущества организации (п. 2.6. Правил), в том числе, если смена собственника имущества организации связана со сменой учредителя;

— при расширении или сужении прав организации, которое влечет за собой коренное изменение ее статуса и создание новой организации.

Документы министерств СССР и РСФСР и документы федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, созданных после 1991 г., составляют разные архивные фонды. Разграничительная дата между ними устанавливается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов о конкретном органе исполнительной власти.

Документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, и документы предшествующих им советов народных депутатов республик, краевых, областных, автономных образований, а также районных и городских советов народных депутатов составляют разные архивные фонды; разграничительные даты между ними устанавливаются на основе соответствующих законодательных и иных нормативных правовых актов.

В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные делопроизводством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела передаются для окончания их исполнения организации-правопреемнику и включаются в документальный фонд последней.

Виды архивных фондов организации определены в п. 2.4. Правил.

Объединенные архивные фонды создаются, как правило, в организациях, имеющих подведомственные организации. Не допускается создание объединенных архивных фондов из документов органов представительной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации (субъектов Российской Федерации), а также из документов этих органов и документов избирательных комиссий по выборам органов представительной и исполнительной власти, если это не предусмотрено законодательством Российской Федерации и/или субъектов Российской Федерации.

Образование объединенных архивных фондов требует изменения архивных шифров дел (номеров фондов, описей), составления соответствующих учетных документов, размещения документов объединенного фонда в одном месте архивохранилища, а при необходимости и новой систематизации дел и пересоставления описей. Допускается учет документов организаций, входящих в объединенный архивный фонд, в отдельных описях.

Объединенный архивный фонд может образовываться не путем объединения существующих архивных фондов. Фонд может сразу формироваться как объединенный. В этом случае перешифровки и каких-либо других изменений не требуется.

Документы подчиненных организаций, передаваемые в архив руководящей организации, могут храниться не только в виде объединенного архивного фонда, но и как самостоятельные фонды.

Архивные коллекции могут поступать в архив в виде сложившихся документальных комплексов или же образуются в архиве из отдельных документов в целях создания условий для их хранения и использования.

Архивы федеральных органов исполнительной власти, а также других организаций, имеющих подведомственные организации, могут хранить несколько архивных фондов. Отдельные организации, подвергшиеся реорганизации с изменением характера и содержания основной деятельности, формы собственности и др., также могут хранить более одного фонда. Организации вправе выделять и отдельно хранить фонды, включающие документы работавших в организации деятелей науки, техники, культуры, искусства и др., созданные в период их работы в организации.

Хронологическими границами архивного фонда являются:

для архивного фонда организации — устанавливаемые на основе нормативных актов даты создания и ликвидации организации (при наличии нескольких актов об образовании организации принимается дата наиболее раннего из них);

для объединенного архивного фонда — даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда;

для архивного фонда известного деятеля, состоящего из документов, созданных им в процессе исполнения функций по должности, — даты самого раннего и самого позднего документа;

для архивной коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа (п. 2.8. Правил).

Для архивного фонда действующей организации дата завершения архивного фонда остается открытой.

После определения фондовой принадлежности дел, документов систематизация дел, документов осуществляется в пределах конкретного архивного фонда.

В пределах фонда единицей систематизации архивных документов является единица хранения — учетная и классификационная единица, представляющая собой совокупность документов или физически обособленный документ, имеющую/имеющий самостоятельное значение.

Единицей хранения в архиве организации является дело (электронное дело) (п. 3.3. Правил). В свою очередь, в пределах одного дела документы должны быть систематизированы и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов. Требования к формированию и оформлению дел содержатся в п. 4.19 — 4.26 Правил и в разделах 1.1.2. и 1.2. Методических рекомендаций.

Единицы хранения должны быть учтены в годовых разделах описей (п. 2.10 Правил). Систематизация единиц хранения в пределах фонда в большинстве случаев проводится на основе сочетания признаков систематизации:

— хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций. По этой схеме дела группируются по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — по структурным подразделениям организации;

— структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы — по времени их создания;

— хронологически-функциональная схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой; при этом группировка дел происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) организации, подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, финансирование, учет и отчетность и др.) или в соответствии с классификатором видов (направлений) деятельности самой организации;

— функционально-хронологическая схема также применяется по отношению к архивным фондам организаций с часто менявшейся структурой; при этом дела группируются сначала по функциям деятельности организации, а затем по хронологическому признаку;

— хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему архивным фондам, а также отдельным архивным коллекциям;

— хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются, как правило, для систематизации дел архивных фондов организаций, не имеющих структуры.

При систематизации единиц хранения необходимо иметь в виду следующее:

— дела относятся к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения);

— планы, отчеты, штатные расписания, номенклатуры дел, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; планы, охватывающие несколько лет, относятся к начальному году их действия, а отчеты за несколько лет — к последнему году отчетного периода;

— документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, трудовых договоров, соглашений к ним и других документов) включаются в опись документов по личному составу.

Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом работников, включаются в документальный (архивный) фонд получившей их организации.

На личные дела уволенных работников может составляться отдельная опись.

Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации. При необходимости личные дела могут систематизироваться по алфавиту фамилий работников, не принимая во внимание хронологию.

В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности — приказы о приеме на работу (зачислении в учебное заведение и др.), перемещении, увольнении (окончании учебного заведения и др.), трудовые договоры и соглашения об их изменении, личные карточки работников, лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, лицевые счета, карточки-справки по заработной плате. Личные дела и личные карточки уволенных работников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей (при объединении документов организации с документами подведомственных организаций), по хронологии их создания, по алфавиту названий и др. При этом документы отдельных организаций могут систематизироваться в соответствии с разными схемами, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации (п. 2.12. Правил).

Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов (п. 2.13 Правил). В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы тематические подгруппы, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации.

Результатом процесса систематизации документов фонда является схема систематизации дел архивного фонда — внутренний рабочий документ, который разрабатывается в архиве организации:

— при создании архива организации;

— при поступлении в архив документов другого фондообразователя.

Схема систематизации включает:

— номер фонда;

— виды составляемых описей (соответствуют выделяемым комплексам документов): опись дел, документов постоянного хранения; опись дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения; опись дел, документов по личному составу6 (в архиве организации могут выделяться и другие комплексы документов, требующие составления описи: например, научные отчеты);

— структуру каждой описи: выделяемые разделы и перечень включаемых видов документов.

Схема систематизации дел архивного фонда составляется на каждый фонд архива. Возможно (при необходимости) их объединение в общую схему.

Результаты систематизации единиц хранения в пределах фонда закрепляются при составлении описей дел, документов в архиве организации.

Графическое изображение процесса 2.1.1. «Систематизация дел в архиве организации» представлено на схеме 07 приложения № 4.

2.1.2. Предоставление помещения для архива организации

Предоставление помещения для размещения архивных документов — один из процессов, обеспечивающих условия рационального размещения документов и их сохранности.

Предоставление помещения для размещения архивных документов осуществляется на основании распорядительного документа руководителя организации о создании архива. Организацию процесса предоставления помещения для размещения архивных документов осуществляет руководитель архива (лицо, ответственное за архив) при участии административно-хозяйственной службы организации.

Процесс предоставления помещения для размещения архивных документов включает определение площади, выбор помещений архива организации и оснащение их оборудованием.

2.1.2.1. Определение площади и выбор помещений архива

Определение площади и выбор помещений архива осуществляется с учетом объема и состава архивного фонда (фондов) организации, а также с учетом возможности отдельного хранения электронных документов (п. 2.35. Правил). Расчет необходимой площади помещений производится с учетом установленных норм расположения стеллажей и их наполнения (п. 2.21. Правил).

Максимальный состав помещений архива устанавливается следующий:

архивохранилище;

помещение для приема и временного хранения документов;

помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств);

рабочие комнаты сотрудников архива организации, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы (п. 2.16. Правил).

Организации, не имеющие возможности выделить все указанные помещения, а также организации, имеющие архивные фонды небольшого объема, должны выделить помещение для архивохранилища и изолированные от него рабочие места для сотрудников архива или (если объем архивного фонда это позволяет) осуществлять хранение документов в специальном металлическом запирающемся на ключ и опечатываемом шкафу, исключающем доступ к документам посторонних лиц.

Архивохранилища не допускается размещать в подвальных помещениях и на верхних этажах здания.

Выбор помещений архива осуществляется с учетом требований, закрепленных в п. 2.16-2.19. Правил.

При выборе помещения для хранения электронных документов на обособленных носителях следует учитывать, что не допускается хранение электронных носителей с магнитным рабочим слоем в хранилищах с постоянными или переменными магнитным полем напряженностью более 400 А/м. Хранилища должны быть удалены от электродвигателей, трансформаторов, лифтового оборудования, других источников магнитных и электромагнитных полей.

2.1.2.2. Оснащение архивохранилищ специальным оборудованием

Оснащение архивохранилищ специальным оборудованием — процесс, обеспечивающий условия для размещения документов и их физической сохранности.

Процесс оснащения архивохранилища специальным оборудованием инициируется приказом руководителя организации о создании архива и исполняется руководителем и работниками архива, а также работниками хозяйственных служб, в пределах их компетенций.

Требования к оснащению архивохранилища специальным оборудованием изложены в п. 2.20., 2.21., 2.24. Правил. При оснащении архивохранилища оборудованием учитываются правила соблюдения противопожарного, охранного, температурно-влажностного и светового режимов, а также необходимость наличия специализированных средств размещения магнитных носителей (шкафов, боксов), в которых носители защищаются от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, и мест для установки компьютеров.

Не допускается хранение магнитных носителей на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные каркасы могут быть использованы при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление)7.

Хранилище электронных документов обеспечивается также первичными средствами хранения магнитных носителей (футлярами). Наиболее приемлемыми материалами для них являются такие виды пластмассы как полистирол, полипропилен и поликарбонат. Не следует использовать первичные средства хранения магнитных носителей из бумаги, картона, пенорезины, поливинилхлорида, целлюлозных видов пластмассы, высокопластифицированных материалов.

По результатам выделения помещения для архива и оснащения его необходимым оборудованием составляется акт приема помещений в эксплуатацию, который подписывается руководителем архива, представителем администрации, а также ответственным за противопожарную безопасность организации.

Графическое изображение процесса 2.1.2. «Предоставление помещения для архива организации» представлено на схеме 08 приложения № 4.

2.1.3. Обеспечение нормативных условий хранения документов

Обеспечение нормативных условий хранения документов (п. 2.15 Правил) включает:

— соблюдение противопожарного режима;

— соблюдение охранного режима;

— соблюдение нормативных температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов;

— обеспечение нормативных условий хранения электронных документов.

2.1.З.1. Соблюдение противопожарного режима

Противопожарный режим — правила поведения людей, порядок организации производства и (или) содержания помещений (территорий), обеспечивающие предупреждение нарушений требований пожарной безопасности и тушение пожаров.

Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности (п. 2.22. Правил)8.

Меры обеспечения пожарной безопасности архива должны быть изложены в специальном разделе инструкции о пожарной безопасности в организации9.

Соблюдение противопожарного режима включает:

— выбор для архивохранилища помещения, безопасного в пожарном отношении;

— оборудование архивохранилища средствами противопожарной защиты;

— ежедневное соблюдение противопожарного режима.

Ответственными за обеспечение пожарной безопасности организации является руководитель архива (лицо, ответственное за архив), а также лицо, ответственное за обеспечение пожарной безопасности организации в целом.

Для обеспечения пожарной безопасности устанавливаются следующие правила:

— архивохранилища должны размещаться в помещениях, изолированных от других помещений;

— помещение архива должно быть оборудовано средствами пожаротушения и пожарной сигнализацией;

— помещения архивохранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, по возможности иметь запасный выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов;

— электропроводка в архивохранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ;

— отделку помещений архивохранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества;

— в хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов; ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов;

— стеллажи и шкафы используются металлические; расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в п. 2.21 Правил;

— в хранилище устанавливается металлическая дверь, или дверь обивается изнутри металлическим листом.

Архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам.

Ежедневно по окончании работы архива ответственным за обеспечение пожарной безопасности проводится осмотр помещения в порядке, установленном инструкцией о мерах пожарной безопасности. Результаты осмотра отмечаются в журнале осмотра помещений.

При выявлении в ходе осмотра нарушений требований пожарной безопасности необходимо принять меры к их устранению. При невозможности самостоятельно устранить выявленные нарушения требований пожарной безопасности доложить об этом руководителю архива и сделать соответствующую запись в журнале осмотра помещений.

2.1.3.2. Соблюдение охранного режима

Соблюдение охранного режима включает:

— обеспечение помещений архива специальным оборудованием;

— установление охранного режима и его соблюдение.

Обеспечение помещений архива специальным оборудованием проводится в соответствии со следующими правилами:

— архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности; по завершении рабочего дня архивохранилища (специальные шкафы, где хранятся документы при отсутствии помещений архивохранилищ) опечатываются;

— окна помещений первого этажа должны быть оборудованы распашными запирающимися решетками, открывающимися наружу (п. 2.20 Правил);

— помещение должно быть оборудовано охранной сигнализацией.

Охранный режим устанавливается с учетом требований, изложенных в п. 2.23. Правил. Порядок соблюдения охранного режима устанавливается специальным разделом инструкции о соблюдении охранного режима для организации в целом или в специальной инструкции. При этом устанавливается порядок контроля доступа в архивохранилище и помещения архива, порядок их сдачи под охрану и снятия с охраны.

Ответственным за соблюдение охранного режима в архиве организации является руководитель архива (лицо, ответственное за архив) или лицо, ответственное за соблюдение охранного режима в организации в целом.

2.1.3.3. Соблюдение нормативного светового режима

Нормативный световой режим обеспечивается в процессе выбора помещения архивохранилища и его оборудования. Контроль за обеспечением светового режима проводит руководитель архива (лицо, ответственное за архив).

Обеспечение нормативного светового режима основывается на следующих правилах:

— архивные документы следует хранить в темноте;

— все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения;

— защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа;

— естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий; для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью;

— уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола — 20-50 люксов, на рабочих столах — 100 люксов (п. 2.24. Правил).

2.1.3.4. Соблюдение нормативного температурно-влажностного режима

Нормативный температурно-влажностный режим обеспечивается в процессе выбора помещения архивохранилища и его оборудования. Контроль за соблюдением температурно-влажностного режима обеспечивает руководитель архива (лицо, ответственное за архив). Конкретные операции по снятию показаний контрольно-измерительных приборов и записи их в журнал может осуществлять один из работников архива (лицо, ответственное за архив).

Обеспечение нормативного и температурно-влажностного режима основывается на требованиях, закрепленных в п. 2.25., 2.26. Правил.

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного воздуха: в кондиционируемых помещениях — не реже одного раза в неделю; в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха — 2 раза в неделю (п. 2.26. Правил).

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима.

При наличии в здании архива централизованной системы обеспечения температурно-влажностного режима в помещениях, где хранятся документы, контроль за его соблюдением осуществляется в автоматическом режиме (п. 2.26. Правил).

При выявлении нарушений температурно-влажностного режима работник архива сообщает об этом руководителю архива и вызывает специалиста хозяйственной службы для ликвидации неисправности. Меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима, также отражаются в журнале.

После ликвидации нарушения проверка температуры и относительной влажности воздуха проводится один раз в сутки (п. 2.26. Правил) в течение месяца.

Если нарушение температурно-влажностного режима было длительным (от трех суток и более) и сопровождалось повышением относительной влажности воздуха до 70-90%, после ликвидации неисправности принимаются меры по нормализации уровня влажности (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).

В журнале регистрации температурно-влажностного режима также отражаются результаты проверки правильности показаний контрольно-измерительных приборов. Проверка точности показаний контрольно-измерительных приборов должна проводиться не реже одного раза в три месяца специалистами соответствующих организаций.

Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещая их в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка).

2.1.3.5. Соблюдение нормативного санитарно-гигиенического режима

Нормативный санитарно-гигиенический режим обеспечивается в процессе выбора помещения архивохранилища и его оборудования. Контроль за обеспечением санитарно-гигиенического режима проводит работник архива.

Соблюдение нормативного санитарно-гигиенического режима включает:

— выбор помещения, соответствующего требованиям чистоты, проветриваемости и отсутствия насекомых и грызунов;

— осуществления работ по поддержанию санитарно-гигиенического режима.

Работы по поддержанию санитарно-гигиенического режима проводятся в соответствии со следующими правилами:

— помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли;

— в помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

— в помещениях архивохранилищ необходимо:

проводить систематическую влажную уборку;

не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок, связок с документами, шкафов, стеллажей;

обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков.

Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений силами работников архива, а при необходимости — силами соответствующих служб.

Проведение санитарно-гигиенических работ фиксируется в журнале.

В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты (п. 2.27., 2.28. Правил).

Графическое изображение процесса 2.1.3. «Обеспечение нормативных условий хранения документов» представлено на схеме 09 приложения № 4.

Обеспечение нормативных условий хранения электронных документов

Обеспечение нормативных условий хранения электронных документов помимо условий, перечисленных выше, включает (п. 2.30 Правил):

— создание в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

— обеспечение архива организации техническими и программными средствами воспроизведения, копирования, перезаписи и контроля физического и технического состояния электронных документов;

— обеспечение режима информационной безопасности электронных документов;

— обеспечение физико-технической сохранности носителей электронных документов;

— синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации;

— сохранение возможности доступа в архиве к архивным электронным документам, созданным в ранее использовавшемся программном обеспечении.

Работы по соблюдению нормативных условий хранения электронных документов проводят работники архива и подразделения IT-технологий

Ответственность за сохранность электронных архивных документов несет:

— при их хранении в архиве организации — руководитель архива (лицо, ответственное за архив);

— при их хранении в архивной части информационной системы организации — руководитель подразделения IT-технологий.

Обеспечение информационной безопасности электронных документов архива включает:

— обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации;

— обеспечение аутентичности, полноты, достоверности, целостности и неизменности информации, содержащейся в электронных документах, при осуществлении их перезаписи на другие носители.

Обеспечение физико-технической сохранности носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов включает:

— проведение не реже одного раза в 5 лет технического контроля физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов;

— проведение при выявлении изменений физического состояния носителей электронных документов по решению руководителя организации работы по перезаписи электронных документов на новые носители;

— проведение работ по перезаписи электронных документов в новые форматы при изменении форматов в результате преобразования программноаппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов;

— создание фонда пользования электронных документов.

2.2. Обеспечение сохранности документов

Обеспечение сохранности документов — система мероприятий, обеспечивающих сохранность документов, контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, во время их хранения в архиве и при передаче документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, а также поддержание и восстановление физического состояния документов.

Процесс обеспечения сохранности документов осуществляется работниками архива и включает:

— рациональное размещение документов в архивохранилище;

— топографирование;

— контроль за движением документов и их состоянием.

2.2.1. Рациональное размещение документов в архивохранилище

Рациональное размещение документов в архивохранилище создает условия для поиска документов и проверки их наличия. Требования к размещению документов в архивохранилище содержатся в пунктах 2.34 — 2.35 Правил. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

При размещении документов работник архива руководствуется правилами:

— все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилище на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов;

— документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах;

— дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные могут размещаться горизонтально;

— коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей;

— на коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи, крайние номера дел, размещенных в данной коробке, даты дел, находящихся в коробке, и номер коробки в пределах фонда;

— не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для хранения документов местах (п. 2.34., 2.35. Правил);

— документы постоянного хранения на бумажном носителе размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения (за исключением документов по личному составу) — в связках;

— документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов (п. 2.35. Правил).

Рекомендуется хранить электронные документы раздельно по видам электронных носителей, в разных коробках, боксах, ящиках, на разных полках шкафов.

Футляры с электронными носителями размещаются вертикально в контейнерах, ящиках специализированных шкафов или в коробках, боксах на полках стеллажей, шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы электронные носители можно было свободно помещать и доставать из ящика или коробки, бокса.

Электронные документы могут храниться на серверах, принадлежащих организации или арендуемых организацией.

2.2.2. Топографирование

Топографирование — разработка схемы расположения дел в архивохранилище путем нумерации мест хранения документов (помещений, стеллажей, шкафов и контейнеров), а также ведение топографических указателей.

Топографирование проводит работник архива.

Процесс топографирования опирается на схему систематизации документов фонда.

Результатом процесса является:

— схема размещения документов в архивохранилище;

— архивохранилище с пронумерованными стеллажами, шкафами и полками (при наличии нескольких архивохранилищ они также нумеруются);

— карточки постеллажного и пофондового указателя.

Топографирование служит для закрепления мест хранения документов и упрощения процесса поиска дел.

Требования к проведению топографирования закреплены в пунктах 2.36 — 2.38 Правил.

Топографирование проводится с учетом следующих правил:

— все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах — сверху вниз, слева направо (п. 2.36. Правил);

— в целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные (приложение № 1 Правил), а при большом количестве фондов — пофондовые (приложение № 2 Правил);

— постеллажные топографические указатели прикрепляются к стенке стеллажа (шкафа);

— пофондовые топографические указатели располагаются по номерам фондов и служат для определения места хранения конкретных дел;

— пофондовые топографические указатели допускается вести в виде электронной картотеки;

— изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях (п. 2.37., 2.38. Правил). В случае составления нового указателя старый остается на хранении для помощи в проведении розыска необнаруженных дел.

Графическое изображение процессов 2.2.1. «Рациональное размещение документов в архивохранилище» и 2.2.2. «Топографирование» представлено на схеме 10 Приложения № 4.

2.2.3. Контроль за движением документов и их состоянием

Контроль за движением документов и их состоянием включает:

— проверку наличия и состояния документов;

— установление порядка выдачи дел из хранилища;

— установление порядка действий в чрезвычайных ситуациях.

2.2.3.1. Проверка наличия и состояния документов

Проверка наличия и состояния документов архива организации проводится в целях:

— установления фактического наличия единиц хранения в соответствии с учетными документами;

— выявления и устранения недостатков в учете документов;

— выявления отсутствующих документов и организации их розыска;

— выявления и учета документов, требующих профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки;

— выявления и учета электронных документов, требующих перезаписи на новые электронные носители, устранения вредоносных компьютерных программ (п. 2.39. Правил).

Проверка наличия и состояния документов проводится комиссией или не менее чем двумя работниками. Исключение составляют архивы с небольшим фондом, имеющие единственного работника.

Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится не реже одного раза в 10 лет, электронных документов — не реже одного раза в 5 лет (п. 2.40. Правил).

Проверка наличия и состояния документов (схема 11 приложения № 4) проводится:

— в плановом порядке;

— при передаче дел на государственное хранение;

— после перемещения дел в другое помещение;

— после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел или после проникновения в архивохранилище посторонних лиц;

— при смене руководителя архива (лица, ответственного за архив) — а также по мере необходимости.

Проверка наличия и состояния документов в архиве организации проводится с соблюдением следующих правил:

— необходимо сохранять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах в соответствии с топографическими указателями; при изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях;

— запрещается внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись (неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки);

— запрещается в процессе проверки делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах.

Перед началом проверки наличия и состояния документов на бумажных носителях составляется лист проверки наличия и состояния дел в фонде, который заполняется проверяющими работниками архива непосредственно в ходе проверки и содержит записи обо всех выявленных несоответствиях. Лист проверки составляется на каждый проверяемый фонд и подписывается исполнителем. Лист проверки наличия и состояния дел может составляться на отдельные описи, если проверяемый фонд состоит из значительного количества описей.

Проверка наличия и состояния начинается с проверки соответствия одних и тех же показателей в разных учетных документах.

Затем проводится проверка соответствия количества дел в итоговых записях годовых разделов описей сведениям о количестве дел в листах фондов.

Процесс проверки заключается в просмотре конкретных единиц хранения.

В первую очередь проверяется правильность расположения дел согласно топографическим указателям. Неправильно размещенные дела сразу же помещаются на свое место.

В ходе проверки проводится сверка соответствия описательных статей описи с информацией на обложке дел, при этом может быть обнаружено:

— отсутствие дела, включенного в опись;

— наличие дел, не относящихся к определенному фонду;

— наличие неучтенных дел;

— ошибки в описательных статьях описей.

Дела, не внесенные в описи, изымают, работа с ними (включение в соответствующий годовой раздел описи) проводится после завершения проверки наличия и состояния дел. Дела, не относящиеся к фонду, также откладывают отдельно. Все выявленные в ходе проверки нарушения фиксируются.

Физическое состояние дел определяется путем визуального просмотра.

Выявленные дела с физическими повреждениями бумажного носителя (утрата частей документа, разрывы) откладываются отдельно.

Дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, изымаются с последующей изоляцией в целях предотвращения заражения других дел.

Все дела с выявленными дефектами рекомендуется регистрировать в картотеке учета физического состояния документов с указанием вида необходимой обработки. Карточки учета физического состояния документов являются рабочими документами; срок хранения карточек учета физического состояния документов временного хранения равен срокам хранения дел, в отношении которых они были составлены; для документов постоянного срока хранения — до передачи документов на хранение в государственный, муниципальный архив. Работы по копированию документов с выцветающим текстом, по реставрации документов, имеющих разрывы, и др. при отсутствии специальной лаборатории может проводить работник архива.

Дела, требующие дезинфекции и дезинсекции, должны подвергаться обработке немедленно; при отсутствии специальной лаборатории — приглашенными специалистами.

В конце каждой просмотренной описи дел, документов делается запись «ПРОВЕРЕНО», которая после составления акта проверки наличия и состояния документов дополняется датой и номером акта (пункты 2.41., 2.42. Правил).

Дела, выданные сотрудникам организации, в читальный зал и временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах (приложение № 4 Правил). В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву организации, неучтенных, также составляется соответствующий акт (приложение № 5 Правил). Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим деятельность архива (п. 2.43. Правил).

На обнаруженные в ходе проверки неисправимо поврежденные дела составляется акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение № 22 Правил). После рассмотрения актов ЭК (ЦЭК) организации и утверждения ее решения руководителем организации, неисправимо поврежденные документы снимаются с учета. Организации — источники комплектования представляют акт о неисправимых повреждениях документов, содержащий документы постоянного хранения, на согласование в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является организация, или в уполномоченный орган исполнительной власти.

По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 3 Правил) и производятся следующие действия:

— дела, не относящиеся к данному фонду, учитываются в описях дел, документов тех фондов, к которым они относятся, и размещаются на соответствующих местах;

— неучтенные дела обрабатываются и учитываются в соответствующих описях дел, документов;

— несоответствие описательных статей в описях данным на обложке дел устраняется внесением изменений в описи дел, документов;

— в случае выявленных расхождений содержания итоговых записей описей дел с фактическим содержанием описей дел составляются новые итоговые записи.

Листы проверки наличия и состояния дел в фонде нумеруются по порядку номеров в ходе проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки листы включаются в дело данного фонда. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива (см. раздел 3 «Учет документов в архиве организации»).

Графическое изображение процесса 2.2.З.1. «Проверка наличия и состояния документов» представлено на схеме 12 приложения № 4.

Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие дел и документов, информация о них вносится в картотеку учета необнаруженных дел и организуется их розыск.

Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки, проводится в течение одного года с момента выявления их отсутствия (п. 2.44. Правил). В этих целях рекомендуется:

— изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;

— организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в структурных подразделениях, в деятельности которых были сформированы необнаруженные дела, предварительно изучив описи дел этих структурных подразделений;

— проверить дела, находящихся рядом фондов;

— изучить документы в деле фонда: акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.

Найденные в итоге розыска дела возвращаются на место, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи работника архива.

При обнаружении в книге выдачи дел работникам организации, в книге выдачи дел в читальный зал или в книге выдачи дел во временное пользование другим организациям записи о выдаче дела, дело считается найденным, если срок его возврата не наступил. При обнаружении акта об уничтожении или о неисправимых повреждениях документа его дата и номер проставляются в карточке учета необнаруженных дел.

При необнаружении дел в течение года составляется акт об утрате документов (приложение № 6 Правил), который согласуется ЦЭК (ЭК) организации и утверждается руководителем организации или его заместителем (схема 13 приложения № 4). К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.

При необнаружении дел постоянного хранения организации-источники комплектования государственных (муниципальных) архивов представляют акт об утрате документов в соответствующий государственный (муниципальный) архив или в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела для принятия решения о снятии утраченных документов с учета и согласования. Согласованный акт об утрате документов утверждается руководителем организации, и утраченные документы подлежат списанию.

В акт об утрате документов в графу «предполагаемые причины отсутствия» вносятся сведения из карточки учета необнаруженных дел.

После завершения проверки наличия дел архивные коробки опечатываются с указанием даты проверки, фамилии работника, проводившего проверку.

Графическое изображение процесса «Организация розыска документов» представлено на схеме 14 приложения № 4. Все акты, составленные по результатам проверки наличия и состояния документов, хранятся в деле фонда.

Проверка наличия и состояния электронных документов архива организации проводится в целях:

— проверки правильности записей в учетных документах;

— установления фактического наличия носителей электронных документов;

— проверки физического состояния электронных носителей;

— оценки технического состояния электронных носителей;

— проверки наличия на конкретных носителях электронных дел в соответствии с описями;

— проверки аутентичности электронных документов.

Проверке подлежат все экземпляры единиц хранения электронных документов (в соответствии с п. 2.30. Правил в архиве организации хранится как минимум два экземпляра каждой единицы хранения электронных документов — основной и рабочий).

В начале проверки наличия и состояния электронных документов проводится выверка учетных документов, которая включает:

— установление полноты состава и содержания учетных документов на проверяемые единицы хранения электронных документов;

— сверку сопоставимых показателей по описям электронных дел, листу фонда, книге учета поступления и выбытия дел, документов;

— уточнение порядка нумерации единиц хранения (по годовым разделам описи дел электронных документов) и соответствия нумерации итоговым записям к годовым разделам описей;

— проверку правильности составления итоговых записей к годовым разделам описей;

— проверку соответствия записей в учетных документах о движении единиц хранения находящимся в деле фонда документам, подтверждающим это движение

Для электронных документов на физически обособленных материальных носителях проверяется физическое состояние носителей.

В первую очередь проверяется:

— состояние первичных средств хранения электронных носителей (коробок, футляров). Проверяется наличие трещин, деформаций, разрушения, наличие и качество надписей на вкладышах и др.;

— наличие запыления и загрязнения поверхностей электронных носителей;

— наличие влаги на поверхностях электронных носителей;

— физическое состояние рабочей поверхности и корпусов электронных носителей (выявление механических повреждений и деформаций, расслоения, пузырения, изменения цвета, наличие царапин, проколов и т.п.);

— наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы воздействия химически агрессивных веществ).

В случае, если установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архивом организации предпринимаются действия по перезаписи электронных документов на новые носители (миграции) (п. 2.32. Правил). При этом системой должна быть предусмотрена фиксация факта перезаписи документов на новый носитель в соответствующем протоколе.

При проверке технического состояния электронных носителей:

— устанавливается соответствие характеристик электронного носителя сведениям, содержащимся в описи и других учетных документах;

— проводится проверка на наличие вредоносных компьютерных программ;

— проводится проверка воспроизводимости всех электронных документов на оборудовании архива.

При нарушении воспроизводимости электронных документов, а также в случае изменения программно-аппаратной среды информационной системы архива организации, производятся работы по перезаписи электронных документов в новые форматы (конвертирование) (п. 2.32. Правил) с соблюдением требований п. 2.31 Правил. Данные работы могут быть осуществлены совместно с работниками структурного подразделения организации, отвечающего за функционирование соответствующей информационной системы.

Электронные носители, на которых электронные документы оказались невоспроизводимыми или содержащими вредоносные компьютерные программы, помещаются отдельно от остальных документов. Если проверка проводилась при передаче электронных документов в архив организации, носители, на которых электронные документы оказались невоспроизводимыми или содержащими вредоносные компьютерные программы, возвращаются в структурное подразделение организации, из которого поступили.

По итогам проверки физического и технического состояния электронных документов на физически обособленных материальных носителях на обороте вкладыша единицы хранения (п. 4.34. Правил) ставится штамп о ее проведении с указанием даты проверки, фамилии работника, проводившего проверку, названия и версии программного обеспечения, с помощью которого проводилась проверка технического состояния электронного носителя.

В случае обнаружения дефектов составляется акт выявления вредоносных компьютерных программ в документах на электронных носителях и предпринимаются меры для скорейшего удаления вредоносных программ или замены неисправимо поврежденного экземпляра единицы хранения, миграции электронных документов на другие носители. Если вредоносная компьютерная программа обнаружена лишь в одном из экземпляров электронных документов (основном или рабочем), зараженный экземпляр замещается копией, изготовленной с незараженного экземпляра, после чего поврежденный экземпляр носителя уничтожается. Если заражены оба экземпляра электронного документа, проводится работа по удалению вредоносной компьютерной программы с помощью антивирусной программы.

Если вредоносную компьютерную программу удалить не удается, электронный документ признается неисправимо поврежденным и принимается решение о его уничтожении с учетом ценности зараженного документа и степени опасности диагностированного «вируса».

На неисправимо поврежденные электронные документы составляются заключения технических специалистов о невозможности их восстановления. Дальнейшее документальное оформление неисправимо поврежденных электронных документов осуществляется в том же порядке, как и документальное оформление утраты документов (см. схему 13 приложения № 4).

После проведения работ по определению физического и технического состояния носителей электронных документов проверяется соответствие состава и содержание электронных дел описям электронных документов, для чего сверяется фактическое наличие записей на диске с записями описи электронных документов.

Проверка наличия и состояния электронных документов включает проверку аутентичности электронных документов в целях проверки возможного несанкционированного использования электронных документов и внесения в них изменений.

Все выявленные в ходе проверки дефекты и несоответствия фиксируются. По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния электронных документов.

2.2.3.2. Порядок выдачи дел из архивохранилища

Порядок выдачи дел из архивохранилища устанавливается руководителем архива (лицом, ответственным за архив) и закрепляется в соответствующем локальном нормативном акте. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив), руководителя структурного подразделения (п. 2.45 Правил).

Дела из архивохранилища выдаются работником архивохранилища работнику читального зала, через которого осуществляются взаимодействие с пользователями. Архивы с небольшим объемом архивного фонда и штатом, включающим 1-2-х работников, обычно не имеют читального зала. В таком случае работник архива (лицо, ответственное за архив) выдает документы непосредственно пользователям.

Документы выдаются из архивохранилища:

— во временное пользование работникам структурных подразделений организации, в т. ч. через читальный зал архива;

— судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;

— во временное пользование сторонним организациям;

— для проведения архивных работ с документами работникам архива организации (копирования, реставрации, переплета и др.).

Требования к срокам выдачи документов из архивохранилища закреплены в п. 2.45. Правил.

Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов:

— выдачи дел работникам организации;

— выдачи дел в читальный зал;

— выдачи дел во временное пользование другим организациям.

Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом о выдаче дел во временное пользование (приложение № 10 Правил), который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи заверяются печатями организаций. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в архиве организации, выдававшей дела.

Направление на копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Из архивохранилища выдаются только полностью оформленные (см. раздел 1.2. Методических рекомендаций) и внесенные в описи дела.

На место выданного дела подкладывается карта-заместитель дела.

При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица. Верность копий электронных документов, изготовленных на бумажном носителе, свидетельствуется в установленном порядке (п. 2.47. Правил).

В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов оформляется актом и разрешается только по специальным пропускам (п. 2.23. Правил).

Документы из архивохранилища не выдаются в случаях:

— наличия фонда пользования;

— неудовлетворительного физического состояния документов (п. 2.48., 5.20 Правил);

— ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации;

— отсутствия научного описания и технического оформления документов.

Требования к порядку выполнения работ при выдаче документов из архивохранилища закреплены в п. 2.47. Правил.

Графическое изображение процесса 2.2.3.2. «Порядок выдачи дел из архивохранилища» представлено на схеме 15 приложения № 4.

2.2.3.3. Установление порядка действий в чрезвычайных ситуациях

В целях установления порядка работы по обеспечению сохранности архивных документов в чрезвычайных ситуациях, в организации разрабатываются планы соответствующих мероприятий и другие нормативные документы, с которыми должны быть ознакомлены работники архива организации (п. 2.49. Правил).

3. Учет документов в архиве организации

Учет архивных документов — это определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

Единицами учета архивных документов являются:

— архивный фонд;

— единица хранения — дело, в том числе, электронное дело (п. 3.3. Правил).

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы (п. 3.1. Правил).

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 19, п. 1) учет документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации является обязательным, его порядок должен соответствовать требованиям, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела.

На основе учетных документов архив организации — источника комплектования государственного (муниципального) архива предоставляет в государственный (муниципальный) архив сведения об объеме и составе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (п. 3.2 Правил).

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации — источнике комплектования государственного (муниципального) архива по установленной форме составляется паспорт архива организации (п. 3.12. Правил).

Учет документов основывается на принципах:

— централизации (учет и сохранность учетных документов осуществляется специально выделенным сотрудником (сотрудниками — при наличии нескольких хранилищ);

— унификации (применение единых единиц учета);

— преемственности (применение единых форм учета на всех стадиях работы, начиная со стадии делопроизводства);

— динамичности (своевременное внесение данных в учетные документы);

— системности (обеспечивается взаимосвязью и взаимодополняемостью учетных данных различных учетных документов);

— полноты и достоверности (обеспечивается взаимопроверкой внесения одинаковых учетных данных в различные учетные документы).

Учет как вид деятельности представляет собой ведение учетных документов в соответствии с требованиями, установленными Правилами.

Архивом организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы (п. 3.5., 3.6. Правил), представляющие собой комплекс взаимосвязанных документов, содержащих сведения о количестве и составе архивных документов организации, а также об их изменении. Состав и формы основных учетных документов определены п. 3.6 Правил. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно, это могут быть карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др., в том числе самостоятельно разработанные учетные документы. Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном носителе и/или в электронной форме.

Учетные документы архива организации, кроме описей дел, документов являются внутренними документами архива и пользователям не выдаются (п. 3.14. Правил).

Учетные документы хранятся в сейфах или металлических шкафах архивохранилища. Архив организации может также вести учет архивных документов с применением информационных технологий (п. 3.13. Правил).

Для организации и ведения учета архивных документов в архиве организации могут разрабатываться локальные нормативные акты.

Выделяется несколько процессов, при выполнении которых ведутся соответствующие учетные формы:

— учет поступления дел — книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11 Правил), лист фонда (приложение № 13 Правил);

— учет количества и состава дел — описи (годовые разделы описей) дел, документов (приложения № 14-18 Правил);

— учет количества и состава описей дел — реестр описей (приложение № 19 Правил);

— учет количества и состава фондов — список фондов (приложение № 12 Правил);

— учет изменений в количестве и составе документов фонда — лист фонда (приложение № 13 Правил);

— учет выбытия дел — книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11 Правил), лист фонда (приложение № 13 Правил);

— ведение дела фонда;

— учет использования документов.

В графическом виде ведение основных учетных документов в архиве организации представлено на схеме 16 приложения № 4.

3.1. Учет поступления дел

Учет поступления дел в архиве организации ведется:

— по книге учета поступления и выбытия дел, документов;

— по листу фонда.

Основанием для внесения первичных данных о поступлении дел в книгу учета поступления и выбытия дел, документов являются (п. 3.15. Правил):

— описи дел, документов структурных подразделений (приложения № 23, 24 Правил);

— номенклатура дел организации — при отсутствии описей дел (приложение № 25 Правил);

— акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение № 5 Правил);

— акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение № 20 Правил).

Основанием для внесения данных в лист фонда при первом поступлении дел фонда в архив организации являются:

— годовой раздел описи дел (приложения № 14-18 Правил);

— акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение № 20 Правил).

Графическое изображение процесса 3.1. «Учет поступления дел» представлено на схеме 17 приложения № 4.

В книге учета поступления и выбытия дел фиксируется факт каждого поступления (первичного и повторного) дела в архив организации (п. 3.7. Правил). Каждой записи присваивается порядковый номер в валовой последовательности в пределах отчетного года (графа 1). При этом каждое поступление получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких фондов. При поступлении дел из нескольких фондов данные по каждому фонду записываются с новой строки за тем же порядковым номером.

Датой поступления документов является дата фактической передачи дел в архив организации (графа 2).

В графе 3 указывается наименование структурного подразделения, из которого переданы документы в архив организации. Если документы передаются из другой организации (в случае ее ликвидации или реорганизации), указывается полное наименование этой организации.

Название и реквизиты документа (номер, дата), по которому в архив организации поступили документы, указываются полностью (графа 4).

При первичном поступлении дел в архив номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел, документов (графа 5) после присвоения ему номера по списку фондов (п. 3.8. Правил).

При повторном поступлении в архив дел фонда, номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел, документов по ранее присвоенному ему номеру в списке фондов.

В графе 6 проставляют крайние даты дел, включенных в опись структурного подразделения или в опись, передаваемую организацией вместе с архивными документами по акту приема-передачи (приложение № 20 Правил). При поступлении неописанных документов, крайние даты которых не определены, эта графа не заполняется.

В графе 7 указывается вид носителя (БН — бумажный носитель, ЭД — электронный носитель).

В зависимости от сроков хранения документов при передаче документов в архив заполняется одна из граф: 8, 9 или 10, где отдельно фиксируется количество поступивших описанных дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу.

При поступлении неописанных документов, их количество фиксируется в графе 14 (при этом графы 8 — 10 остаются незаполненными). Порядок заполнения графы 14 книги учета поступления и выбытия дел, документов соответствует порядку заполнения соответствующих граф раздела 1 «Учет неописанных документов» листа фонда (раздел 3.5. Методических рекомендаций).

По завершении года в книге учета поступления и выбытия дел подводится суммарный итог поступивших дел и отдельно — по делам на различных носителях (бумажных, электронных, аудио, видео).

Общая итоговая годовая запись по поступлению и выбытию дел заверяется подписью работника архива, ответственного за ведение учетных документов, подписью руководителя архива и датируется. Датой итоговой годовой записи является дата ее подписания руководителем архива (лицом, ответственным за архив).

Если организация имеет сложную структуру, то записи о поступлении документов в книге учета поступления и выбытия дел, документов могут вестись по каждому структурному подразделению.

На титульном листе книги учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11 Правил) указываются:

— полное официальное наименование организации;

— название архива (если архив является структурным подразделением организации, то перед наименованием организации добавляется слово «архив»), например:

Акционерное общество «Светосервис»

Архив Акционерного общества «Светосервис»

Если архив не является структурным подразделением организации, то название может быть следующим:

Государственная корпорация по атомной энергии «′Росатом»

(Госкорпорация «Росатом»)

Частное учреждение «Центральный архив атомной отрасли Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом»

(ЧУ «Центратомархив»)

Если функции архива в организации возложены на другое структурное подразделение (например, отдел документационного обеспечения управления) или конкретное должностное лицо (делопроизводителя, бухгалтера, специалиста по кадрам и т.п.), то графа «название архива» не заполняется.

— название учетного документа (Книга учета поступления и выбытия дел, документов);

— № тома книги учета поступления и выбытия дел, документов;

— дата начала и дата окончания ведения книги учета поступления и выбытия дел, документов (дата окончания может быть проставлена лишь в случае ликвидации организации). Если книга учета поступления и выбытия дел, документов имеет тома, то каждый завершенный том должен иметь две крайние даты: начала и окончания ведения тома и книги.

Пример заполнения книги учета и выбытия дел, документов приведен в приложении № 9.

3.2. Учет количества и состава дел

Учет количества и состава дел осуществляется путем составления в архиве организации описей (годовых разделов описей) дел, документов (п. 3.10., 5.5., приложения № 14 — 18 Правил) на основе описей дел структурных подразделений (п. 4.31., приложения № 23, 24 Правил). Описи дел структурных подразделений хранятся в архиве организации в течение трех лет после утверждения ЭПК (ЭК) годового раздела описи.

Описи дел, документов в архиве организации предназначены для поединичного и суммарного учета единиц хранения; закрепления порядка систематизации единиц хранения; учета изменений состава и объема архивных документов, включенных в опись дел.

В архиве организации описи ведутся отдельно на дела постоянного хранения, по личному составу, временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложения № 14, 15, 16 Правил). Данные о документах за определенный год, поступившие в архив организации, составляют годовой раздел описи дел, документов.

Годовые разделы описей электронных дел, документов составляются на электронные дела постоянного срока хранения и на электронные дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложения № 17, 18 Правил) на основе описей электронных дел структурных подразделений (п. 4.34., приложение № 24 Правил).

Первоочередной задачей архива организации является составление годовых разделов описей дел постоянного срока хранения, в том числе электронных, с целью обеспечения их сохранности и последующей передачи в государственный (муниципальный) архив.

Составление годового раздела описи дел, документов включает в себя: оформление реквизитов заголовочной части и фиксацию учетных данных в описательной части описи.

К реквизитам заголовочной части годового раздела описи дел относятся:

— полное (и в скобках сокращенное) официальное наименование организации (если в опись включаются документы за период, когда организация имела иное название, в заголовочной части описи указывается наименование организации, составившей и утвердившей годовой раздел описи);

— номер фонда (№ 1 — для архива, хранящего один фонд; в архивах организаций, хранящих дела более чем одного фонда, номер фонда присваивается по списку фондов (п. 3.8. Правил, раздел 3.4. Методических рекомендаций); в архивах организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов проставляется номер фонда, который присвоен ему государственным (муниципальным) архивом в момент первого утверждения (согласования) описей (годовых разделов описей) с ЭПК архивного учреждения);

— номер описи дел, документов в соответствии с листом фонда (п. 3.10. Правил);

— год, за который дела вносятся в раздел;

— гриф утверждения руководителем организации.

Названиями разделов в годовых разделах описей дел, документов могут выступать названия структурных подразделений организации (в случае переименования структурного подразделения используется последнее наименование в году), названия функциональных направлений деятельности организации, наименования авторов документов или иное, согласно принятой в архиве организации схеме систематизации (принципов систематизации) архивных документов (п. 2.9. — 2.11 Правил).

Описательные статьи (описательная статья — заголовок дела с относящимися к нему сведениями) годовых разделов описей дел нумеруются в валовом порядке (графа 1), нумерация каждого последующего годового раздела будет начинаться с числа, следующего за тем, которым закончилась нумерация предыдущего раздела.

Пропущенные при составлении годового раздела описи заголовки дел при их незначительном количестве включаются в соответствующий годовой раздел описи под литерными номерами в соответствии со схемой систематизации. Если количество изменений существенно, то годовой раздел пересоставляется или к нему составляется дополнительная опись. После утверждения (согласования) годовых разделов описей дел, документов, внесение в них изменений возможно только после принятия соответствующего решения ЭПК архивного учреждения.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел в зависимости от вида документа либо по дате заведения (например, для таких документов, как программа развития, перспективный план на несколько лет и т.п.), либо по дате завершения (например, для переходящих дел).

Закрепление за каждым делом в годовом разделе описи дел самостоятельного индивидуального порядкового номера, который является номером единицы хранения в архиве организации и включается в архивный шифр, обеспечивает поединичный учет единиц хранения в архиве организации.

Содержание описательных статей описи дел, документов должно точно соответствовать сведениям, вынесенным на обложки дел (приложение № 5).

Графа «Примечание» предназначена для отметок о выбытии дел, особенностях физического состояния дел и др.

При внесении в годовой раздел описи подряд одинаковых заголовков дел все заголовки дела записываются полностью, не допускается применение формулировки «То же» (при автоматизированном ведении описи дел поиск по таким заголовкам невозможен).

Суммарный учет единиц хранения достигается путем оформления итоговой записи к каждому годовому разделу описи дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается:

— фактическое количество единиц хранения, включенных в годовой раздел;

— первый и последний номера единиц хранения;

— особенности нумерации: литерные и пропущенные номера (для годовых разделов описей электронных дел указывается общий объем записей в Мб).

Пример итоговой записи к годовому разделу описи дел:

+————————————————————————+

¦                                                                       ¦

¦В данный раздел описи внесено 25 (двадцать пять) __________________дел,¦

¦                                    (цифрами и прописью)               ¦

¦с N 19 __________________ по N 43 _______________________, в том числе:¦

¦литерные номера: 21а __________________________________________________¦

¦пропущенные номера: 39 ________________________________________________¦

¦                                                                       ¦

+————————————————————————+

Пример итоговой записи к годовому разделу описи электронных дел:

+————————————————————————+

¦                                                                       ¦

¦В данный раздел описи внесено 12 (двенадцать)_____________________ дел,¦

¦                                           (цифрами и прописью)        ¦

¦с N 24 (двадцать четыре)______ по N 35 (тридцать пять) ________________¦

¦          (цифрами и прописью)            (цифрами и прописью)         ¦

¦объемом 5____________________________ Мб.                              ¦

¦                                                                       ¦

+————————————————————————+

Итоговую запись к годовому разделу описи дел подписывает составивший ее работник, ответственный за ведение учетных документов архива организации и руководитель архива (лицо, ответственное за архив). Если итоговую запись к годовому разделу описи дел составлял руководитель архива (лицо, ответственное за архив), то он подписывает итоговую запись два раза, как установлено формой учетного документа.

Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись (п. 3.10 Правил).

В архив организации могут поступить или могут выбыть дела, относящиеся к уже составленному и оформленному годовому разделу описи дел. В этом случае после внесения записей о поступлении или выбытии дел составляется новая итоговая запись. В архивах организаций — источников комплектования государственных (муниципальных) архивов описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения составляются не менее чем в четырех экземплярах (3 — на бумажном носителе, 1 — в электронном виде) и подлежат согласованию ЦЭК (ЭК) организации.

Согласованные с ЦЭК (ЭК) организации описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения передаются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения для утверждения.

После утверждения ЭПК архивного учреждения описей (годовых разделов описей) дел постоянного хранения они утверждаются руководителем организации.

В государственный (муниципальный) архив передается два экземпляра описей (годовых разделов описей) дел постоянного хранения на бумажном носителе и один в электронной форме в качестве рабочего экземпляра (п. 5.5. Правил). Один экземпляр годового раздела описи дел постоянного хранения на бумажном носителе остается в архиве организации.

После утверждения годовых разделов описей дел внесение в них изменений допускается только после принятия соответствующего решения ЭПК архивного учреждения.

Описи (годовые разделы описей) дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения составляются не менее чем в двух экземплярах.

Описи (годовые разделы описей) дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат согласованию ЦЭК (ЭК) организации, после чего утверждаются руководителем организации. Годовые разделы описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения в государственный (муниципальный) архив не передаются.

Описи (годовые разделы описей) дел по личному составу составляются:

— не менее чем в 4-х экземплярах (3 — на бумажном носителе, 1 — в электронной форме) — в архивах организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов;

— не менее чем в 3-х экземплярах — в архивах организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Описи (годовые разделы описей) дел по личному составу также согласовываются ЦЭК (ЭК) организации, а затем передаются на согласование ЭПК архивного учреждения, после согласования ЭПК архивного учреждения утверждаются руководителем организации.

В государственный (муниципальный) архив передается один экземпляр описи по личному составу на бумажном носителе и один в электронной форме в качестве рабочего экземпляра (п. 5.5. Правил).

Описи (годовые разделы описей) дел, документов представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения не позднее, чем через три года после завершения в делопроизводстве дел, включенных в раздел описи.

Решение о том, в каком формате, на каком носителе и каким способом будет предоставлен рабочий экземпляр описи в электронной форме, принимается совместно передающей и принимающей стороной, с учетом характера предполагаемых работ с экземпляром.

Графическое представление составления годовых разделов описей дел, документов представлено на схеме 18 приложения № 4.

В учетные данные годовых разделов описей дел вносятся изменения в следующих случаях:

— по результатам проверки наличия и состояния архивных документов (при обнаружении неучтенных дел, утраченных дел (п. 2.39. — 2.44. Правил);

— по результатам проведения экспертизы ценности документов и выделения дел к уничтожению;

— при передаче архивных документов на постоянное хранение;

— при ликвидации организации и передаче документов правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив.

Все изменения в годовые разделы описей дел вносятся на основании соответствующих актов. В актах — основаниях для внесения изменений в учетные документы, проставляется отметка о внесении изменений в учетные документы. Также соответствующие изменения вносятся в итоговую запись к годовому разделу описи дел, документов.

Графическое представление процесса 3.2. «Учет количества и состава дел» представлено на схеме 19 приложения № 4.

Годовые разделы описей дел не переплетаются, не подшиваются, а хранятся в папках в архиве организации до завершения описи дел, документов.

К первому годовому разделу описи дел составляется справочный аппарат (см. раздел 4 Методических рекомендаций, п. 5.5. Правил).

Нумерация листов годовых разделов и НСА описи дел осуществляется при оформлении законченной описи дел.

Совокупность годовых разделов описи дел составляет законченную опись. Законченная опись может содержать не более 9999 описательных статей.

К законченной описи дел составляется сводная итоговая запись по аналогии и на основании сводных итоговых записей годовых разделов описи дел. Для обеспечения достоверности сверяют показатели сводной итоговой записи к описи дел с суммой показателей листа фонда в хронологических рамках, соответствующих годовым разделам описи дел (см. раздел 3.5. Методических рекомендаций).

К законченной описи дел составляется лист-заверитель (приложение № 6), включающий в себя:

— номер описи;

— номер фонда;

— сведения о количестве пронумерованных листов в описи дел (цифрами и прописью) с указанием, в том числе, литерных и пропущенных номеров;

— подпись составителя и дату составления.

Законченная опись дел заключается в твердую обложку и переплетается.

Последующие годовые разделы описи формируют новую опись дел, которой по реестру описей присваивается следующий порядковый номер.

3.3. Учет количества и состава описей дел

В целях учета описей дел в архиве организации ведется реестр описей (п. 3.11., приложение № 19 Правил). По реестру описей архив организации ведет поединичный и суммарный учет описей дел.

Опись дел, состоящая из нескольких томов, учитывается в реестре описей как одна опись.

При первом поступлении документов в архив организации и, соответственно, оформлении первых годовых разделов описей дел (приложения № 14-18 Правил), на основе разработанной схемы систематизации документов в архиве работник архива, ответственный за ведение учетных документов, начинает учет описей дел в реестре. Номера описям присваиваются в соответствии с листом фонда (п. 3.10 Правил). Как правило, первый порядковый номер присваивается описи дел постоянного хранения, второй — описи дел по личному составу, третий — описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. При наличии в организации секретных дел, специфических, характерных только для этой организации дел, для их учета могут заводиться отдельные описи. При этом организациям — источникам комплектования следует принимать решение о заведении таких описей совместно с ЭПК архивного учреждения.

Реестр описей состоит из титульного листа, описательной части и итоговой записи.

На титульном листе реестра описей указывают наименование организации согласно учредительным документам на момент составления описи, а также проставляют дату начала ведения реестра описей. Дата окончания ведения реестра описей может быть проставлена лишь в случае ликвидации организации с последующей передачей архивного фонда организации на хранение в государственный (муниципальный) архив.

Описательная часть реестра описей заполняется следующим образом:

— графы 1, 2, 3, 4, 10 заполняются одновременно с началом оформления первых годовых разделов описей дел постоянного хранения, по личному составу и дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

— графы 5, 6, 7, 8, 9 заполняются на основании соответствующих данных законченной описи дел.

Ежегодно по состоянию на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, хранящихся в архиве организации, а также данные о поступивших и выбывших за год описях дел.

Итоговая запись реестра описей заверяется подписями работника архива — составителя реестра и руководителя архива. Датой итоговой записи является дата ее подписания руководителем архива.

Пример последовательного заполнения реестра описей приведен в приложении № 7.

Графическое представление процесса 3.3. «Учет количества и состава описей дел» представлено на схеме 20 приложения № 4.

3.4. Учет количества фондов архива

В архиве организации, хранящем документы более чем одного фонда, ведется учет количества фондов. Для этой цели ведется список фондов (п. 3.8., приложение № 12 Правил). Список фондов обеспечивает ведение суммарного и индивидуального учета количества фондов, находящихся на хранении в архиве и выбывших из архива.

Сведения в список фондов вносятся при первом поступлении в архив организации документов второго архивного фонда.

Основанием для внесения данных в список фондов являются документы, сопровождающие поступление или выбытие фонда.

Список фондов состоит из титульного листа, описательной части и итоговой записи.

На титульном листе списка фондов указывается:

— наименование организации согласно учредительным документам на момент составления списка фондов;

— № тома списка фондов (для архивов организаций, хранящих значительное количество архивных фондов);

— дата начала ведения списка фондов (соответствует фактической дате его заведения в архиве организации);

— дата окончания ведения списка фондов (соответствует дате ликвидации организации с последующей передачей ее документов организации-правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив).

В графе 1 «№ фонда» списка фондов указывается порядковый номер фонда по списку фондов в хронологической последовательности их поступления (учетным номером архивного фонда организации — источника комплектования государственного (муниципального) архива, является учетный номер, присвоенный этому архивному фонду организации государственным (муниципальным) архивом).

Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного архивного фонда.

Если фонд содержит особо ценные документы, к его номеру добавляется индекс «ОЦ».

Учетный номер, присвоенный фонду по списку фондов, сохраняется за ним во всех учетных документах архива, является уникальным и не может быть присвоен другому фонду.

Изменение учетных номеров фондов не допускается.

В графе 2 списка фондов указывается дата первого поступления документов фонда в архив организации в соответствии с датой первого поступления документов, указанной в листе фонда; для созданного в архиве объединенного архивного фонда этой датой является дата его создания.

В графе 3 списка фондов указывается название каждого архивного фонда, которое записывается в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов (п. 3.8. Правил); все последующие переименования вносятся только в лист фонда.

Название архивного фонда вносится в список фондов с соблюдением следующих требований (п. 3.8. Правил):

— название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в его состав однородных архивных фондов, например:

Первичные профсоюзные организации города Н-ска;

— название объединенного архивного фонда состоит из названия вышестоящей (головной) организации и обобщенного названия подведомственных организаций, например:

Акционерное общество «Светосервис» и подведомственные ему организации;

— название объединенного архивного фонда состоит из названия организации и обобщенного названия организаций-предшественников, например:

Акционерное общество «Светосервис» и его предшественники.

Названия архивных фондов в составе объединенного архивного фонда вносятся в список фондов под названием объединенного фонда. Названия организаций, которые вошли в объединенный фонд, приводятся в листе фонда. В графе 4 списка фондов указывается полное и сокращенное название архива (или иной организации), куда была осуществлена передача архивного фонда полностью; при частичной передаче документов архивного фонда учет выбытия ведется в листе фонда и книге учета поступление и выбытия дел, документов.

В графе 5 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого архивный фонд выбыл из архива организации.

Графа 6 списка фондов служит для служебных отметок, например, для указания реквизитов дополнительных документов, послуживших основанием для выбытия архивного фонда; для отметки о вхождении фонда в состав объединенного архивного фонда и др.

Ежегодно, по состоянию на 1 января, составляется годовая итоговая запись к списку фондов, в которую вносятся сведения о номерах фондов, внесенных в список и исключенных из списка, указывается (цифрами и прописью) количество хранящихся в архиве фондов и сведения о количестве (цифрами и прописью) фондов, хранящих дела с особо ценными документами, если такие есть (если нет, то ставится прочерк).

Отдельно в итоговой записи должны быть указаны:

— номера, которые освободились в результате утраты, выделения всех документов архивного фонда к уничтожению в связи с истечением сроков хранения, а также в случае высвобождения учетных номеров фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда;

— номера выбывших или переданных архивных фондов, если такие имеются.

Итоговая запись заверяется подписью составившего ее работника и руководителя архива. Датой итоговой записи является дата ее подписания руководителем архива.

К списку фондов может быть составлен лист-заверитель в случае, если архив организации хранит большое количество фондов и список фондов является многостраничным. Лист-заверитель списка фондов содержит сведения о количестве пронумерованных листов в списке фондов, подписывается и датируется. При необходимости и по усмотрению руководителя архива организации лист-заверитель списка фондов может быть дополнен уточняющими сведениями.

Список фондов подшивается в твердую обложку.

Графическое представление процесса 3.4. «Учет количества и состава фондов архива» представлено на схеме 21 приложения № 4.

3.5. Учет изменений в количестве и составе фонда

Для учета изменений в количестве и составе дел архивного фонда в архиве организации ведется лист фонда. Лист фонда ведется по каждому архивному фонду и заводится при первом поступлении документов фонда в архив (п. 3.9. Правил). Образец заполнения листа фонда представлен в приложении № 8.

Лист фонда служит целям учета по следующим параметрам:

— учет изменений в названии и хронологических рамках архивного фонда;

— учет количества и состава описей дел фонда;

— учет количества и состава единиц хранения по каждой описи дел;

— учет изменений количества единиц хранения по каждой описи дел;

— учет количества неописанных архивных документов.

Основанием для внесения изменений о количестве единиц хранения в лист фонда являются:

описи дел, документов структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел, документов организации;

номенклатура дел организации, заменяющая годовой раздел сводной описи дел, документов организации;

акт о технических ошибках в учетных документах (приложение № 4 Правил);

акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных) (приложение № 5 Правил);

акт об утрате документов (приложение № 6 Правил);

акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение № 20 Правил);

акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение № 21 Правил);

акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение № 22 Правил).

Лист фонда включает в себя заголовок и две основных части:

1. Учет неописанных документов.

2. Учет описанных документов.

В заголовочной части листа фонда указывают следующие сведения:

— номер фонда: проставляется по списку фондов;

— местонахождение фонда: указывается наименование организации, хранящей дела фонда согласно учредительным документам на момент оформления листа фонда;

— дата первого поступления дел фонда: указывается дата первого поступления документов фонда в архив организации, которая должна совпадать с соответствующей датой в иных учетных документах: книге учета поступления и выбытия дел, документов, списке фондов (при наличии); для объединенного архивного фонда (архивной коллекции) это может быть дата его (ее) создания в архиве организации;

— крайние даты для каждого названия фонда (графа 1 заголовка): согласно исторической справке или нормативным правовым актам о создании, реорганизации и ликвидации организации-фондообразователя указываются начальная и конечная даты функционирования организации — фондообразователя, независимо от наличия в фонде документов за этот период, при этом:

для объединенного архивного фонда, образованного по принципу подчиненности, указываются крайние даты деятельности руководящего органа;

для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных или последовательно сменявших друг друга организаций, крайними датами являются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней;

последующие изменения в крайние даты каждого фонда вносятся на основании поступающих в архив организации документов;

— название фонда (графа 2 заголовка): согласно исторической справке или нормативным правовым актам о создании, реорганизации и ликвидации организации-фондообразователя в хронологической последовательности согласно крайним датам перечисляются все наименования и подведомственность организации-фондообразователя, независимо от наличия в фонде документов за этот период, при этом:

для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются наименования всех организаций — фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования;

последующие изменения в название фонда вносятся на основании поступающих в архив организации документов.

При поступлении в архив организации неописанных документов (сформированных в дела, отдельными документами или листами) их учет осуществляется в листе фонда в разделе 1 «Учет неописанных документов» в условных единицах.

Датой записи (графа 1) является дата фактического внесения данных о поступлении или выбытии неописанных документов.

Название и реквизиты документа (дата, номер), по которому в архив организации поступили документы или выбыли из него, указываются полностью (графа 2).

В графе 3 указывается количество дел в условных единицах (условная единица хранения содержит 150 листов). В графе 4 указываются даты самого раннего и самого позднего документов, поступивших неописанными в архив организации.

Выбытие неописанных документов обычно связано с тем, что эти документы описываются и формируются в дела (единицы хранения) в архиве, что оформляется отдельной строкой (графы 3, 4, 5, 6 никогда не заполняются одновременно), в таком случае основанием для выбытия документов (графа 2) будет являться акт описания архивных документов (переработки описей)

На основании этого акта при выбытии неописанных документов в графе 5 указывается количество сформированных из неописанных документов дел, а в графе 6 — крайние даты этих дел.

Данные по выбытию неописанных документов (количество единиц хранения и их крайние даты в графах 5 и 6 раздела 1 листа фонда) должны быть отражены как поступление описанных документов в соответствующих графах раздела 2 листа фонда.

После каждого поступления или выбытия неописанных документов в графе 7 указывается количество неописанных дел в условных единицах.

Если документы в архив организации поступают в виде сформированных дел по описям (в т. ч. описям дел структурных подразделений), то раздел 1 листа фонда не заполняется и учет поступления ведется сразу в разделе 2 «Учет описанных документов» после составления годовых разделов описей дел, документов (см. раздел 3.2. Методических рекомендаций).

В графе 1 раздела 2 указывается дата фактической записи сведений о поступлении или выбытии документов.

Номер описи дел (графа 2) проставляется согласно соответствующей описи дел, документов в соответствии со схемой систематизации документов в архиве организации (см. раздел 3.3. Методических рекомендаций).

В графе 3 указывается год, за который составляется годовой раздел описи дел, или год создания документов, включенных в опись.

В графе 4 указывается название описи согласно ее наименованию в реестре описей или на обложке описи дел.

Аннотация на документы может быть составлена при необходимости раскрытия содержания отдельных документов или группы документов, наличие которых в деле нельзя определить по названию описи (особо ценные документы, документы организаций -предшественников и др.).

Общее количество поступивших в архив организации единиц хранения по годовому разделу описи дел указывается в графе 5.

Графы с 6 по 9 предназначены для фиксации выбытия дел из архива организации по каждой из описей (графы 2 -4) на основании соответствующих документов (актов).

В графе 6 указывается количество выбывших единиц хранения (дел).

Название и реквизиты документа (дата, номер), на основании которого из архива организации выбыли документы, указываются полностью (графа 7).

В графах 8 и 9 указывается количество и крайние даты единиц хранения, выбывших по годовым разделам описей дел постоянного хранения, утвержденных ЭПК.

Графы с 10 по 16 предназначены для итоговых записей о количестве единиц хранения в архиве организации после каждого их поступления в архив организации или выбытия из него.

После проведения внутриархивных работ изменения в лист фонда вносятся только после внесения соответствующих изменений в годовые разделы описей дел на основании полностью оформленных актов. Изменения, связанные с техническими ошибками, после внесения в годовой раздел описи дел или в законченную опись, вносятся в лист фонда в соответствии с актом о технических ошибках в учетных документах (приложение № 4 Правил), утвержденным руководителем организации, а изменения, связанные с необнаруженными и неисправимо поврежденными документами постоянного хранения, вносятся только после согласования акта с ЭПК архивного учреждения.

Графическое представление процесса 3.5. «Учет изменений в количестве и составе фонда» представлено на схеме 22 приложения № 4.

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в правом верхнем углу которого указывается

«продолжение, ф. № лист № 2». Листы-продолжения подкладываются за основным листом. Лист фонда пересоставляется на основании и с соблюдением определенных требований (п. 3.9. Правил).

При хранении листов фонда в нескольких папках, папки нумеруются в валовом порядке, к каждой папке составляется лист-заверитель (п. 3.9. Правил), примерная форма которого дана в приложении № 8 Правил. При необходимости и по усмотрению руководителя архива организации лист-заверитель листа фонда может быть дополнен уточняющими сведениями. При изменении количества листов в папке с листами фондов, к ней составляется новый лист-заверитель, причем, предыдущий зачеркивается и остается в папке под новым листом -заверителем.

3.6. Учет выбытия дел

Учет выбытия дел из архива организации ведется по листу фонда (приложение № 13 Правил, п. 3.9 Правил) и книге учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11 Правил, п. 3.7 Правил).

В книге учета поступления и выбытия дел, документов фиксируется факт выбытия дела из архива организации, сопровождающийся внесением в учетную форму сведений, подтверждающих факт выбытия (п. 3.7. Правил).

При учете выбытия единиц хранения по книге учета поступления и выбытия дел, документов графы с 1 по 7 заполняются аналогично требованиям, описанным в раздел 3.1. Методических рекомендаций.

Каждое выбытие документов получает самостоятельный порядковый номер (графа 1). Дела одного фонда являются единым комплексом, поэтому при выбытии дел одного фонда запись будет иметь одну строку, а при выбытии дел из нескольких фондов данные по каждому фонду записываются с новой строки.

Датой выбытия документов является дата фактической передачи дел из архива организации (графа 2).

В графе 3 указывается полное наименование государственного (муниципального) архива (иной организации), которому передаются дела из архива организации.

В графе 4 указываются название, дата и номер документа, по которому из архива организации выбывают документы.

Основанием для внесения данных о выбытии дел в книгу учета поступления и выбытия дел, документов могут быть следующие документы (п. 3.15. Правил):

— акт об утрате документов (приложение № 6 Правил);

— акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение № 30 Правил);

— акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение № 21 Правил);

— акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение № 22 Правил);

Графическое представление процесса 3.6. «Учет выбытия дел» представлено на схеме 23 приложения № 4.

Номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел, документов (графа 5) по ранее присвоенному ему номеру в списке фондов, который является частью архивного шифра каждой единицы хранения (дела).

В графе 6 проставляют крайние даты дел, включенных в опись. При выбытии неописанных документов, если крайние даты не определены, эта графа не заполняется.

В графах 11 -13 отдельно фиксируют количество выбывших описанных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

В графе 15 фиксируют количество всех выбывших неописанных дел, если они сформированы в дела, но не включены в опись, или общее количество выбывших документов с указанием количества листов.

Архив организации со сложной структурой может вести учет выбытия дел в книге учета поступления и выбытия дел, документов самостоятельно по каждому структурному подразделению.

Ежегодно в итоговой годовой записи книги учета поступления и выбытия дел, документов подводится суммарный итог выбывших дел и отдельно итоги по каждому виду носителя выбывших дел (бумажный, электронный, аудио, видео).

Общая итоговая годовая запись по поступлению и выбытию дел подписывается составившим ее работником и руководителем архива. Датой итоговой годовой записи является дата ее подписания руководителем архива (ответственным за архив).

Пример заполнения книги учета поступления и выбытия дел, документов в приложении № 9.

В лист фонда сведения о выбытии дел вносятся на основании тех же документов, что и в книгу учета поступления и выбытия дел, документов. Кроме того, в лист фонда вносятся сведения о выбытии дел, документов по мере описания дел, документов, которые ранее были внесены в лист фонда как неописанные. После описания и формирования дел, в разделе 1 «учет неописанных документов» отражается выбытие этих документов, а в разделе 2 «учет описанных документов» отражается их поступление (см. раздел 3.2).

Выбытие отдельных документов из дел может произойти в случае возврата их собственнику, при выбытии составляется акт об изъятии из дел подлинников личных документов и акт о возвращении собственнику подлинников личных документов (п. 5.17 Правил). С изымаемых документов в архиве изготавливаются копии, которые приобщаются к делам. Выбытие отдельных документов также может произойти при их неисправимых повреждении, в этом случае составляется акт о неисправимых повреждениях (Приложение № 22 к Правилам). Изъятие документов, а также замена на копии отражаются во внутренней описи дела, в листе -заверителе дела, описи дел, документов. Акты, на основании которых произведено изъятие архивных документов, включаются в дело фонда.

3.7. Ведение дела фонда

Дело фонда ведется на каждый архивный фонд. Дело фонда включает документы, подтверждающие любые изменения в составе и количестве единиц хранения фонда и фиксирующие проведение определенных архивных работ

— акты проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 3 Правил);

— акты о технических ошибках в учетных документах (приложение № 4 Правил);

— акты об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение № 5 Правил);

— акты об утрате документов (приложение № 6 Правил);

— акты приема-передачи архивных документов на хранение (приложения № 20, № 30 Правил);

— акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение № 21 Правил);

— акты о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение № 22 Правил);

— протоколы выемки документов;

— акты рассекречивания.

Кроме этого в дело фонда включаются документы, отражающие историю организации и ее фонда — историческая справка и дополнения к ней.

Пересоставленные листы фонда также подлежат включению в дело фонда (п. 3.9. Правил).

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и количестве единиц хранения фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления.

На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются. По мере пополнения дела фонда внутренняя опись дополняется. К законченному делу фонда составляется лист-заверитель дела. Дело фонда должно быть подшито, пронумеровано, заключено в твердую обложку.

Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.

Дело фонда является служебным документом и пользователям не выдается. Графическое представление процесса 3.7. «Ведение дела фонда» представлено на схеме 24 приложения № 4.

3.8. Учет использования документов

Архив организации ведет учет использования архивных документов по фактам выдачи дел, документов из архива организации; выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов (см. раздел V Правил, раздел 5 Методических рекомендаций).

Если в архиве организации помимо указанных, существуют иные формы использования архивных документов, то все формы использования подлежат учету.

Основными формами использования документов архива организации являются:

— информационное обеспечение работников организации;

— исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера;

— выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в том числе в форме электронных документов.

Формами использования документов архива организации являются также:

— информирование сторонних организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве документов;

— использование документов в средствах массовой информации;

— использование документов для подготовки историкоинформационных мероприятий: выставок, экскурсий, конференций;

— выдача документов для работы в читальном (просмотровом) зале архива;

— организация доступа работников организации к документам архива путем использования информационно -телекоммуникационной сети.

В результате исполнения запросов пользователей документы из архивохранилища могут быть выданы во временное пользование сторонним организациям (раздел 2.2.3. Методических рекомендаций) с оформлением акта соответствующего содержания (приложение № 10 Правил) или возвращены владельцу или его родственнику (раздел 5.1. Методических рекомендаций, п. 5.17. Правил). В учете использования документов данные об этом также закрепляются в соответствующих учетных документах, что отражено на схеме 25 приложения № 4.

Архив организации вправе самостоятельно разрабатывать формы учетных документов для учета использования архивных документов организации.

Для того чтобы осуществлять их учет, каждой единице хранения в составе архивного фонда присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра (п. 3.4. и приложение № 28 Правил). Пример архивного шифра:

Ф. 53. Оп. 3. Д. 148,

где «Ф. 53» — номер архивного фонда (присваивается государственным (муниципальным) архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение или проставляется по листу фонда); «Оп. 3» — номер описи дел; «Д. 148» — учетный номер единицы хранения (соответствует номеру в первой графе (№ п/п) описи дел организации (приложения № 23, 24 Правил).

Архивные шифры присваиваются единицам хранения после утверждения (согласования) годовых разделов описей дел ЭПК архивного учреждения и утверждения их руководителем организации, после чего наносятся чернилами в левом нижнем углу каждой единицы хранения (до этого архивный шифр проставляется карандашом — п. 4.27., Правил, раздел 3.2. Методических рекомендаций).

4. Создание и ведение научно-справочного аппарата к документам архива

Система научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива — комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе, архивных справочников о составе и содержании документов архива.

Состав и формы научно-справочного аппарата зависят от состава и содержания документов, хранящихся в архиве, характера и задач поиска и интенсивности использования документов (п. 5.4 Правил).

Через систему НСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архиве организации, его совместимость с НСА государственных (муниципальных) архивов.

Преемственность информации о составе дел в учетно-справочных документах может быть представлена схемой:

Номенклатура дел организации -> Опись дел, документов структурного подразделения -> Годовой раздел описи дел, документов -> Опись дел, документов.

Номенклатура дел организации составляется в делопроизводстве, обеспечивает систематизацию документального фонда организации, служит для обеспечения текущего хранения документов и содержит информацию о сроках их хранения. Опись дел, документов структурного подразделения составляется на основании заголовков номенклатуры дел; из годовых разделов описей дел, документов, создаваемых в архиве организации на основе описей дел структурных подразделений, формируется опись дел, документов, являющаяся обязательным элементом НСА архива организации.

Если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, одновременно из годовых разделов описи дел постоянного хранения, утвержденных ЭПК архивного учреждения, формируется опись дел постоянного срока хранения в государственном (муниципальном) архиве.

4.1. Оформление описи дел, документов и справочного аппарата к ней

Обязательным элементом НСА архива организации является опись дел, документов (п. 5.4. Правил).

К первому годовому разделу описи дел, документов составляется справочный аппарат описи дел (п. 5.5. Правил), который затем дополняется и/или изменяется при составлении последующих годовых разделов описи дел и/или внесении изменений в годовые разделы описи дел. Состав справочного аппарата описей дел отражен в приложении № 10.

Титульный лист описи дел, документов (в соответствии с п. 5.5. Правил) включает следующие данные:

— полное наименование государственного (муниципального) архива, куда передаются на хранение документы Архивного Фонда Российской Федерации, если организация является источником комплектования;

— наименование вышестоящей организации в именительном падеже (при ее наличии);

— последнее полное наименование организации, которое соответствует названию фонда (п. 5.5 правил). Если в хронологических рамках крайних дат единиц хранения описи дел наименование организации изменялось, то под первым указанным наименованием в скобках или на отдельном листе указывают все предыдущие наименования организации в хронологическом порядке;

— номер фонда;

— номер описи;

— название описи (включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и др.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись);

— крайние даты внесенных в опись единиц хранения (крайние даты могут меняться при составлении последующих годовых разделов описи дел и/или внесении изменений в годовые разделы описи дел).

Примерная форма титульного листа описи дел представлена в приложении № 11.

Оглавление описи дел, документов содержит наименования структурных элементов описи дел (разделы, подразделы, выделенные группы дел, элементы структуры).

Предисловие к описи дел, документов в дополнение к сведениям, указанным п. 5.5. Правил, может включать:

— сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации в хронологических рамках крайних дат единиц хранения описи дел;

— краткую характеристику содержания и полноты дел фонда, включенных в опись (в том числе выделяют наиболее типичные группы дел по разновидностям и содержанию);

— сведения о наличии дел, выходящих за хронологические границы фонда;

— сведения об особенностях формирования и оформления дел (электронных дел), описания и систематизации заголовков дел;

— основные принципы составления справочного аппарата к описи дел и порядок его использования.

Список сокращений включает в себя алфавитный перечень используемых в документах и справочном аппарате описи дел, сокращений с их расшифровкой. Список сокращений составляется в том случае, если в годовых разделах описи дел употребляются характерные для деятельности организации сокращения.

Указатели к описи составляются в случае, если годовые разделы описи дел являются сложными по структуре и содержанию. Целесообразность и формы их составления определяются по согласованию с государственным (муниципальным) архивом.

Нумерация листов годовых разделов и справочного аппарата описи дел осуществляется при оформлении законченной описи дел в порядке, предусмотренном для оформления дел (п. 1.2 методических рекомендаций).

Требования к описательной статье описи, составу справочного аппарата описи, оформлению ее титульного листа содержатся в п. 5.5. Правил.

В архиве организации могут создаваться дополнительные архивные справочники — каталоги и указатели. Целесообразность их создания определяется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив, в зависимости от состава и содержания документов, хранящихся в архиве, характера и задач поиска, интенсивности использования документов (п. 5.4 Правил).

С целью обеспечения доступа пользователей к информации о содержащихся в архиве организации документах и облегчения поиска, НСА может быть представлен в электронной форме.

При организации электронной системы НСА могут использоваться оцифрованные копии документов НСА на бумажном носителе, также может быть организована база данных, позволяющая настроить систему фильтров при условии внесения достаточной информации об архивных документах для обеспечения их поиска и отбора.

Состав системы НСА может быть раскрыт в локальных нормативных документах архива, включен в историческую справку к фонду.

4.2. Оформление исторической справки к фонду

Составление исторической справки к фонду является основой дальнейшего научно-обоснованного использования документов фонда. Историческая справка к фонду — документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, составление исторической справки к фонду не обязательно (см. п. 5.6 Правил).

Историческая справка к фонду включается в дело фонда.

Историческая справка к фонду представляется организацией — источником комплектования в архивное учреждение при первой передаче документов фонда.

При утверждении новых годовых разделов описей дел постоянного хранения в ЭПК архивного учреждения вместе с годовым разделом описи представляется Дополнение к исторической справке. Если за время, прошедшее с момента утверждения предыдущих годовых разделов описей дел постоянного хранения, не произошло каких-либо изменений в истории фондообразователя и его фонда, это оговаривается в дополнении к исторической справке. Дополнение к исторической справке составляется по правилам составления исторической справки.

Историческая справка должна иметь заголовок с указанием названия фонда и хронологического периода, который она охватывает.

Название фонда состоит из последнего полного и (в скобках) — официально принятого сокращенного названия организации — фондообразователя, её подчиненности и крайних дат деятельности организации за хронологический период, освещенный в исторической справке, например:

Историческая справка к фонду Российского агентства по патентам и товарным знакам (Роспатент) за 1992 — 1999 годы.

Историческая справка состоит из трех разделов (п. 5.6. Правил):

— история фондообразователя;

— история фонда;

— характеристика документов фонда и его справочного аппарата.

Основными источниками для подготовки исторической справки являются нормативные акты высших органов государственной власти и управления, учредительные документы фондообразователя, его вышестоящей организации, организационно-распорядительные документы фондообразователя, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда.

История фондообразователя должна содержать следующие сведения:

— даты создания, переименования, реорганизации и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-правопреемника;

— сведения о вышестоящей организации;

— состав системы подведомственных организаций (их виды, краткую характеристику, территориальное размещение), все последующие ее изменения с указанием дат утверждения и основных причин изменений;

— структура фондообразователя и ее изменения с указанием дат и основных причин изменений;

— задачи и функции фондообразователя, сведения о документах, которыми вносились указанные изменения, их причины;

— название организации — предшественника (в случае отсутствия прямого предшественника может быть указана организация, выполнявшая аналогичные функции).

При составлении истории фондообразователя необходимо иметь в виду следующее:

— официально принятое полное и сокращенное название организации указывается на основании нормативных правовых актов. Если в документах (нормативных правовых актах, распорядительных, учредительных документах и др.), относящихся к вопросу создания, деятельности организации, а также её преобразований, будут обнаружены расхождения в названии организации, приводятся все имеющиеся в документах названия со ссылками на соответствующие документы. В случае отсутствия правовых актов о создании, переименовании, реорганизации, изменении подведомственности и ликвидации организации, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке;

— указывается непосредственная подчиненность организации-фондообразователя (например, министерству или какому-либо его структурному подразделению);

— даты создания, переименования, реорганизации и ликвидации указываются со ссылкой на законодательные акты и распорядительные документы; при наличии нескольких нормативных правовых актов разных органов (Указ Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, приказ федерального органа исполнительной власти) в исторической справке указываются обе даты, но за основу берется постановление высшего органа государственного управления.

Если организация является действующей, сведения по ее истории в исторической справке должны охватывать тот же хронологический период, что и годовые разделы описи дел постоянного хранения, представляемые на утверждение ЭПК архивного учреждения.

Если организация была ликвидирована, то историческая справка содержит сведения по истории фондообразователя за весь период ее деятельности, независимо от того, за какой период представлены документы в описи.

При наличии нескольких правовых актов одного и того же органа о создании, переименовании, реорганизации, изменении подведомственности, ликвидации организации в исторической справке указываются все документы, но за основу берется наиболее ранний по времени подписания акт.

Если в тексте нормативного правового акта имеется указание на фактическую дату образования или ликвидации организации, не совпадающую с датой нормативного правового акта («образовать с (указание даты)» или «упразднить с (указание даты)»), то оговариваются обе даты.

При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным (самое раннее упоминание организации и др.), что оговаривается в исторической справке.

При указании даты ликвидации организации не принимается во внимание ликвидационная деятельность организации после подписания правового акта о ликвидации. В случае официального создания ликвидационных комиссий их наличие и крайние даты их работы оговариваются особо.

Сведения о структуре фондообразователя, сети подведомственных ему организаций и изменениях в них могут быть приведены в тексте справки или даны в виде приложений (в зависимости от объёма структуры и количества изменений).

При изложении фактов создания, переименования, реорганизации и ликвидации организации сохраняются формулировки правовых актов: «образовать», «создать на базе», «преобразовать», «реорганизовать», «исключить из», «ликвидировать» и т.п. Все данные по истории организации приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы.

Сведения по истории организации излагаются в исторической справке в хронологической последовательности.

Задачи и функции организации излагаются в соответствии с нормативными правовыми актами (уставы, положения и др.), отсутствие соответствующих документов оговаривается.

Для объединенного архивного фонда может составляться общая историческая справка по всем фондообразователям. При этом сведения по истории конкретных фондообразователей даются отдельно по каждой организации.

В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, сведения о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве).

История фонда должна содержать следующие сведения:

— количество дел в фонде;

— дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;

— степень сохранности документов;

— дата передачи документов на постоянное хранение.

Дополнительно можно включить следующую информацию:

— сведения о проведенных в архиве мероприятиях по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей, комплексной целевой экспертизе ценности документов с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и дат их осуществления;

— изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);

При изложении истории фонда необходимо иметь в виду следующее:

— крайними датами документов фонда являются даты создания и ликвидации организации;

— если организация действующая, или документы фонда сохранились не за весь период деятельности организации-фондообразователя или выходят за хронологические рамки ее деятельности, то крайними датами документов фонда будут являться годы, за которые имеются документы.

— если ЭПК архивного учреждения принималось решение о фондировании10, то в исторической справке излагается данное решение со ссылкой на протокол ЭПК. Раздел по истории фонда может содержать краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

Дополнительно может быть включена информация по библиографии фонда.

Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.

В третьем разделе исторической справки отражается:

— основной состав документов (их разновидности), вошедших в опись, и их полнота;

— сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

— состав научно-справочного аппарата к фонду;

— наличие и место хранения (с указанием фактического адреса) документов по личному составу).

В этом же разделе могут быть указаны такие сведения как:

— наличие документов, относящихся к профилю данного фонда, в составе других фондов архива, с указанием их названий и номеров;

— сведения о наличии документов других фондообразователей (если это сложилось исторически и изъятие их нецелесообразно);

— сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;

— возможность использования документов фонда (с указанием целей использования).

При изложении характеристики документов фонда необходимо иметь в виду следующее:

— в случае неполноты документов фонда указываются причины отсутствия (утраты) документов, их состав по основным категориям с указанием крайних дат данных (годов), излагаются результаты их розыска;

— если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснованное доказательство включения этих документов в состав фонда;

— сведения о научно-справочном аппарате к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды НСА (указатели к документам, обзоры и т.д.).

Если в составе фонда имеются электронные документы, в исторической справке дается их характеристика с указанием вида документации (управленческая, научно-техническая и др.), программно-технические средства, использованные для создания документов, состав и форматы файлов и другую информацию, которая позволит в дальнейшем осуществлять доступ к данным, их конвертирование (миграцию).

В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда, в историческую справку вносятся исправления, она дополняется или пересоставляется.

Историческая справка к фонду подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, руководителем архива организации.

В соответствии с п. 5.6. Правил историческая справка к фонду и дополнения к ней составляются в двух экземплярах, один — хранится в деле фонда, второй — передается в государственный (муниципальный) архив. В случае если организация не является источником комплектования, историческая справка и дополнения к ней в единственном экземпляре включаются в дело фонда.

5. Использование документов архива организации

Организация использования архивных документов — деятельность организаций по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их изучения, прочтения, просмотра или прослушивания.

Пользователь архивными документами — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Целью использования архивных документов является обеспечение информационных запросов пользователей. Для достижения этой цели в архиве организации решаются следующие задачи:

— информационное обеспечение работников организации;

— исполнение запросов пользователей, в том числе запросов социально-правового характера в форме выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информационных писем, тематических перечней, тематических обзоров документов;

— выдача дел, документов во временное пользование;

— выдача дел, документов в читальный зал архива.

Архив организации может организовывать использование документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, а также их публикацию (п. 5.7. Правил). При подготовке информационных мероприятий совместно со средствами массовой информации, партнерами, архив определяет тематику, объем и сроки подготовки материалов; тематика и сроки утверждаются руководителем организации.

5.1. Исполнение запросов пользователей

Запросы пользователей, поступающие в архив организации, могут быть социально-правовыми или тематическими (п. 5.9. Правил).

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» социально-правовые запросы — это запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запросы социально-правового характера исполняются архивом безвозмездно.

Тематические запросы — это запросы по определенной теме, событию, факту. Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в сроки, установленные законодательством либо согласованные с авторами запросов. Исполнение таких запросов осуществляется на безвозмездной основе11.

Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса (п. 5.10 Правил). По решению руководителя организации или иного уполномоченного им лица срок исполнения запроса может быть продлен не более, чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя. Основанием для продления срока исполнения запроса, в частности, может быть необходимость изучения большого объема архивных документов, размещение архивохранилищ вне основной территории архива, проведение в архиве обработки документов и др.

Запрос пользователя оформляется в письменной форме и, в соответствии с п. 5.10. Правил, должен содержать следующую информацию:

— наименование юридического лица — автора запроса (для граждан — фамилии, имени, отчества, при наличии последнего);

— почтовый и/или электронный адрес, по которому должен быть дан ответ;

— полное указание на сведения, интересующие пользователя (их хронологические рамки, тематика, любая другая информация, которую пользователь считает необходимой указать);

— форму получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

— данные документа, удостоверяющего личность (подтверждающего полномочия представлять интересы другого лица);

— личную подпись автора запроса (гражданина или должностного лица);

— дату обращения.

В случае отсутствия в запросе пользователя каких-либо сведений, необходимых для исполнения запроса, организация направляет пользователю уведомление о необходимости предоставления этих сведений. В этом случае срок исполнения запроса исчисляется с даты получения архивом необходимых сведений от пользователя.

Для удобства пользователей рекомендуется в соответствии с установленными требованиями разработать бланк запроса, который может быть заполнен в бумажном виде или в электронной форме в виде шаблона, размещенного на сайте организации.

Пример бланка запроса приведен в приложении № 12.

Запрос должен быть зарегистрирован в течение трех рабочих дней с момента поступления (п. 5.10 Правил). Регистрация запросов пользователей, отправка уведомлений, вынесение резолюции руководителем осуществляется в соответствии с общими правилами делопроизводства и работы с обращениями граждан в организации.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в организации документов (непрофильный запрос), пересылается вместе с сопроводительным письмом за подписью руководителя в соответствующую организацию (другой архив, государственный орган или организацию) в течение 7 дней со дня регистрации запроса. Одновременно пользователю отправляется уведомление о переадресации запроса.

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, пользователю направляется письмо-ответ, в котором указываются причины, по которым запрашиваемые сведения не были выявлены, и, по возможности, предлагается алгоритм дальнейшего поиска.

Если документально подтверждены факты утраты архивных документов, в которых содержались запрашиваемые сведения, пользователю направляется письмо, в котором указываются причины отсутствия запрашиваемой информации со ссылкой на учетные документы архива. Информацию о просмотренных фондах и делах целесообразно указывать на втором экземпляре ответа, который остается в архиве организации.

Графическое представление процесса 5.1. «Исполнение запросов пользователей» приведено на схеме 26 приложения № 4.

Ответы на запросы (архивные справки, архивные выписки и архивные копии) должны быть оформлены в соответствие с требованиями, установленными в п. 5.11. — 5.14. Правил).

Оформление архивной справки

Архивная справка — документ, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса. Архивная справка составляется на специальном бланке, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов, на основании которых она составлена. Архивная справка оформляется по установленной форме (приложение № 29 Правил) с указанием вида документа «АРХИВНАЯ СПРАВКА».

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве. Использование копий документов, верность которых не засвидетельствована, но относящихся к предмету запроса, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»). При отсутствии в архиве документов по предмету запроса архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

В справке приводятся названия, даты и номера документов, и излагаются сведения, имеющиеся в документах и относящиеся к предмету запроса. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках — их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях — только сокращенные.

Несовпадение отдельных сведений/данных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах.

В архивной справке сведения воспроизводятся так, как они изложены в документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие только одного из них должны быть оговорены в тексте справки в скобках: «так в документе», «так в тексте оригинала».

По тексту архивной справки в качестве примечаний могут быть оговорены неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала: «Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво».

В архивной справке должны быть приведены архивные шифры и номера листов единиц хранения, использовавшихся для ее составления.

Сведения, имеющиеся в архиве по запросу о работе и (или) учебе в нескольких организациях, касающиеся одного лица, включаются в одну архивную справку.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, суммирование данных, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена архивная справка.

Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка составляется работником архива организации, подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом и заверяется печатью организации.

Образец оформления архивной справки приведен в приложении № 13.

Оформление архивной выписки

Архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу. Архивная выписка составляется на специальном бланке, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

На бланке обозначается также название вида документа: «АРХИВНАЯ ВЫПИСКА».

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

Выписка производится только из архивного документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу. Извлечением из текста архивного документа должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски отдельных слов в тексте документа обозначаются многоточием.

В архивной выписке должны быть сделаны соответствующие примечания и оговорены части текста оригинала, неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста и другим причинам. Отдельные слова и выражения документа, вызывающие сомнения в их точности, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются: «Так в документе», «В тексте неразборчиво» или «Так в тексте оригинала».

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения.

При оформлении многостраничных выписок все листы выписки нумеруются и заверяются, архивный шифр указывается на обороте каждого листа.

Архивная выписка составляется работником архива организации, подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом и заверяется печатью организации.

Образец оформления архивной выписки приведен в приложении № 14.

Оформление архивной копии

Архивная копия — дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

Копирование документов архива организации по запросам пользователей производится по решению руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются пользователю под личную подпись (п. 5.18 Правил).

Все листы копии должны быть пронумерованы. На архивных копиях, включая копии архивных электронных документов на бумажном носителе, на обороте каждого листа копии, проставляются архивные шифры документов с указанием листов единицы хранения, а на обороте последнего листа копии — отметка о заверении копии и печать организации.

Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов на тематические запросы пользователям

В соответствии с п. 5.8 Правил архив организации должен вести учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивных справок, выписок, копий документов. Ответы на запросы регистрируются в архиве организации в журнале регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов.

Подготовленные архивом организации ответы на запросы (архивные справки, архивные выписки и архивные копии) направляются заявителям с сопроводительным письмом по почте или выдаются под личную подпись:

заявителю — при предъявлении документа, удостоверяющего личность, его представителям — при предъявлении документа, удостоверяющего личность и доверенности, оформленной в установленном порядке (п. 5.15 Правил). Сопроводительные письма ответам на запросы регистрируются в общем порядке ведения делопроизводства.

По запросу пользователей архивные справки, архивные выписки и архивные копии выдаются в электронном виде на электронном носителе либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям в форме электронных документов. Электронные документы заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица (п. 5.12. — 5.14. Правил).

Исполненные запросы могут формироваться в дела: раздельно для юридических и физических лиц, по видам запросов — тематические, социально-правовые. Возможно формирование дел в пределах одного года по порядку номеров запросов.

Выдача документов во временное пользование и изъятие документов

В соответствии с п. 2.46 Правил документы могут выдаваться во временное пользование. Выдача документов во временное пользование осуществляется на основании запроса и оформляется актами о выдаче дел во временное пользование и их возврате (приложение № 10 Правил).

В случае запроса владельца или его родственников на выдачу подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек, не полученных в свое время владельцем документов, с разрешения руководителя организации личные документы изымаются из дел и выдаются заявителю или его законному представителю при наличии у него удостоверяющих полномочия документов под личную подпись (п. 5.17 Правил) (на схеме 27 приложения № 4).

На изымаемые документы составляется акт (по аналогии с актом о выдаче дел во временное пользование). С изымаемых документов в архиве организации изготавливаются копии архивных документов (см. порядок оформления архивной копии), которые включаются в дело взамен выданных архивных документов. Изъятие документов, а также замена их копиями отражаются во внутренних описях дел, в листах -заверителях дел, в описях (годовых разделах описей) дел в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела (в лист-заверитель вносится информация о наименовании документа(ов) и номера листов, которые заменены копиями).

5.2. Информационное обеспечение работников организации

Информационное обеспечение работников организации осуществляется архивом организации в соответствии с установленным порядком, который закрепляется в локальных нормативных актах.

Исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений осуществляется архивом в соответствии с тематикой запроса в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов, а также в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам документов с указанием дат и других поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

Также информационное обеспечение может производиться в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.

Исполнение запросов работников организации осуществляется на основании внутреннего запроса (заявления) или служебной записки. При оформлении документов рекомендуется соблюдать те же требования, что и к внешнему запросу пользователя в отношении запрашиваемых сведений (см. раздел. 5.1. Методических рекомендаций). Перечень, письмо, справка, предназначенные для использования внутри организации, подписываются руководителем архива.

Информационное обеспечение работников организации может осуществляться также путем размещения электронных копий документов архива, сформированных и учитываемых в качестве фонда пользования или его части, в информационно-коммуникационной сети — и организации авторизованного доступа к ним работников организации (п. 5.7. Правил). Доступ руководства и сотрудников организации к электронным копиям документов архива при наличии информационной системы осуществляется непосредственно с рабочих мест сотрудников в соответствии с установленными приказом руководителя организации правами доступа к документам.

Архив организации может предоставлять электронные копии документов путем пересылки электронных копий документов по локальной сети организации. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, архивный шифр единицы хранения, наименование документа, его дата и номер.

5.3. Выдача документов для работы в читальном зале архива организации

В соответствии с п. 5.19 Правил в целях создания условий для работы пользователей непосредственно в архиве организации может выделяться помещение (читальный, просмотровый зал) для ознакомления с документами архива, оборудованное соответствующими техническими средствами для работы с документами.

Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель организации.

При отсутствии в архиве организации специально выделенного помещения работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива. Документы для работы пользователям вне помещения архива организации без оформления акта о выдаче дел, документов во временное пользование не выдаются.

Разрешение на работу в помещении архива организации дает руководитель организации. Разрешение на работу в читальном зале дается на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив).

Пользователи допускаются в читальный зал на основании:

— личного заявления, в котором указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования;

— письма организации, направившей пользователей, ведущих научную работу в соответствии с планом научных работ данной организации или выполняющие служебные задания;

— служебного удостоверения сотрудника данной организации.

В целях соблюдения порядка работы пользователей с архивными документами целесообразно разработать инструкцию, памятку для посетителей читального зала. В ней может быть отражена информация:

— об ответственности пользователя за сохранность архивных документов;

— о режиме работы читального зала;

— о порядке работы с архивными документами и заполнении форм документов, подтверждающих пребывание в читальном зале и работу пользователя с архивными документами;

— о необходимости оформления ссылок на документы при их использовании.

На каждого пользователя в читальном зале архива, кроме работников организации, заводится карточка (см. приложение № 15). На карточке указываются фамилия, имя, отчество пользователя архива, место работы (учебы) и должность, цель использования документов, контактные данные (при необходимости возможно включение дополнительных сведений о пользователе). После ознакомления пользователя с режимом работы читального зала, порядком работы с архивными документами на карточке ставится подпись пользователя. Карточки формируются в картотеку пользователей читального зала в алфавитном порядке.

При необходимости ведется журнал учета посещений читального зала.

На каждую выдаваемую из архивохранилища в читальный зал единицу хранения ведется лист использования документов (п. 2.47 Правил и приложение № 9 Правил). Лист использования включает сведения об организации, о номере фонда, описи и деле, содержит информацию о дате использования, включает информацию о фамилии и имени пользователя, указывает на цель использования, указание на номера страниц использованных документов и содержит подпись пользователя. Лист использования дела заполняется пользователем самостоятельно.

Графическое описание процесса 5.3. «Выдача документов для работы в читальном зале архива организации» представлено на схеме 28 приложения № 4.

Пользователи, ведущие научную работу, при подготовке документальных публикаций с использованием документов архива организации обязаны делать ссылки на используемые архивные документы.

Ссылки на архивные документы могут содержать следующие элементы:

— заголовок библиографической записи12;

— основное заглавие документа;

— сведения, относящиеся к заглавию;

— сведения об ответственности;

— поисковые данные документа;

— сведения о местоположении объекта ссылки в документе;

— сведения о деле (единице хранения), в котором хранится документ — объект ссылки;

— примечания, например:

Приказ « Об увольнении сотрудников» 28.10.2013 № 26-ПУ. ООО «Ромашка» Ф. Л-53. Оп. 3. Д. 148.

Порядок записи библиографических описаний определен ГОСТ Р 7.0.5 — 2008 «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления».

6. Передача дел из архива организации

6.1. Передача дел на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив

Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив — комплекс процедур, имеющих целью комплектование государственных и муниципальных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации, осуществляемых в соответствии с планом или в установленные договором сроки.

Государственные (муниципальные) архивы принимают на хранение документы постоянного срока хранения организаций — источников комплектования, а также документы по личному составу в случае ликвидации этих организаций.

Документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, могут передаваться в государственные (муниципальные) архивы на основании договоров с собственниками или владельцами документов (п. 6.2. Правил).

Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется:

— в плановом порядке;

— досрочно — при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на основании договора с государственным (муниципальным) архивом (п. 6.5. Правил).

Процесс передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив включает:

— определение срока передачи документов в государственный (муниципальный) архив;

— подготовку документов к передаче в государственный (муниципальный) архив;

— передачу документов в государственный (муниципальный) архив.

Срок передачи документов в государственный (муниципальный) архив определяется с учетом сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в архивах организаций до передачи на хранение в государственный (муниципальный) архив, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125 -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22).

Сроки передачи документов организаций, не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений в государственные (муниципальные) архивы фиксируются в договоре.

Сроки передачи документов конкретной организации в государственный (муниципальный) архив устанавливаются планом приема документов, который составляется каждым государственным (муниципальным) архивом, согласовывается с организациями-источниками комплектования и утверждается руководителем государственного (муниципального) архива (п. 6.6. Правил).

Графическое изображение процесса 6.1. «Передача дел на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив на схеме 29 приложения № 4.

6.1.1. Подготовка дел, документов к передаче в государственный (муниципальный) архив

Подготовка дел, документов к передаче в государственный (муниципальный) архив проводится работником архива организации и включает:

— определение состава дел, подлежащих передаче в государственный (муниципальный) архив

— проверку правильности оформления дел и физического и санитарно-гигиенического состояния документов, передаваемых в государственный (муниципальный) архив.

— подготовку документов, необходимых при передаче.

Определение состава дел, подлежащих передаче в государственный (муниципальный) архив, и проверка качества их формирования и оформления основывается на рекомендациях по подготовке дел к сдаче в архив организации (разделы 1.1.2, 1.2. Методических рекомендаций).

Одновременно с этими работами, проводится сверка информации на обложках дел с записями в соответствующих годовых разделах описи дел. Выявленные несоответствия устраняются работником архива организации.

При обнаружении расхождений между итоговой записью годового раздела описи дел и фактическим наличием передаваемых дел, информация об отсутствующих делах фиксируется в акте приема-передачи (приложение № 30 Правил) и организация -источник комплектования проводит розыск утерянных дел в соответствии с п. 2.2.3. В случае если отсутствующие документы не были найдены, организация составляет акт об утрате документов (приложение № 6 Правил), который также представляется в государственный (муниципальный архив). Оформляется новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Организация подготавливает справку о причинах утраты документов (п. 6.8. Правил).

Если в ходе подготовки дел, документов к передаче в государственный (муниципальный) архив выявлены неправильно оформленные дела, они подшиваются в новые обложки. Физическое и санитарно-гигиеническое состояние документов определяется путем полистного просмотра дел. Выявленные дефекты физического и санитарно-гигиенического состояния документов организация устраняет самостоятельно. В этом случае, передача дел сдвигается до момента устранения дефектов.

6.1.2. Порядок передачи дел на хранение в государственный (муниципальный) архив

Передача дел на хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется работником архива организации и работником государственного (муниципального) архива, который проверяет наличие дел, а также качество их формирования и оформления.

Передача дел оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение составляемым работником государственного (муниципального) архива. Акт составляется в двух экземплярах, один остается в передающей дела организации, другой — в принимающем государственном (муниципальном) архиве. Акт приема-передачи подписывается работниками организации и государственного (муниципального) архива, осуществляющими передачу документов и утверждается руководителем организации и руководителем государственного (муниципального) архива.

Организация-источник комплектования согласует сроки доставки дел в государственный (муниципальный) архив. Транспортировка документов осуществляется за счет средств организации. Документы перевозятся в первичных средствах хранения (коробках или папках).

Графическое изображение процесса 6.1.2. «Порядок передачи дел на хранение в государственный (муниципальный) архив» представлено на схеме 30 приложения № 4.

6.2. Передача дел при реорганизации, ликвидации организации

Процесс передачи архивных документов при реорганизации или ликвидации организации включает:

— определение места дальнейшего хранения документов;

— подготовку архивных документов к передаче;

— передачу архивных документов.

При реорганизации или ликвидации организации место дальнейшего хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела и указывается в распорядительном документе о реорганизации (ликвидации) последней.

При реорганизации организации определяется юридическое лицо, которому передаются документы.

В соответствии со ст. 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливаются следующие правила:

— при реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуем ых государственных органов или в соответствующий государственный архив;

— при изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления;

— при реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций или в архив вышестоящей организации. При этом в случае преобразования государственных и муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующими государственными или муниципальными архивами;

— при реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с соответствующим специально уполномоченным Президентом Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти или уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;

— при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

При ликвидации организации в распорядительном документе о ликвидации место дальнейшего хранения документов указывается в соответствии со следующими положениями ст. 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

— при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив;

— при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Организационные вопросы подготовки документов к передаче решает ликвидационная комиссия (п. 7.1. Правил), в состав которой входят представители архива реорганизуемой (ликвидируемой) организации. При реорганизации (ликвидации) организаций — источников комплектования государственных (муниципальных) архивов в состав ликвидационной комиссии входят также представители соответствующего государственного (муниципального) архива.

При подготовке фонда реорганизуемой (ликвидируемой) организации к передаче проводится проверка наличия и состояния документов (см. раздел 2.2.3. Методических рекомендаций), а также подготовка дел к передаче (см. раздел 6.1.2. Методических рекомендаций). Передача документов проводится по акту приема-передачи архивных документов на хранение (приложение № 30 Правил).

При передаче документов правопреемнику реорганизуемой организации или вновь созданному юридическому лицу акт утверждается председателем ликвидационной комиссии и руководителем организации, принимающей документы. При передаче документов ликвидируемой организации в государственный (муниципальный) архив акт приема-передачи архивных документов на хранение утверждается председателем ликвидационной комиссии и руководителем государственного (муниципального) архива.

Транспортировка передаваемых документов осуществляется за счет средств, выделенных на реорганизацию (ликвидацию).

Графическое изображение процесса 6.2. «Передача дел при реорганизации, ликвидации организации» представлено на схеме 31 приложения № 4.

6.3. Передача дел при смене руководителя архива организации

Процесс передачи документов архива организации при смене руководителя архива (лица, ответственного за архив) включает:

— организационные мероприятия по подготовке к передаче документов;

— подготовку документов фонда к передаче;

— проверку помещений и оборудования;

— прием-передачу документов.

Для организации приема-передачи архивных документов и материальных ценностей архива руководитель организации издает приказ о назначении комиссии в составе не менее трех человек.

В состав комиссии включаются руководитель, курирующий архив, руководитель архива, передающий архив, руководитель принимающий архив, представитель службы делопроизводства. Возможно включение в состав комиссии уполномоченных от бухгалтерии и отдела кадров, а также специалистов, способных оценить состояние оборудования.

При подготовке к приему-передаче документов проверяется наличие и состояние:

— документов архива, в том числе особо ценных дел и их страховых копий;

— основных учетных документов архива: книга учета поступлений и выбытия документов, список фондов, листы фонда, описи дел, реестры описей дел;

— вспомогательных учетных документов архива: книга учета движения дел по фондам, книга учета переработки и усовершенствования описей, книга учета выдачи дел во временное пользование;

— учетных документов архива по работе с подведомственными организациями (при наличии): список организаций-источников комплектования, наблюдательные дела организаций.

При приеме-передаче архива надлежит проверить наличие и состояние:

— печатей и штампов архива (при их наличии);

— оборудования и инвентаря (противопожарного и охранного оборудования, приборов по измерению температуры и влажности, компьютеров, при их наличии).

Комиссия по приему-передаче архива оценивает также условия хранения документов.

Прием-передача документов производится в определенной последовательности: сначала передаются справочники, показывающие количество дел в целом по архиву и их движение (список фондов, реестр описей, книги учета поступлений и выбытия документов). После этого в порядке номеров фондов передаются справочники по каждому фонду.

После приема-передачи НСА архива производится прием -передача непосредственно архивных документов. Прием-передачу целесообразно проводить постеллажно, в порядке размещения фондов на стеллажах (полках). После приема-передачи архивных документов каждого фонда вносятся соответствующие записи во все экземпляры описей. Руководитель, передающий архивные документы, дает пояснения новому руководителю архива относительно размещения архивных документов в архивохранилище, порядка размещения архивных документов на стеллажах, полках, содержания поисковых данных на коробках (связках), топографических указателях, карточках фондов. По результатам приема-передачи составляется акт приема-передачи архивных документов и материальных ценностей (приложение № 16).

Акт подписывают председатель комиссии, руководитель архива, передающий архив и руководитель, принимающий архив и члены комиссии. Акт утверждает руководитель организации.

Графическое изображение процесса 6.3. «Передача дел при смене руководителя архива организации» см. на схеме 32 приложения № 4.

7. Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению

Процесс выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению включает:

— выделение дел, документов к уничтожению;

— подготовку акта о выделении документов к уничтожению;

— передача дел, документов на уничтожение.

Процесс выделения дел, документов к уничтожению проводится:

1) работниками службы делопроизводства по результатам отбора документов на хранение в архиве организации или уничтожение в рамках экспертизы ценности документов (см. раздел 1.1.2. Методических рекомендаций);

2) работниками архива организации — по результатам экспертизы ценности документов, подлежащих передаче в государственный (муниципальный) архив (см. раздел 6.1.1. Методических рекомендаций) или в процессе проведения плановых работ по упорядочению дел архивного фонда.

Объектами процесса уничтожения дел, документов являются:

— дела с истекшими сроками хранения, находящиеся в структурных подразделениях организации, а также документы с истекшими сроками хранения, в том числе копии документов, изъятые из дел, подлежащих передаче в архив организации;

— дела временных сроков хранения (свыше 10 лет), сроки хранения которых истекли, сформированные, описанные и учтенные в годовых разделах описей дел, документов в архиве организации.

Дела, документы выделяются к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 -му января года, в котором проводятся работы по выделению дел, документов к уничтожению и составляется соответствующий акт (п.4.11. Правил). Например: дела с 3-летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2011 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2015 года, с пятилетним сроком хранения — не ранее 1 января 2017 года.

Выделение дел, документов к уничтожению в делопроизводстве осуществляется работником структурного подразделения одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации (см. раздел 1.1.2 Методических рекомендаций). При этом происходит:

— выделение (на основе просмотра номенклатуры дел года, за который сдаются дела), дел с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как «до минования надобности» («ДМН»), «при условии проведения (завершения) ревизии» и т.п.;

— изъятие по результатам полистного просмотра дел, передаваемых в архив организации, копий документов и документов, срок хранения которых истек. Документы и копии документов, выделенные к уничтожению, присоединяются к делам с истекшими сроками хранения, посвященным соответствующим вопросам. При отсутствии таковых документы и копии документов, выделенные к уничтожению, формируются в отдельные дела, которые не оформляются и не подшиваются. Им даются обобщенные заголовки, например:

Документы об организации и проведении занятий по повышению квалификации (учебные планы, журналы посещаемости занятий и др.).

При выделении дел к уничтожению в делопроизводстве необходимо просмотреть номенклатуры дел более ранних лет для выделения к уничтожению дел за соответствующие годы, хранящихся в делопроизводстве.

Подготовка акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения в делопроизводстве включает:

— подготовку в структурных подразделениях предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

— подготовку службой делопроизводства проекта акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению всех структурных подразделений организации;

— согласование и утверждение акта.

Предложения к акту о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения готовятся работниками структурных подразделений, осуществляющих подготовку дел к передаче в архив организации.

Предложения к акту о выделении к уничтожению документов — это рабочий документ, для составления которого может быть использована форма акта о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения (приложение № 21 Правил), в котором дополнительно указывается наименование структурного подразделения.

Предложения к акту о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения передаются в службу делопроизводства в электронном виде и на бумажном носителе.

Работником службы делопроизводства на основе предложений структурных подразделений, как правило, составляется акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения на дела всей организации.

Акт составляется службой делопроизводства по форме, установленной приложением № 21 Правил и с учетом следующих положений:

— при составлении акта указываются название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения на основании, которого документы выделяются к уничтожению;

— если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (графа 2 акта);

— заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (графа 2 акта) с указанием общего количества дел данной группы (графа 6 акта).

Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, составляемый в делопроизводстве, имеет ряд особенностей:

— не содержит в заголовке формулировки «архивных документов», поскольку уничтожаются дела, не подлежащие хранению в архиве;

— не содержит № фонда;

— графа 4 «№ описи» и графа 5 «№ ед. хр. по описи» акта не заполняются, но в примечаниях целесообразно указать индекс (индексы) дела (дел) по номенклатуре дел»;

— после заполнения табличной формы в акте оформляется итоговая запись: цифрами и прописью указывается общее количество единиц хранения, выделенных к уничтожению за определенный период, например:

5 (пять) ед. хр. за 2008 — 2012 годы.

В архиве организации дела выделяются к уничтожению работником архива по результатам просмотра годовых разделов описей дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. При этом просматриваются годовые разделы описей дел, документов за разные годы.

Работник архива организации, выделяющий дела, не подлежащие хранению, к уничтожению, также в рабочем порядке формирует таблицу со списком этих дел для включения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Электронные дела, документы выделяются к уничтожению на общих основаниях (п. 4.13. Правил).

Акт о выделении к уничтожению электронных документов, с истекшими сроками хранения в целом соответствует прилагаемой форме с учетом следующих положений:

— в заголовке акта указывается «о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению»: при выделении к уничтожению электронных документов в делопроизводстве;

— указывается «о выделении к уничтожению электронных архивных документов с истекшими сроками хранения»: при выделении к уничтожению электронных документов, хранящихся в архиве организации.

Акт подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

Акт о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения представляется на согласование ЦЭК (ЭК) организации вместе с годовыми разделами описей дел постоянного срока хранения и по личному составу (п. 4.11. Правил). ЦЭК (ЭК) организации рассматривает Акт о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения после рассмотрения годовых разделов описей. В левом нижнем углу, после подписи руководителя архива проставляется гриф согласования с указанием даты и номера протокола ЦЭК (ЭК) организации.

Если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения утверждает руководитель организации после составления и утверждения годовых разделов описей дел по личному составу (п. 4.12. Правил).

В организациях-источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения утверждается руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения годовых разделов описей дел постоянного срока хранения и согласования годовых разделов описей дел по личному составу (п. 4.11 Правил). Физическое уничтожение документов может осуществляться только после утверждения руководителем организации годовых разделов описей дел, документов и акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения Дела на бумажном носителе передаются на уничтожение в соответствующие организации по документу, подтверждающему факт передачи документов (например, по приемо-сдаточной накладной). Указанный документ присоединяется к акту о выделении документов к уничтожению и хранится вместе с ним.

Передача документов на уничтожение фиксируется в заключительной части акта (приложение № 21 Правил), где указывается количество, сдаваемых на уничтожение единиц хранения документов и их вес.

При уничтожении электронных документов в заключительной части акта указывается способ их уничтожения (физическое уничтожение носителя, стирание (размагничивание) или иной) (приложение № 21 Правил).

При уничтожении электронных документов, находящихся в хранилище информационной системы, предусматривается защита от возможности несанкционированного восстановления уничтоженных документов.

Предусмотренная в акте строка о внесении изменений в учетные документы указывается при уничтожении дел в архиве организации (в делопроизводстве отметки об уничтожении дел могут проставляться в номенклатуре дел).

При заполнении строки о внесении изменений в учетные документы акт подписывает работник архива, внесший изменения в учетные документы с указанием его должности.

Графическое изображение процесса 7 «Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению» представлено на схеме 33 приложения № 4.

——————————

1 Нотация — набор знаков и правил, которые используются для графического описания, моделирования процессов.

2 Для архивов организаций, хранящих фонды личного происхождения, работавших в них выдающихся деятелей науки, культуры, искусства и др.

3 Для проведения экспертизы ценности научно-технической и другой специальной документации в организации может быть создана ЭК, включающая соответствующих специалистов.

4 В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

5 Информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях о защите информации» (ст. 2, п. 3).

6 В общественных организациях, где отсутствуют штатные сотрудники и соответственно документы по личному составу, опись дел, документов по личному составу не составляется.

7 РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях. — М.: Изд-во стандартов, 1985.

8 Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации. Утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12 января 2009 г. № 3, п. 1.2.

9 Там же, п. 1.9.

10 Фондирование документов — определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.

11 Исполнение запросов акционеров акционерных обществ осуществляется в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

12 В соответствии с ГОСТ 7.76-96 «СИБИД. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения», п. 5.1. «… Заголовок библиографической записи может содержать … наименование организации, название страны и обозначение вида документа (заголовок формы), унифицированное заглавие или другие сведения».

——————————

Приложение № 1

Реестр процессов, обеспечивающих комплектование, хранение, учет и использование документов в архиве организации

1. Комплектование архива организации документами

1.1. Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве

1.1.1. Составление, согласование, утверждение номенклатуры дел организации

1.1.1.1. Разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации

1.1.1.2. Выявление состава документов для составления номенклатуры дел

1.1.1.3. Составление заголовков (наименований) дел

1.1.1.4. Систематизация заголовков внутри раздела номенклатуры дел

1.1.1.5. Индексация дел

1.1.1.6. Определение сроков хранения дел

1.1.1.7. Составление итоговой записи номенклатуры дел

1.1.2. Отбор документов для передачи в архив организации и для выделения к уничтожению

1.2. Оформление дел

1.3. Организация розыска недостающих дел

1.4. Передача дел в архив организации

2. Хранение документов в архиве организации

2.1. Организация хранения документов в архиве организации

2.1.1. Систематизация дел в архиве организации

2.1.2. Предоставление помещения для архива организации

2.1.2.1. Определение площади и выбор помещений архива

2.1.2.2. Оснащение архивохранилищ специальным оборудованием

2.1.3. Обеспечение нормативных условий хранения документов

2.1.3.1. Соблюдение противопожарного режима

2.1.3.2. Соблюдение охранного режима

2.1.3.3. Соблюдение нормативного светового режима

2.1.3.4. Соблюдение нормативного температурно-влажностного режима

2.1.3.5. Соблюдение нормативного санитарно-гигиенического режима

2.2. Обеспечение сохранности документов

2.2.1. Рациональное размещение документов в архивохранилище

2.2.2. Топографирование

2.2.3. Контроль за движением документов и их состоянием

2.2.3.1. Проверка наличия и состояния документов

2.2.3.2. Порядок выдачи дел из архивохранилища

2.2.3.3. Установление порядка действий в чрезвычайных ситуациях

3. Учет документов в архиве организации

3.1. Учет поступления дел

3.2. Учет количества и состава дел

3.3. Учет количества и состава описей дел

3.4. Учет количества и состава фондов

3.5. Учет изменений в количестве и составе фонда

3.6. Учет выбытия дел

3.7. Ведение дела фонда

3.8. Учет использования документов

4. Создание и ведение научно-справочного аппарата архива организации

5. Использование архивных документов

5.1. Исполнение запросов пользователей, в т.ч. запросов социально-правового характера

5.2. Информационное обеспечение работников организации

5.3. Выдача документов во временное пользование (в т.ч. для работы в читальном зале архива)

6. Передача дел из архива организации

6.1. Передача дел на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив

6.1.1. Подготовка дел, документов к передаче в государственный (муниципальный) архив

6.1.2. Порядок передачи дел на хранение в государственный (муниципальный) архив

6.2. Передача дел при реорганизации, ликвидации организации

6.3. Передача дел при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив)

7. Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению

Приложение № 2

Сеть процессов архива организации

См. приложение в редакторе Adobe Reader

Приложение № 3

Описание значения символов в графическом описании процесса

См. приложение в редакторе Adobe Reader

Приложение № 4

Графические описания процессов хранения, комплектования, учета и использования документов в архиве организации

См. приложение в редакторе Adobe Reader

Приложение № 5к п. 3.2

Соответствие данных на обложке дела описательной статье годового раздела описи дел

См. приложение в редакторе Adobe Reader

Приложение № 6к п. 3.2

Форма листа-заверителя описи дел

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ ДЕЛ № _________ (ФОНД № ____________)

В описи дел подшито и пронумеровано _____________________________ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов _________________________________________________;

пропущенные номера листов _______________________________________________

Наименование должности

работника                       Подпись               Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 7к п. 3.3

Образец заполнения реестра описей

1. Первичное поступление дел постоянного хранения, по личному составу, временного (45 лет) хранения, временного (15 лет) хранения в архив организации и составление первых годовых разделов описей дел (заполняются графы 1, 2, 3, 4, 10):

2. Опись дел постоянного хранения закончена (заполняются графы 5, 6, 7, 8, 9) и заведена следующая опись дел постоянного хранения (заполняются графы 1, 2, 3, 4, 10):

3. Составление ежегодной итоговой записи (например, на 1 января 2015 года):

+————————————————————————+

¦                                                                       ¦

¦Всего хранится в архиве 5 (пять) _______________________ описей, из них¦

¦                                  (цифрами и прописью)                 ¦

¦постоянного хранения 2 (две) _________________________________________,¦

¦                                  (цифрами и прописью)                 ¦

¦временного хранения (свыше10 лет) 2 (две) ____________________________,¦

¦                                    (цифрами и прописью)               ¦

¦по личному составу 1 (одна) __________________________________________,¦

¦                                    (цифрами и прописью)               ¦

¦в том числе поступило в ________ году __________________________ описей¦

¦                                       (цифрами и прописью)            ¦

¦в том числе выбыло в _______ году ______________________________ описей¦

¦                                       (цифрами и прописью)            ¦

¦                                                                       ¦

¦Наименование должности работника                                       ¦

¦архива организации, составившего                                       ¦

¦реестр описей                        Подпись              О.И. Архипова¦

¦                                                                       ¦

¦Наименование должности                                                 ¦

¦руководителя архива(лица,                                              ¦

¦ответственного за архив)             Подпись              И.Н. Тучин   ¦

¦                                                                       ¦

¦15.01.2015                                                             ¦

¦                                                                       ¦

+————————————————————————+

Приложение № 8к п. 3.5

ЛИСТ ФОНДА № 1

Всероссийский научно-исследовательский институт                                            01 января 1996 г.

документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

————————————————          —————————————————-

(местонахождение фонда (наименование                                                (Дата первого поступления

организации, где хранится фонд)                                                             документов фонда)

1. Учет неописанных документов

2. Учет описанных документов

Приложение № 9к п. 3.6

Образец заполнения книги учета поступления и выбытия дел

Акционерное общество «Светосервис»

————————————————————————————————————-

(наименование организации)

Архив Акционерного общества «Светосервис»

————————————————————————————————————-

(название архива)

КНИГА

учета поступления и выбытия дел, документов

Том № 1

Начат 01.02.2015

Окончен ____________

Пример заполнения книги учета и выбытия дел Продолжение приложения 9

Итого в 2015 году поступило 347 (триста сорок семь)_______ ед. хр., в том числе: на бумажном носителе 347 (триста сорок

(цифрами и прописью)                                               (цифрами и прописью)

семь)_____________,

электронных_________________________________________, аудиодокументов__________________________________________________,

(цифрами и прописью)                                            (цифрами и прописью)

видеодокументов ___________________________________________.

(цифрами и прописью)

показываются раздельно итоговые данные по графам 8, 9, 10, 14 книги;

выбыло 884 (восемьсот восемьдесят четыре)_______ ед. хр., в том числе: на бумажном носителе 884 (восемьсот восемьдесят

(цифрами и прописью)                                                       (цифрами и прописью)

четыре)________,

электронных________________________________________, аудиодокументов _________________________________________________,

(цифрами и прописью)                                         (цифрами и прописью)

видеодокументов________________________________________.

(цифрами и прописью)

показываются раздельно итоговые данные по графам 11, 12, 13, 15.

Наименование должности лица,

составившего итоговую годовую запись                            Подпись                     И.Н. Новикова

Наименование должности руководителя архива

(лица, ответственного за архив)                                 Подпись                     Р.С. Степанов

10.01.2016

——————————

* В графе указывается вид носителя (БН — документы на бумажном носителе, ЭД — электронные документы)

Приложение № 10к п. 4

Состав справочного аппарата описи дел

+———————+

¦                     ¦

+—»¦   Титульный лист    ¦

¦   ¦                     ¦

¦   +———————+

¦

¦

¦   +———————+

¦   ¦                     ¦

+———————+ +—»¦     Оглавление      ¦«-+

¦                    ¦ ¦   ¦                     ¦  ¦

¦  Описи дел (в том  +-¦   +———————+  ¦

¦ числе электронных) ¦ ¦                            ¦

¦постоянного хранения¦ ¦                            ¦

+———————+ ¦   +———————+  ¦ +——————+

¦   ¦                     ¦  ¦ ¦    Описи дел    ¦

+—»¦     Предисловие     ¦  +-¦временных (свыше ¦

¦   ¦                     ¦  ¦ ¦ 10 лет) сроков  ¦

¦   ¦                     ¦  ¦ ¦    хранения     ¦

+———————+ ¦   +———————+  ¦ +——————+

¦                    ¦ ¦                            ¦

¦Описи дел по личному+-¦                            ¦

¦      составу       ¦ ¦   +———————+  ¦

¦                    ¦ ¦   ¦                     ¦  ¦

+———————+ +—»¦       Список        ¦«-+

¦   ¦     сокращений      ¦

¦   ¦                     ¦

¦   +———————+

¦

¦

¦   +———————+

¦   ¦                     ¦

+—»¦  Указатели к описи  ¦

¦                     ¦

+———————+

Приложение № 11к п. 4

Форма титульного листа описи дел

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(Наименование государственного (муниципального) архива)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(Название фонда)

Фонд № _________

Опись № ________

_________________________________________________________________________

(Название описи)

Крайние даты единиц хранения _____________________

Приложение № 12к п. 5.1

Образец бланка запроса пользователя

ЗАПРОС (обращение)

Информация о персональных данных хранится и обрабатывается с

соблюдением российского законодательства о персональных данных.

Заполняя данную форму, Вы даете согласие на обработку персональных

данных.

Подпись

______________________ 20___ г.        ________________________________

(Дата)                         (подпись пользователя)

Приложение № 13к п. 5.1

Образец оформления архивной справки

Наименование организации

Справочные данные об организации

(почтовый адрес, телефон, телефон/факс)                 Петрову Б.И.

ул. Жуковского,

АРХИВНАЯ СПРАВКА                               105/2, кв. 5,

г. Новосибирск, 630082

31.06.2013 № 04-5/173

На № 310 от 25.06.2013

Москва

В документах    архивного    фонда    Всероссийского     объединения

хлебопродуктов «Росхлебопродукт» в ведомостях на выдачу заработной  платы

рабочим и служащим за апрель — декабрь 1962 г.,   значится   Петров Борис

Иванович в должности инженера.

Основание: Ф. 50, Оп. 2, Д. 3, Л. 105 — 106.

Наименование должности

руководителя организации

(или иного уполномоченного им лица)     Подпись       Расшифровка подписи

Печать организации

Отметка об исполнении

Приложение № 14к п. 5.1.

Образец оформления архивной выписки

Наименование организации

Справочные данные об организации

(почтовый адрес, телефон, телефон/факс)                 Петрову Б.И.

ул. Жуковского,

105/2, кв. 5,

АРХИВНАЯ ВЫПИСКА                         г. Новосибирск, 630082

из протокола заседания общего собрания

Всероссийского объединения хлебопродуктов

от 25 декабря 1990 г. № 3

«СЛУШАЛИ:

Об оказании гуманитарной помощи воспитанникам детских домов г.Москвы

РЕШИЛИ:

…3) Выделить 10 т хлеба   на    безвозмездной   основе   в   целях

удовлетворения потребностей детского дома № … г. Москвы. ».

Номер детского дома указан в тексте неразборчиво.

Основание: Ф. 2, Оп. 3, Д. 1, Л. 45 -46.

Наименование должности

руководителя организации

(или иного уполномоченного им лица)     Подпись       Расшифровка подписи

Печать организации

Отметка об исполнении

Приложение № 15к п. 5.3

Форма карточки пользователя читального зала

___________________________________

(наименование организации)

КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

1.   Фамилия, имя, отчество _____________________________________________

2.   Дата рождения ______________________________________________________

3.   Гражданство ________________________________________________________

4.   Место работы (учебы) и должность ___________________________________

(полное название учреждения, его почтовый и электронный

адрес, телефон)

5.   Образование, ученая степень, звание ________________________________

6.   Основание для проведения исследований ______________________________

(направление организации или по личному заявлению)

7.   Название темы, хронологические рамки _______________________________

8.   Цель работы ________________________________________________________

9.   Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона ______________

10.  Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона ______________

11.  Номер мобильного телефона, электронный адрес _______________________

12.  Серия и номер паспорта, кем и когда выдан __________________________

Обязательство-соглашение.

Я, ______________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

ознакомлен с действующим   Порядком   использования архивных документов в

государственных и муниципальных архивах Российской Федерации  и  обязуюсь

его выполнять.

Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных  в

анкете.

Обязуюсь соблюдать режим  конфиденциальности  в  отношении  ставшей   мне

известной информации, использование и распространение которой  ограничено

законодательством Российской Федерации.

“___”____________ 20__ г.

_________________________

подпись

_________________________________  ____________  ________________________

должность, сотрудника архива       подпись      расшифровка подписи

“___”____________ 20__ г.

Приложение № 16к п. 6.3.

Образец формы акта приема-передачи архивных документов и материальных ценностей архива при смене руководителя архива

Наименование организации                  УТВЕРЖДАЮ

АКТ                            Наименование должности

руководителя организации

___________ № __________                  Подпись      Расшифровка

подписи

________________________                  Дата

(место составления)

приема-передачи при смене

руководителя архива

В соответствии с приказом от _____________________ № _______________

______________________________ передал(а) _______________________________

(фамилия, инициалы передающего)          (фамилия, инициалы принимающего)

принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа,

в составе председателя ____________________ и членов ____________________

(фамилия, инициалы)            (фамилии, инициалы)

_________________________________________________________________________

документы архива за ______ годы и справочный аппарат к ним.

ИТОГО принято ______________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

в том числе _____________________________________________ ед. хранения на

(цифрами и прописью)

бумажном носителе, _________________________________________ ед. хранения

(цифрами и прописью)

электронных документов, __________________________________________ описей

(цифрами и прописью)

в ____________________________ экземплярах.

(цифрами и прописью)

Состояние документов и описей: _____________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(общая характеристика состояния)

Одновременно передаются ____________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(виды НСА и его объемы, состояние)

Состояние помещения архива: ________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(общая характеристика состояния)

Наличие и состояние оборудования и инвентаря: ______________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(общая характеристика состояния)

Передал                       Подпись                 Расшифровка подписи

Принял                        Подпись                 Расшифровка подписи

Председатель комиссии         Подпись                 Расшифровка подписи

Члены комиссии:               Подпись                 Расшифровка подписи

Даны рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда и других архивных документов в госорганах, органах местного самоуправления и организациях.

Они содержат в т. ч. порядок экспертизы ценности документов, составления, согласования, утверждения номенклатуры дел организации, определения сроков хранения дел.

Приведены требования к помещениям для архива.

]]>
3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

]]>

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

ПОСТОЯННО – ЭТО СКОЛЬКО?

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);
• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

• Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например:

Так как Общество не является организацией – источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

Обратите внимание

Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.

• Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации­-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ

Особенности формирования дел

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.

Обратите внимание

Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос­-ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Способы систематизации документов

Документы в деле могут быть систематизированы:

• Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Приказ от 12.01.2015 №1	1
Приказ от 13.01.2015 №2	2
Приказ от 13.01.2015 №3	3
Приказ от 16.01.2015 №4	4
Приказ от 19.01.2015 №5	5
…

• По алфавиту – например, фамилий или наименований проектов:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Проект «Астра»	1-10
Проект «Василек»	11-20
Проект «Гладиолус»	21-30
Проект «Колокольчик	31-40
Проект «Мимоза»	41-50
[…]

• Комбинированным способом – сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Переписка с ООО «Астра»
Лист­разделитель	1
Исх. № 53 от 14.01.2015	2–4
Вх. № 243 от 16.01.2015	5–9
Исх. № 105 от 23.01.2015	10
Вх. № 341 от 28.01.2015	11
Переписка с ООО «Василек»
Лист­разделитель	12
Вх. № 14 от 12.01.2015	13–14
Исх. № 18 от 13.01.2015	15
Вх. № 201 от 15.01.2015	16
…

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.

ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ

• Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках­-регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов – канцелярские скрепки и скобы степлера.
• Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов.

Совсем не обязательно придумывать какую-­то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило. Равномерное распределение листов, во-­первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во-­вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50.

Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

ОФОРМЛЯЕМ ДЕЛА НА ХРАНЕНИЕ

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами 2015, подлежат следующие дела:

• постоянного срока хранения;
• временного (свыше 10 лет) срока хранения;
• документы по личному составу (все, включая и те, которые имеют пятилетний срок хранения).

Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:

1) нумерация листов дела;

2) составление внутренней описи дела;

3) оформление листа-­заверителя дела;

4) подшивка или переплет документов дела;

5) оформление обложки (титульного листа).

Этап первый: нумеруем листы тома

Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый. Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке.

На каждый пронумерованный том можно наклеить стикер со следующей информацией:

• общее количество листов;
• пропущенные номера;
• литерные номера.

Эта информация пригодится нам чуть позже при оформлении листа-заверителя дела.

Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Например, если по номерам в томе 100 листов, но при этом три пропущенных номера и два литерных, то общее количество листов в томе будет равно 99 (100 – 3 +2).

Правила 2015 ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома. Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Однако с какого значения начинается это «слишком много», неизвестно. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. 75 Правил нотариального делопроизводства (утверждены решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78):

Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать.

Этап второй: составляем внутреннюю опись тома

Составлять внутреннюю опись документов тома не всегда обязательно. Процитируем Правила 2015:

Внутренняя опись представляет собой своеобразное оглавление тома.

Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел. Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

Таким образом, составить внутреннюю опись можно и к тому с приказами по основной деятельности (особенно если из­-за неверной систематизации в нем была нарушена нумерация), и к тому с перепиской, если это облегчит пользование томами.

Форма внутренней описи приведена в Правилах 2015 (приложение № 27). Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word (Пример 1).

Этап третий: оформляем лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Форма листа также содержится в Правилах 2015 (приложение № 8). Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Что касается «особенностей физического состояния», то речь идет:

• о надорванных листах;
• склеенных листах;
• брошюрах, прошитых и опломбированных документах в составе тома;
• листах большего формата, чем большинство в томе, и прочих нестандартных для этого тома документах (Пример 2).

Этап четвертый: сшиваем том

• Выбираем обложку. Документы постоянного срока хранения оформляются в картонные обложки, специально предназначенные для дел постоянного срока хранения (рис. 1). Найти их проще на сайтах интернет-магазинов, а не в торговых залах – товар это не самый ходовой, поэтому на прилавок его выкладывать часто забывают.

Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы.

Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое.

• Делаем обложку. Если руководство посчитает, что это слишком дорого, секретарю придется брать в руки ножницы, картон и создавать обложки самому. Однако сделать приличные обложки получится только в том случае, если удастся найти качественный картон, разрезанный на листы, равные или чуть больше формата А4. Из обычного «Для детского творчества» ничего хорошего не выйдет.

Для самостоятельного изготовления обложки понадобится картон, лист бумвинила (прочный водостойкий переплетный материал на бумажной основе) и двусторон­ний скотч.

Принцип сшивания покупных и самодельных обложек один:

1. Сложить вместе нижнюю крышку, документы и верхнюю крышку, просверлить и сшить переплет.

2. Завернуть мягкий материал (при самостоятельном изготовлении – полоску бумвинила) вниз за нижнюю крышку и приклеить внатяг снизу скотч (рис. 2).

В результате самодельная обложка будет выглядеть почти так же, как на рис. 3.

• Используем дырокол. Поскольку документы сшивают в 4 прокола, лучше воспользоваться для этого специальными дыроколами на 4 прокола, которые за раз пробивают пачку документов от 150 до 300 листов (рис. 4, 5).

Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды. Расстояние между четырьмя отверстиями должно быть 8 см (в соответствиис рекомендациями ГОСТ 17914­72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия»), поэтому на измерителе следует выставить значение «888».

Прежде чем пробивать в томе отверстия, нужно расположить документы дела в следующем порядке:

1) внутренняя опись (если она создавалась);

2) документы дела;

3) лист­заверитель.

• Подбираем иглу и нитки. Швейная игла слишком мала, лучше использовать мешочную (так называемую «цыганскую») – длинную (около 12 см) и с широким ушком. Нить потребуется крепкая, но можно сложить в несколько раз и обычную. Сшивать можно и банковским шпагатом, но продеть его непросто даже в «цыганскую» иглу.

Длина нити на стандартный том – примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем – уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно – все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот (пробит, просверлен) аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

Направление иглы с нитью при сшивании тома показано на рисунке 6.

После того как оба конца нити выведены с оборотной стороны тома, они завязываются (не туго, чтобы том можно было не только открыть, но и при необходимости снять копию с любого документа, но и не слабо, чтобы листы дела не «гуляли») и обрезаются.

Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется. Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Если обложки нет – просто выводятся с внутренней стороны без каких-­либо дальнейших манипуляций.

Этап пятый: оформляем титульный лист (обложку) тома

Форма титульного листа дела приведена в Правилах 2015 (приложение № 28). Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Не забудьте только, что верхняя строка обложки «Наименование государственного (муниципального) архива» остается незаполненной. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи (Пример 3 ).

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится. Меньше всего подходят для этого клей-карандаш (обложка отклеится уже через пару часов) и канцелярский клей (слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет). Распечатывать обложки на листах с клеевым слоем дорого и неэффективно: «клеевой слой» на них условный, и обложку можно снять одним движением руки.

Итак, алгоритм оформления до­кументов на постоянное хранение выглядит следующим образом:

ЧТО ПРИОБРЕСТИ В АРХИВ

Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно.

• Станки для архивного переплета. Том дела закрепляется в них и просверливается. Станок может быть ручным (для сверления нужно крутить специальную ручку, рис. 7) и электрическим (сверло запускается нажатием кнопки, рис. 8). Мнения специалистов об этих станках расходятся: кто-то считает их удобными, кто-то – ровно наоборот. Но отверстие, пробитое дыроколом, однозначно выглядит ровнее и опрятнее, чем просверленное станком.

• Короба для хранения. Готовые тома можно просто ставить на полку, а можно дополнительно упаковывать в короба. Видов коробов множество. Отметим, например, короб с завязками, в который помещается несколько сшитых томов дел (рис. 9).

В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой (рис. 10). В такой короб может поместиться 10 и более томов.

Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж (рис. 11).

]]>

]]>
1
open
open
publish
post