Как провести учет ГСМ?

Учреждения и организации, имеющие транспортные средства, вынуждены ежедневно покупать бензин, дизельное топливо и другие горюче-смазочные материалы.

Наиболее распространенные способы приобретения ГСМ – за наличные или с оформлением авансового отчета, а также по топливным картам.

Учет по картам

Система оплаты пластиковой топливной картой является наиболее удобной и выгодной формой расчетов за топливо.

Организация заключает договор с поставщиком ГСМ на приобретение бензина с применением топливной карты, на которой хранится информация об установленных лимитах на количество и ассортимент нефтепродуктов и сопутствующих услуг, а также об объеме денежных средств, в пределах которого можно получить нефтепродукты и сопутствующие услуги.

Оприходование стоимости топливной карты (если она есть, так как в большинстве случаев карту используют бесплатно при условии ее возвращения) можно оформить как поступление услуги через меню «Покупки» — «Поступление (акты, накладные)» — создать поступление «Услуги (акт)»).

Рис.1 Создание документа «Услуги» Рис.2 Заполнение документа услуги – изготовление топливной карты

При этом саму топливную карту учитывают как бланк строгой отчетности на забалансовом счете 006 и отражают в учете с помощью ручной операции – меню «Операции» — «Операции, введенные вручную».

Рис.3 Операция, введена вручную – отражение топливной карты

Обратите внимание, в случае изготовления топливной карты бесплатно, карта также отображаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по условной цене – 1 карта = 1 рубль.

Поставщик топлива по окончании месяца предоставляет документы, отражающие количество литров, фактически приобретенных, что являться основанием для учета на счете 10.03.1 «Топливо» и оформляется через «Поступление товаров (накладная)», в меню «Покупки» — «Поступление (акты, накладные».

Рис.4 Меню программы 1С:Бухгалтерия «Покупки»

Создаем новый документ «Поступление товаров (накладная), заполняем организацию, поставщика, договор, склад и добавляем строки в табличную часть «Товары», используя кнопку «Добавить» или «Подбор». При создании номенклатуры обязательно указать тип номенклатуры – ГСМ.

Рис.5 Номенклатурная карточка ГСМ Рис.6 Оформление поступления ГСМ

Таким образом, мы оприходовали ГСМ от поставщика. Сформировалась проводка – Дт. 10.3 — Кт. 60.

Рис.7 Движение документа «Поступление товаров (накладная)»

Поступление ГСМ по авансовому отчету

Чтобы отразить самостоятельную покупку водителем бензина за наличность, выданную ему, оформляем авансовый отчет. При этом сначала необходимо оформить выдачу денежных средств подотчетному сотруднику. Выдача денег из кассы фиксируется документом «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчетному лицу».

Рис.8 Заполнение документа Выдача наличных

Теперь создадим сам «Авансовый отчет» через «Банк и касса» — «Авансовые отчеты».

Рис.9 Кассовые документы Рис.10 Авансовый отчет

С помощью кнопки «Создать» создаем новый документ, в котором заполняем первую закладку «Авансы»: фиксируем документ выдачи аванса (у нас «Выдача наличных»), а внизу – прикрепленных к отчету документов. Далее переходим к заполнению табличной части, в которой подбираем приобретенную номенклатуру (Бензин Аи-95), указав количество и цену.

Таким образом, мы оприходовали ГСМ через авансовый отчет. Его проводки – Дт. 10.3 — Кт. 71.01. Нажав кнопку «Печать» получаем печатную форму документа.

Списание ГСМ в 1С 8.3

Учет списания ГСМ в 1С производится согласно путевым листам. Эту информацию сверяют с отчетами, предоставленными самим подотчетным сотрудником и обобщающими данные путевых листов и чеков АЗС.

Списание бензина и других ГСМ оформляется одинаково документом «Требование-накладная», который находится в разделе «Склад».

В документе с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить» указывается название ГСМ, объем и счет, на который будем его списывать. Последний, в свою очередь зависит от вида деятельности компании: например, если предприятие торговое, то счет списания – 44.01, производство (на основное производство) – 20, а общехозяйственные нужды – счет 26. Установка галочки «Счета затрат на закладке «Материалы», даст возможность указывать счета в одной строке с номенклатурой.

Иначе они будут заполняться на отдельной закладке. При проведении требования-накладной стоимость бензина, списываемого на затраты, учитывается по средней стоимости.

Этот же документ также можно сформировать на основании авансового отчета. Для этого, открыв сам отчет или весь журнал «Авансовые отчеты», нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать искомый документ.

Если у вас остались вопросы по списанию ГМС, обратитесь к нашим специалистам за консультацией по программе 1С 8.3, мы с радостью вам поможем.

Настройка субконто счета 10.03.1 «Топливо»

В нашем примере используется один склад для оприходования топлива. Если у вас несколько транспортных средств, то можно создать свой склад на каждый автомобиль и учитывать остатки и обороты по каждой единице транспорта.

Для того чтобы учет на счете 10.03.1 велся в разрезе складов, посмотрим настройку счета в плане счетов. Откроем счет 10.03.1 – «Топливо». Здесь состав видов субконто определяется настройкой плана счетов «Учет запасов».

Установив галочку «Учет запасов ведется по местам хранения», мы получаем дополнительное субконто в виде складов, учет на которых может вестись как в количественном, так и количественно-суммовом выражении.

Для примера перепроведем наши созданные документы, изменив «Основной склад» на склад «Автомобиль». После этих изменений в проводках отобразился «Склад», и при формировании оборотно-сальдовой ведомости появилась возможность добавить субконто «Склады». Как видим, в ОСВ выделился условный склад «Автомобиль».

Ранее приобретаемое топливо отражено в ОСВ без указания склада – «…». Если у вас регулярно возникают вопросы по работе с программой, обратитесь к нашим специалистам. Мы с радостью проконсультируем вас, а также подберем для вас оптимальную стоимость часа доработки 1С или тариф на сопровождение, ориентируясь на ваши индивидуальные задачи.

Учет ГСМ по топливным картам в 1С

Сегодня большинство компаний для функционирования и ведения своей деятельности используют автомобили. А раз есть автомобиль, значит, встает вопрос об учете затрат на его обслуживание: покупка и списание топлива, расходных материалов, страховки и т.д.

Многие организации выбирают для себя топливные карты не только из-за удобства использования, но и правомерного принятия к вычету НДС. Однако здесь есть нюанс: служебные автомобили заправляются ежедневно, а в бухгалтерию закрывающие документы поступают от АЗС только в начале следующего месяца.

Прежде всего стоит отметить, что, начиная с релиза 3.0.74, в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 предусмотрен новый функционал «Учет по путевым листам». В связи с этим программа претерпела некоторые изменения.

Так, вместо ранее применяемого счета 10.03 для учета топлива теперь используются счета 10.03.1 «Топливо на складе» и 10.03.2 «Топливо в баке». Ранее используемый счет 10.03 стал группой и в проводках теперь не используется. При использовании функционала «Путевые листы» учет ведется на счете 10.03.2 в разрезе транспортных средств.

Также отметим, что несмотря на добавленный функционал учета ГСМ по путевым листам, в программе сохранилась возможность вести учет как и ранее – в разрезе партий и складов. И для этого теперь предусмотрен счет 10.03.1.

При обновлении программы на указанный релиз все остатки по счету 10.03 автоматически перенесутся на счет 10.03.1. Если вы будете вести учет как и ранее, то единственное, что поменяется – это счет: вместо 10.03 вы теперь будете использовать 10.03.1.

Если же вы решите использовать новый функционал и вести учет в разрезе транспортных средств (а это, сразу скажем, удобнее, хоть и более трудоемко), то вам необходимо переместить остатки на счет 10.03.2.

Также, начиная с релиза 3.0.74, добавился новый субсчет к счету 76 — 76.15 «Приобретение по топливным картам».

Теперь, когда мы рассказали о новом функционале, давайте остановимся подробнее на учете ГСМ по топливным картам в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0.

Чтобы компании вести учет ГСМ по топливным картам сначала ее нужно купить. Для этого ответственное лицо компании (в маленьких компаниях эта функция может быть возложена на бухгалтера) подает на АЗС заявку.

На основании этой заявки головной центр (так называемый процессинговый центр АЗС – пункт сбора сведений обо всех карточных терминалах АЗС) подготавливает договор на поставку ГСМ с приложением к нему перечня всех АЗС, входящих в зону обслуживания по карте, и выпускает для вашей организации топливные карты (их количество зависит от количества ваших автомобилей).

Здесь важный момент – в договоре должно быть прописано, как будет передана вам топливная карта – за плату или, в случае ее возвращения при расторжении договора, бесплатно.

• Топливные карты бывают двух видов: лимитированные и нелимитированные.
• Лимитированные карты предполагают, что при пополнении счета карты на нее вносится определенное количество топлива и устанавливается предел его расходования в течение определенного количества времени, например, месяца.
• Нелимитированные карты предполагают, что на карту при пополнении счета вносится соответствующее на дату пополнения количество топлива, которое затем выбирается в пределах объема, имеющегося на карте.
• При передаче топливных карт вашей организации вам оформят накладную по форме ТОРГ-12, которая послужит основанием для оприходования карт.

Обычно изготовление топливных карт предварительно оплачивается. Делается это в программе документом «Списание с расчетного счета» в разделе «Банк и касса».

Для отражения поступления топливных карт на счет 10.09 зайдем в раздел «Покупки» и создадим документ «Поступление (акты, накладные)».

После проведения документа программа сформирует следующие проводки:

Итак, топливная карта поступила в организацию и теперь ее необходимо выдать сотруднику. Сделаем это документом «Передача материалов в эксплуатацию» в разделе «Склад».

Сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету МЦ.04 можно увидеть, за кем из сотрудников закреплены топливные карты:

Теперь перейдем к рассмотрению вариантов учета ГСМ и начнем со старого метода.

Для упрощения по умолчанию мы будем использовать основной склад. Если в компании несколько машин, то целесообразно наименования автомобилей завести в виде складов. Тогда после оприходования топлива по документам АЗС на основной склад необходимо оформить перемещение топлива с основного склада на склад-автомобиль (документом «Перемещение товаров»).

Организация по мере необходимости пополняет счет карты, перечисляя на расчетный счет поставщика денежные средства:

АЗС пополняет карту определенным количеством топлива, и в течение месяца водитель заправляет по карте свой автомобиль. При каждой заправке ему выдается чек, в котором отражено количество заправленных литров и стоимость. Информацию о количестве заправленного топлива он отражает в путевом листе и прикладывает к нему полученный чек.

В конце месяца все путевые листы сдаются в бухгалтерию. Они являются первичным документом, на основании которого бухгалтер списывает затраты на топливо в расходы. К путевым листам обычно прикладывают обобщенный отчет (реестр). Он может выглядеть, к примеру, так:

Также в конце месяца (или в начале следующего) поставщик топлива (процессинговый центр) выдаст Вам закрывающие документы (УПД или ТОРГ-12 и счет-фактуру), а также отчет об операциях по карте. Как правило, отчеты об операциях по топливной карте предоставляются в электронном виде, это удобнее и оперативнее.

Из отчета бухгалтер увидит, сколько фактически литров топлива было куплено за месяц по карте. Эти данные она сверит с реестром сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС (колонка в реестре «Приобретено ГСМ, л» должна совпадать с итоговыми данными отчета с АЗС).

На основании товарной накладной и отчета АЗС бухгалтер оприходует топливо документом «Поступление (акты, накладные) на счет 10.03.1 «Топливо на складе».

Списание израсходованного за месяц топлива бухгалтер проведет на основании путевых листов и прилагаемому к ним реестру. Обратите внимание, расчет топлива к списанию производится по нормам, установленным на предприятии (утверждаются приказом руководителя). Списание топлива оформляется документом «Требование-накладная», который находится в разделе «Склад»:

Счет затрат при списании топлива будет зависеть от вида деятельности: в торговле это будет счет 44.01, в производстве – счет 20, если топливо списывается на служебную машину аппарата управления (как в нашем примере) – то счет 26.

После того как израсходованное топливо будет списано, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03.1. Сальдо на конец месяца отражает количество топлива на остатке, оно должно совпадать с остатком, отраженным в последнем путевом листе за месяц:

• Теперь рассмотрим операции учета ГСМ по топливным картам в рамках нового функционала «Учет по путевым листам». Чтобы вести учет с использованием путевых листов необходимо установить соответствующую галочку в настройках функциональности:
• Прежде чем начать вести учет по путевым листам, необходимо ввести информацию о транспортных средствах организации и водительских удостоверениях сотрудников.
• Данные о водительских удостоверениях вводятся через справочник «Физические лица».
• Теперь заполним справочник «Транспортные средства».

Важно! При приобретении новых транспортных средств достаточно внести всю необходимую информацию при их регистрации, тогда данные в справочнике «Транспортные средства» обновятся автоматически.

1. Итак, мы заполнили все необходимые справочники.
2. Теперь перейдем непосредственно к учету операций.
3. Пополнение счета транспортной карты отразим так же, как и в предыдущем способе, через документ «Списание с расчетного счета»:
4. Затем сотрудник в течение месяца заправляет свой автомобиль.

В программе для отражения поступления и расходования ГСМ предусмотрен документ «Путевой лист». Он находится в разделе «Покупки».

• Данный документ имеет две вкладки: «Топливо» и «Маршрут».

Вкладка «Топливо» содержит информацию о полученном топливе – приобретенном по топливной карте или за наличный расчет. Здесь есть два важных момента. Первое, вкладка «Топливо» содержит только количественную информацию о приобретенном топливе.

И второе, данным документом нельзя отразить только факт поступления ГСМ, без заполнения вкладки «Маршрут» провести документ не удастся. Заполним вкладку «Маршрут» и проведем документ.

Как мы видим, данный документ формирует 2 проводки: поступления ГСМ и его списания. В обоих случаях используется счет 10.03.2 – несмотря на то, что в документе этот счет нигде не выбирается, использование функционала учета по путевым листам уже автоматически предполагает учет с использованием этого счета.

Также мы видим, что в проводках появляется новый, ранее не используемый счет 76.15. Этот счет введен в функционал «Путевые листы» для того, чтобы при разнесении поступления ГСМ через документы «Путевой лист» и «Поступление товаров» (при поступлении документов с АЗС) не задваивался счет 60.

Также обратите внимание на то, что обе проводки сформированы только в количественном выражении. Суммовой учет по данным счетам формируется при закрытии месяца.

1. Для наглядности примера заполним еще один документ «Путевой лист» другой датой:
2. В конце месяца (или начале следующего) при поступлении закрывающих документов от поставщика в программе оформляется документ «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Топливо» в разделе «Покупки».

Обратите внимание, этим документом формируется проводка на счет 10.03.2 только в суммовом выражении, т.к. количественный учет по счету 10.03.2 отражается документом «Путевой лист» — выше мы это увидели. Также по дебету счета 76.15 отражено количество поступившего топлива.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 76.15 при правильном заполнении путевых листов на конец месяца будет иметь нулевое сальдо – разницы между количеством топлива по путевым листам и количеством, отраженном по документам поставщика, быть не должно.

Также сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03 в разрезе субсчетов, мы увидим, что на счете 10.03.1 «завис» остаток топлива с февраля, когда учет велся старым способом, и имеется движение по счету 10.03.2 за март, когда учет велся с применением нового функционала программы. Но этот остаток пока некорректен, т.к.

поступление топлива по дебету отражено и в количественном и в суммовом выражении, а вот списание – пока только в количественном:

• После проведения закрытия месяца формируются проводки по сумме:
• Теперь оборотно-сальдовая ведомость сформирует корректные остатки:

Учет ГСМ в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия — совокупность не очень сложных действий в программе. Правда, и здесь есть свои особенности. В данной статье мы сосредоточимся на операции списания ГСМ в 1С без использования функциональности Путевые листы, а также напомним, как организовать учет этих материалов в 1С 8.3.

В организации учет и списание ГСМ состоит из:

• поступления;
• распределения (если ГСМ закупается централизованно);
• расходования;
• списания.

Рассмотрим таблицу оформления операций учета и списания ГСМ в 1С 8.3.

Как видим, одна из важнейших процедур: учет расходования ГСМ — не находит отражения в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 при выключенной функциональности Путевые листы. Там отражается лишь результат данной операции — списание топлива по путевым листам в 1С 8.3.

Списание топлива в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Из таблицы видно, что списание топлива в 1С производится одинаково: вне зависимости, ведется ли учет ГСМ по топливным картам в 1с 8.3, или по талонам, или как-то еще. А вот приобретение и сам учет бензина на складах (централизованном складе или в баках автомобилей) различаются.

Поступление ГСМ

Поступление ГСМ может быть:

• через подотчетных лиц (за наличные, по платежным корпоративным картам, топливным картам, ведомостям или талонам);
• централизованным (по талонам, при переходе права собственности на топливо в момент аванса или приобретение в резервуары организации).

При приобретении ГСМ через подотчетных лиц в 1С используется документ Авансовый отчет, раздел Банк и касса — Авансовые отчеты.

Если топливо приобретается по ведомостям, талонам и топливным картам, организация получает товарную накладную и счет-фактуру. Поэтому НДС, предъявляемый поставщиком, можно принять к вычету.

Если топливо приобретается за наличные или по платежным картам, других документов, кроме чека, поставщик не предъявляет, поэтому НДС принять к вычету нельзя. Оформление документа Авансовый отчет выглядит так:

Списание НДС на расходы, не учитываемые в НУ, осуществляется автоматически в 1С, если:

• НДС выделен, заполнена графа НДС;
• нет СФ, не заполнены Реквизиты счета-фактуры.

При централизованном приобретении ГСМ в 1С используется документ Поступление (акт, накладная) вид операции Товары (накладная), раздел Покупки — Поступление (акты, накладные). Счет-фактура регистрируется, и НДС принимается к вычету в общем порядке.

Как списать топливо в 1С 8.3

Списание ГСМ, в т. ч. по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью документа Требование-накладная, раздел Склад — Требования-накладные.

Укажите:

• Склад — наименование склада учета ГСМ.

Вкладка Материалы:

• Номенклатура — марка топлива из справочника Номенклатура: Материалы;
• Количество — количество учитываемого на счете 10.03 «Топливо» топлива указанной марки.

Вкладка Счет затрат:

• Счет затрат — счет затрат, на который списывается ГСМ;
• Подразделение затрат — подразделение организации, где числится авто и для нужд которого используется;
• Статьи затрат — Списание материалов (с установленным видом расхода НУ).

Проводки

Документ формирует проводку:

• Дт 26 (20, 23, 25) Кт 10.03.1 — списание ГСМ в расходы.

Учет ГСМ в «1С»: инструкция для бухгалтеров

При наличии большого количества транспортных средств, источников финансирования, разнообразных видов деятельности, а также агрегатов, расходующих горюче-смазочные материалы, перед учреждением стоит острая необходимость в автоматизации выписки путевых листов и корректного списания горюче смазочных материалов.

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2.0, для учета путевых листов на различные транспортные средства, рабочих листов для агрегатов, потребляющих ГСМ в соответствии с нормативами, разработана подсистема «Учет ГСМ».

Для того чтобы начать использовать возможности учета ГСМ в программе, необходимо перейти на пункт меню «Администрирование» – «Настройка параметров учета» – «Специализированные подсистемы». В данной вкладке необходимо проставить отметку в пункте «Учет горюче-смазочных материалов» для отражения документов данного направления.

Далее в пункте меню «Нормативно-справочная информация» можно заполнить следующие справочники:

• «Нормы для расчета расхода ГСМ для агрегатов» и «Нормы для расчета расхода ГСМ для транспортных средств»;
• «Поправочные коэффициенты в процентах» и «Поправочные значения для расчета норм расхода ГСМ»;
• «Маршруты движения транспортных средств».

Также заполняется регистр сведений «Настройки округления результата расчета нормативного расхода ГСМ», предназначенный для указания округления расхода дробной части и округления числа 1,5.

В пункте меню «Администрирования» по мере необходимости заполняются справочники по виду используемого ГСМ, лицензионных карточек, маршрутов автобусов и топливных карточек водителя.

Перед созданием путевого листа необходимо также заполнить данные о норме расхода транспортного средства в карточке основных средств. Для этого в карточке по кнопке перейти есть регистр сведений «Настройки норм расхода ГСМ для транспортных средств и агрегатов».

Журнал путевых листов и таксировки путевых листов расположен в пункте меню «Материальные запасы». В программе предусмотрено заполнение путевых листов разных видов в зависимости от транспортного средства. Рассмотрим оформление путевого листа легкового автомобиля (форма №3).

На вкладке «Общие сведения» заполняется информация о транспортном средстве, водителе, подразделении, сотруднике и организации, в распоряжении которого находится водитель. Лицензионная карточка заполняется в случае, если работа транспортного средства по путевому листу является лицензируемой деятельностью.

На вкладке «Выезд» предоставляются данные о времени выезда транспортного средства и показателях спидометра на начало дня. В нижней части путевого листа указываются ответственные за выезд.

Далее заполняется вкладка «Маршруты» с указанием маршрутов движения транспортного средства. После заполнения приведенных данных путевой лист сохраняется и выводится на печатную форму для предоставления водителю. Оставшиеся вкладки заполняются в программе после возвращения транспортного средства.

На вкладке «Маршруты» будет прописана дополнительная информация о времени выезда и возвращении транспорта, а также пройденном километраже.

Во вкладке «Возвращение» указываются дата и время возвращения водителя, показания спидометра транспортного средства, а также ответственные за возращение.

Информация о поступлении, расходе и остатках ГСМ заполняется на вкладке «Горючее» и по итогам дня результат работы водителя за смену в часах и пройденных километрах будет заполнено во вкладке «Результаты». При необходимости можно также заполнить вкладку «Прочее».

Для оформления списания ГСМ на основании путевого листа вводится документ «Таксировка путевых листов».

Основная информация о путевом листе, транспорте, водителе и показании спидометра при выезде будет уже заполнена во вкладке «Данные путевого листа». Для утверждения исходных данных на следующей вкладке необходимо выбрать кнопку заполнить для отражения маршрута движения транспортного средства в соответствии с путевым листом и норма расходов на 100 километров.

Расход нормативного расхода ГСМ используется следующий:

Результат = (0.01 * (Транспортная (базовая) норма расхода х Пробег + Норма расхода на транспортную работу) + Норма расхода на работу спецоборудования) х (1 + 0.01 х Поправочные коэффициенты) + Норма расхода на ездки самосвала + Норма расхода отопителей/кондиционеров, на прогрев и простой + (Пробег/Контрольное значение х Поправочные значения).

На вкладке «Расчет расхода ГСМ» предоставляется информация об остатках при выезде, поступлении и фактическом расходе ГСМ. Фактический расход ГСМ сравнивается с нормативным расходом, рассчитанным по формуле и выводятся данные об экономии/перерасходе.

•  Данные для отражения сумм в бухгалтерском учете прописываются на вкладке «Списание ГСМ» – здесь учитываются номенклатура материального запаса, единица измерения, КФО, счет учета, КПС, МОЛ, дебет счета и количество списываемого ГСМ.
• После выбора типовой операции «Списание ГСМ по путевому листу» документ «Таксировка путевого листа» записывается и проводится, формируя вместе с тем проводки по списанию ГСМ.

Списание ГСМ без путевых листов. Порядок, расчет. Образец приказа

Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения. Основным документом, выполняющим эту функцию, считается путевой лист, однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете.

Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете».

В каких случаях путевой лист не нужен

Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла.

В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ.

В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы.

В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.

Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

1. При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
2. Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.

Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.

Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего.

Нюансы и проблемы

Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями.

Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает.

Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов.

Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.

Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.