Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности.
Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.
Образцы и бланки писем 2020 года
Разновидности деловых писем
Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:
- По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
- По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
- По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
- По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
- По форме. Могут быть электронными и обычными.
- По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
- По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.
Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.
Общие требования к письмам
При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:
- Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
- Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
- Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
- Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
- Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.
Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.
Структура документа
Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:
- Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
- Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
- Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
- Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.
Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.
Составление письма по ГОСТ
Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:
- Цвет бумаги: белый.
- Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
- Дата оформления письма – это дата его подписания.
- Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
- Адресат – это организация, подразделение или человек.
- В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
- Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
- Подпись должна сопровождаться расшифровкой.
Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.
Источник: https://assistentus.ru/forma/pismo/
Официальное письмо организации
В каждой уважающей себя организации должна существовать своя документация. Помимо этого существует необходимость писать различные деловые письма и служебные записки. В таком случае письмо будет иметь представительный статус, если оно написано на бланке именно этой организации.
Если вы хотите подчеркнуть солидность своей компании, то бумага для писем должна содержать информацию о том, кто вы, какую компанию представляете, дату, подпись, герб. Все эти реквизиты значительно увеличивают вашу значимость в глазах адресата.
Он понимает, что имеют дело с солидной конторой и будут реагировать соответственно. Основывается составление такого бланка на различных документах учредительного характера в каждой конкретной организации. В любой организации бланк письма будет разным.
В зависимости от сопутствующих документов и стремления выразить себя, но при этом не перестараться и создать нужное впечатление.
Сам по себе бланк письма может содержать следующие реквизиты:
- Обязательно Государственный Герб. Конечно Российской Федерации, мы же с вами русские люди и должны быть патриотами своей страны (2. Герб субъекта РФ или 3. Возможно наличие герба компании или товарного знака).
- Индивидуальный код организации
- Каждой организации присваивается свой регистрационный государственный номер и на бланке письма он также должен присутствовать. Это позволит вашему адресату при необходимости проверить и удостовериться, что ваша фирма действительно существует и имеет все государственные лицензии и так далее.
- ИНН и КПП. Все эти номера отражают то, что организация является послушным налогоплательщиком и несет свою меру ответственности перед государством.
- Название организации. Не слишком вычурно, деловым шрифтом, но заметно, чтобы все видели.
- Все самые важные и актуальные данные справочного характера относительно организации.
- Дата.
- Сам документ подлежит обязательной регистрации и указанию соответствующего номера.
- Нужная ссылка на номер регистрации и дату документа.
- Реквизиты адресата.
- Текстовый заголовок.
- Контрольная отметка.
- Основной текст документа.
Все бланки писем изготавливаются обычно исходя из двух вариантов. Это может быть продольное или угловое расположение необходимых реквизитов. Угловое расположение реквизитов в значительно большей степени зарекомендовало себя в деловой практике, чем продольное.
Это удобно, поскольку справа остается полезное пространство, где можно внести необходимые данные или наложить свою резолюцию. Но и у продольного расположения реквизитов есть свои плюсы.
К одному из самых важных плюсов относится то, что название организации может быть слишком длинным. Или сами реквизиты на двух и более языках. В таком случае при угловом размещении получится просто некрасивое нагромождение букв и в результате официальный документ приобретет непрезентабельный вид. Чтобы этого избежать и применяется продольное размещение всех необходимых реквизитов и данных.
Сам бланк письма может быть изготовлен не только для руководителя компании. В некоторых случаях он может быть составлен и для отдельного должностного лица, если ему положено представлять интересы компании и необходимо делать это официально.
В практике делового документооборота деловые письма являются обязательным условием. Необходимо контактировать с партнерами, инвесторами и прочими заинтересованными лицами.
Делать это лучше всего на специальном бланке. Он будет полностью отражать все нужные реквизиты и название компании, а также нести на себе представительские черты и характерные особенности именно вашей компании.
Источник: https://BBF.ru/documents/3542/
Загрузка...
