Как оформить официальное письмо организации?

Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности.

Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.

Образцы и бланки писем 2020 года

Разновидности деловых писем

Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

  • По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
  • По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
  • По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
  • По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
  • По форме. Могут быть электронными и обычными.
  • По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
  • По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

Общие требования к письмам

При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

  • Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
  • Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
  • Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
  • Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
  • Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.
Читайте также:  Как оформить личную карточку работника?

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Структура документа

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

  • Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
  • Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
  • Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
  • Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Составление письма по ГОСТ

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

  • Цвет бумаги: белый.
  • Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
  • Дата оформления письма – это дата его подписания.
  • Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
  • Адресат – это организация, подразделение или человек.
  • В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
  • Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
  • Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

Источник: https://assistentus.ru/forma/pismo/

Официальное письмо организации

В каждой уважающей себя организации должна существовать своя документация. Помимо этого существует необходимость писать различные деловые письма и служебные записки. В таком случае письмо будет иметь представительный статус, если оно написано на бланке именно этой организации.

Читайте также:  Образец допуска на работу на высоте

Если вы хотите подчеркнуть солидность своей компании, то бумага для писем должна содержать информацию о том, кто вы, какую компанию представляете, дату, подпись, герб. Все эти реквизиты значительно увеличивают вашу значимость в глазах адресата.

Он понимает, что имеют дело с солидной конторой и будут реагировать соответственно. Основывается составление такого бланка на различных документах учредительного характера в каждой конкретной организации. В любой организации бланк письма будет разным.

В зависимости от сопутствующих документов и стремления выразить себя, но при этом не перестараться и создать нужное впечатление.

Сам по себе бланк письма может содержать следующие реквизиты:

  1. Обязательно Государственный Герб. Конечно Российской Федерации, мы же с вами русские люди и должны быть патриотами своей страны (2. Герб субъекта РФ или 3. Возможно наличие герба компании или товарного знака).
  2. Индивидуальный код организации
  3. Каждой организации присваивается свой регистрационный государственный номер и на бланке письма он также должен присутствовать. Это позволит вашему адресату при необходимости проверить и удостовериться, что ваша фирма действительно существует и имеет все государственные лицензии и так далее.
  4. ИНН и КПП. Все эти номера отражают то, что организация является послушным налогоплательщиком и несет свою меру ответственности перед государством.
  5. Название организации. Не слишком вычурно, деловым шрифтом, но заметно, чтобы все видели.
  6. Все самые важные и актуальные данные справочного характера относительно организации.
  7. Дата.
  8. Сам документ подлежит обязательной регистрации и указанию соответствующего номера.
  9. Нужная ссылка на номер регистрации и дату документа.
  10. Реквизиты адресата.
  11. Текстовый заголовок.
  12. Контрольная отметка.
  13. Основной текст документа.

Все бланки писем изготавливаются обычно исходя из двух вариантов. Это может быть продольное или угловое расположение необходимых реквизитов. Угловое расположение реквизитов в значительно большей степени зарекомендовало себя в деловой практике, чем продольное.

Читайте также:  Как заполнить анкету при приеме на работу?

Это удобно, поскольку справа остается полезное пространство, где можно внести необходимые данные или наложить свою резолюцию. Но и у продольного расположения реквизитов есть свои плюсы.

К одному из самых важных плюсов относится то, что название организации может быть слишком длинным. Или сами реквизиты на двух и более языках. В таком случае при угловом размещении получится просто некрасивое нагромождение букв и в результате официальный документ приобретет непрезентабельный вид. Чтобы этого избежать и применяется продольное размещение всех необходимых реквизитов и данных.

Сам бланк письма может быть изготовлен не только для руководителя компании. В некоторых случаях он может быть составлен и для отдельного должностного лица, если ему положено представлять интересы компании и необходимо делать это официально.

В практике делового документооборота деловые письма являются обязательным условием. Необходимо контактировать с партнерами, инвесторами и прочими заинтересованными лицами.

Делать это лучше всего на специальном бланке. Он будет полностью отражать все нужные реквизиты и название компании, а также нести на себе представительские черты и характерные особенности именно вашей компании.

Источник: https://BBF.ru/documents/3542/

Ссылка на основную публикацию