Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Оформите вкладыш в трудовую книжку сотрудника, если в документе не осталось свободных строк. Для этого сделайте запись на титульном листе книжки.

В случае, если необходимо внести новые записи в один из разделов трудовой книжки, а все графы заполнены, оформляют вкладыш (п. 38 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225).

Выдан вкладыш в трудовую книжку: образец записи 2020

Когда оформляют вкладыш в трудовую книжку

Вносить новые записи в другие незаполненные разделы трудовых книжек нельзя, иначе возможны штрафы, о которых рассказали эксперты Системы Главбух. Информацию о выдаче вкладыша в том числе вносят в книгу учета. Как оформить вкладыш в трудовую книжку, расскажем ниже.

Как сделать запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке

Когда выдаете вкладыш, на титульном листе трудовой книжки поставьте штамп с отметкой: «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Кроме того, факт выдачи вкладыша нужно зафиксировать в книге учета трудовых книжек и вкладышей. О том, где ставить этот штамп, в Правилах не сказано. Обычно штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовых книжек.

Какой порядок оформления вкладыша к трудовой книжке: образец и инструкция по вшиванию

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225. Важно помнить, что бланки нужно покупать у законных распространителей иначе не исключены штрафы за нарушение трудового законодательства.

При заполнении вкладышей у кадровиков часто возникает вопрос: с какой строки начать заполнение бланка — с последних строчек в трудовой или сразу во вкладыше? Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку не содержат ответ на этот вопрос, поэтому есть два варианта заполнения документа.

Вкладыши работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в книги учета. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам.

Вариант № 1. Начните запись в последней строке трудовой книжки. А продолжите — во вкладыше. Нареканий со стороны проверяющих в этом случае не будет. Главное, чтобы записи заверил подписью сотрудник, ответственный за выдачу вкладышей.

Нумерация записей во вкладышах продолжает нумерацию записей в трудовых книжках по соответствующим разделам. При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны (п. 11, 38 Правил, утв. постановлением № 225).

Вариант № 2. Сразу начните с заполнения вкладыша в трудовую книжку. Этот вариант безопасен, когда на последнем листе трудовых книжек нет пустых строк. Иначе воспользуйтесь вариантом № 1.

Это связано с тем, что вкладыши делают, только когда заполнены все страницы одного из разделов книжек. А если последнюю страницу заполнили не до конца, вводить вкладыш в трудовую рано (п. 45 Правил, утв. постановлением № 225). О других особенностях выдачи вкладышей, рассказали эксперты Системы Главбух.

Но даже если компания в такой ситуации использует вариант № 2, инспекторы не вправе оштрафовать компанию на 50 000 руб. за нарушение Правил ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/88935-vkladysh-v-trudovuyu-knijku-2020

Вкладыш в трудовую книжку — бланк и образец, как вшить и оформить записи, правила заполнения

Нередко карьера служащего стремительно развивается и он постоянно получает повышение, в результате чего трудовой документ полностью заполнен и невозможно последующее внесение данных. С целью продления трудовой в него вшивается вкладыш, который заполняется, также как и сама книжка, но при этом неплохо знать определенные нюансы.

Что представляет собой вкладыш в трудовую книжку

Главная необходимость этих листов заключена в возможности продолжать вносить информацию в основной трудовой документ, так как такие действия как:

• Вклеивание чистых простых листиков;
• Открытие новой книжки;
• Вшивание пустых бланков из трудовых книг;
• Перестановка местами разделов недопустимы.

Данный документ недопустимо распечатывать на принтере, нельзя находить его образец в интернете и использовать. При этом необходимо выполнить всю процедуру таким образом, чтобы работник имел возможность подтвердить этот факт при необходимости.

Как выглядит и что содержит

Вкладыш в трудовую книжку обладает 36-ю страницами и выполнен стандартном формате – 88 на 125 мм. Обложка у него картонная. Титул идентичен титулу трудовой. Графы являются точным продолжением граф основного документа. Кроме этого на титульной странице указывается:

• Номер документа;
• Он имеет наименование и указание, что без трудовой он недействителен;
• Также документ обладает гербом;
• Далее идет ФИО работника;
• Дата его рождения;
• Сведения об образовании и профессии;
• Дата заполнения;
• Подпись работника, который его заполнил;
• Подпись владельца.

Пошаговое заполнение документа

Важно: вкладыш обычно заводиться работодателем, у которого закончились странички для заполнения основного документа.

Порядок оформления совершается следующим образом:

• Приобретение бланка – документ приобретается в специализированной типографии, с которой у работодателя заключен контракт;
• Регистрация – после приобретения необходимо выполнить регистрацию бланка в приходно-расходной книге (например, журнал учета трудовых книжек).
• Заполнение документа – после регистрации необходимо заполнить титульный лист, вписать во все графы необходимые сведения. При этом не обязательно, чтобы информация на титульном листе трудовой книжки и вкладыша совпадала, так как за период трудовой деятельности работник мог сменить фамилию, получить еще несколько образований, освоить дополнительную профессию в стенах предприятия;
• Внесение записей о деятельности – здесь все следует выполнять идентично трудовой;
• Сквозная нумерация – продолжение основного документа;
• Далее указывается число записи;
• В 3-м столбце следует указать данные об увольнении/приеме на работу, при этом без сокращений. Как осуществляется заполнение трудовой книжки при увольнении – читайте в публикации по ссылке;
• В конце делается ссылка на основание для действий – его номер и дата издания.

Важно: в штамп вносится серия и номер вкладыша. Обычно такой штамп формируют как шапку в правом верхнем углу, но это не обязательно.

Если в процессе заполнения вкладыша допущена ошибка необходимо изъять его и сжечь, вот почему штамп на трудовой следует ставить в последнюю очередь, так как там не совсем много места для новых штампов, а их может быть за трудовую деятельность владельца несколько.

По каким правилам проводится выдача трудовой книжки при увольнении сотрудника вы можете узнать здесь.

Вшивание вкладыша

После выполнения всех предшествующих мероприятий – регистрации документа, заполнения титульной страницы и проставления штампа необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку правильным образом.

Важно: лучше выполнить данную процедуру уже после полного заполнения вкладыша, чтобы быть уверенным в правильности действий, иначе придется составлять акт порчи.

Законодатель не предусмотрел место вшивания вкладыша, оптимальный для этого способ средина книжки, так как не надо соблюдать соответствие протоколов и проделывать отверстия, но обычно это выполняют в конце, чтобы вшитый документ не прерывал старые записи, а логически продолжал последние.

При этом сама процедура вшивания складывается из нескольких этапов:

• При помощи острого шила делают несколько отверстий по линии сгиба вкладыша на одинаковом расстоянии;
• Аналогичным образом прокалывают обложку трудовой, так чтобы отверстия совпадали;
• Далее все отверстия по очереди скрепляются нитью №10 хлопок, необходимо, чтобы ее концы вышли в одном месте;
• Завязываются концы узлом для обеспечения сохранности.

Какие можно допустить ошибки

Заполнение документа выполняется аналогично трудовой книжке и об этом знают кадровые работники, но на деле они не редко допускают ошибки:

1. В процессе оформления – случается из-за неверно внесенных личных данных сотрудника, так как кадровик записывает все со слов владельца документа, а необходимо иметь перед собой соответствующую документацию и вносить данные из нее.

Важно: в случае неверно заполненного титульного листа вкладыша необходимо сжечь и завести новый.

В процессе ведения – здесь чаще допускаются ошибки в следующих случаях:

• Неверная дата приема/увольнения;
• Неверно внесенная информация об организации;
• Нет указания на должность работника, структурного подразделения, в котором он трудиться;
• Сокращение слов;
• Заверение подписью и штампом перевод работника;
• В графы о награждениях вносятся сведения о работе.

Данные записи допускаются к исправлению:

• Той организацией, кадровый работник которой допустил ошибку;
• Новой организацией при предоставлении верных данных со старого места работы.

Все это очень существенно, так как неверные данные приведут:

• К проблемам с трудоустройством владельца документа;
• С подсчетом трудового стажа при оформлении пенсии.

Заключение

Очень важно правильно заполнить и присоединить документ к трудовой книжке, так как вкладыш является унифицированным бланком, при неправильном формировании записей в котором у владельца возникнут проблемы, а отрывание его титульного листа приведет к недействительности всего документа.

Источник: https://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/vkladysh-v-trudovuyu.html

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который нужен, если основной закончился. Поговорим о том, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку.

Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

Законодатели предусмотрели такую проблему, потому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления).

Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку.

Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

• «Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
• «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш».

Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец вкладыша в трудовую книжку

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны.

Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки.

Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца.

Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

Источник: https://ppt.ru/art/trudovie-knijki/vkladish