Безусловно, должностная инструкция является локальным актом, с которым работник должен быть ознакомлен сразу же после заключения договора о взаимном сотрудничестве.
Но ведь в процессе характер трудовых отношений, как собственно и специализация компании может и измениться. В связи с этим возникнет необходимость не только во внесении изменений в уже действующие инструкции, но и разработку новых, в порядке, определенном нормами закона.
Нужен ли и в каких случаях?
Разработка и применение должностной инструкции не обязательны. Более того, ТК РФ даже не содержит упоминания об указанном документе, ведь все обязанности в рамках ст.57 ТК РФ можно закрепить и в трудовом договоре. И, тем не менее, данный документ активно применяется во многих организациях в порядке, который никем не определен.
Именно поэтому многие кадровики и задают вопрос: каков же порядок создания самих должностных инструкций и нужно ли их утверждать? А между тем, при оформлении должностной инструкции либо внесении изменений в уже действующие условия, в первую очередь следует руководствоваться Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и квалификационными справочниками к определенной отрасли.
Следует учитывать и нормы ст.8 ТК РФ, которой за работодателем закреплено право издавать на предприятии локальные акты, регламентирующие те либо иные процедуры уже с учетом специфики компании, при условии, что местная документация не будут ухудшать положение сотрудников в сравнении с ТК РФ.
То есть именно таким образом на законодательном уровне должностная инструкция и обретает законную силу, являясь локальным актом, на который после оформления распространяются уже и нормы ТК РФ.
При этом стоит отметить, что сама по себе инструкция не будет иметь юридической силы без правильного оформления, которое заключается не только в соблюдении прав сторон при формировании тех или иных условий, а также наличия подписей труженика и руководства, но и соответствующего утверждения.
Также следует отметить, что при необходимости даже федеральные законы подвергаются изменениям либо же полной отмене и разработке уже в новой редакции. Соответственно и инструкция не может на протяжении десятков лет быть актуальной, что предопределяет необходимость в вышеописанных действиях.
Можно ли утвердить по-другому?
При издании локальных актов, в частности, той же должностной инструкции рекомендовано пользоваться ГОСТ Р 6.30-2003, где в п.3.16 сказано, что утвердить документ можно двумя способами, а именно:
- посредством издания распорядительного акта, то есть приказа;
- путем проставления грифа «Утверждаю» с подписью руководителя организации.
То есть приказ для утверждения ДИ издавать и не обязательно, если инструкция уже утверждена указанным грифом.
Однако в некоторых отраслях разработаны специальные положения, которые не только содержат порядок оформления инструкций и процедуру внесения изменений, но и определяют обязательное издание приказа.
Если компания не относится к государственным структурам, руководство порядок утверждения инструкций вправе определять самостоятельно, то есть:
- если штат организации невелик, достаточно будет и грифа;
- если же речь идет о большом учреждении со многими структурными подразделениями, целесообразнее издать общий приказ об утверждении ДИ, а не визировать каждую.
Основания для составления
Приказ об утверждении должностных инструкций, конечно, не является обязательным документом, но ровно до тех пор, пока его необходимость не закреплена в локальных актах. Например, положение о порядке утверждения инструкций может содержать следующие основания для его оформления:
- издание новой инструкции ввиду образования вакансии либо же введение в штатное расписание дополнительной единицы;
- внесение изменений в уже действующую инструкцию.
Приказ об утверждении должностных инструкций 2020
Несмотря на то, что законом правил формирования ДИ не разработано, создать приказ об утверждении новой должностной инструкции совсем не сложно. Всегда можно использовать аналогию с уже закрепленными правилами и те же нормативы по оформлению официальных документов, а именно, ГОСТы.
Кто оформляет?
Как правило, разработкой должностной инструкции могут заниматься несколько специалистов:
- юрист;
- экономист или бухгалтер, если речь идет об их отделе;
- кадровый работник.
Но вот после формирования ДИ все вопросы по ее утверждению, а также изданию приказа возлагаются уже на отдел кадров, которые собственно приказы по основной деятельности и ведут.
Порядок подготовки
Следует отметить, что должностная инструкция может формироваться двумя путями:
- в виде самостоятельного документа;
- в качестве приложения к договору о взаимном сотрудничестве.
Соответственно в первом случае издается просто приказ об утверждении новой инструкции либо же о введении в действие других условий, если речь идет о правке.
Во втором случае на начальном этапе готовится дополнительное соглашение к договору, а затем уже приказ, который его и утверждает. То есть в зависимости от порядка формирования должностной инструкции может быть два приказа с совершенно разным смыслом.
Как правильно составить?
Приказ об утверждении инструкции относится к локальной документации, к которой предъявляется ряд требований, закрепленных в ГОСТ 6.30-2003. В частности, должна быть соблюдена базовая структура документа и наличие определенных атрибутов.
Структура и реквизиты
Так приказ должен содержать следующие сведения:
- название учреждения;
- наименование документа, то есть приказ либо же распоряжение;
- место создания документа, а именно город, где расположена компания;
- дата;
- номер, соответствующий регистрации в журнале;
- преамбула;
- непосредственные условия;
- подписи руководителя и сотрудников, которым поручены определенные задания в режиме приказа.
Форма
Большинство приказов, которые используют в кадровом делопроизводстве, имеют унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата №1.
Однако приказ об утверждении должностной инструкции в указанном нормативном акте не упомянут, следовательно его можно составить с произвольной форме с соблюдением требований, применяемых к аналогичной документации.
Образец и примеры
Создание приказа об утверждении ДИ может понадобиться в двух случаях, а именно:
- при формировании новой инструкции;
- при внесении изменений.
Типовой бланк
Образец приказа об утверждении новых инструкций расположен ниже и его можно скачать с нашего сайта.
Пример документа также представлен ниже:
В доу
Как правило, в детском саду штат сотрудников составляет около 50 человек, и это минимум. При этом, если инструкции сотрудников приводят в соответствие в теми же квалификационными требованиями на основании ЕТКС, требуется издать об утверждении всех инструкций уже в новой редакции на основании образца, который представлен ниже.
В школе
Требования к квалификации, а также обязанностям, которые преподаватели и обслуживающий персонал должны выполнять в пределах установленной нормы часов, утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 N 761н.
А так как во исполнение ст.46 ФЗ N 273 лица, занимающиеся педагогической деятельности обязаны отвечать квалификационным требованиям, закрепленным в том же ЕТКС, необходимость во внесение должностных инструкций уже с учетом современных требований к образованию и возникает.
Сколько и где хранить?
В рамках п.657 Приказа Минкультуры №558 трудовые договоры, а также иные документы, не вошедшие в личные дела, то есть те же приложения к ним же в виде должностных инструкций, хранятся на предприятии не менее 75 лет в архиве самого предприятия. Однако если компания ликвидируется, все данные, включая и ДИ, передаются в трудовой архив города либо же правопреемнику учреждения.
Источник: http://buhdzen.ru/kadry/dolzhnostnye-instrukcii/prikaz-ob-utverzhdenii/
Образец приказа об утверждении должностной инструкции
Приказ об утверждении должностной инструкции — образец этого документа разрабатывается и используется в организации, где было принято решение ввести должностные инструкции для единиц, упомянутых в штатном расписании. Какие пункты нужно обязательно внести в приказ и как его использовать, расскажем далее.
Наличие должностных инструкций в организации не обязательно, но рекомендовано. И если в компании принято решение их использовать, они разрабатываются для каждой единицы в штате.
Вводится в действие инструкция после ее утверждения руководителем компании. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенному в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года № 65-ст, утверждение документов может происходить 2 способами:
- на самом документе проставляется гриф утверждения;
- для этих целей издается отдельный распорядительный документ (если должностная инструкция утверждается руководителем компании, то распорядительным документом является приказ, а если другими должностными лицами, то распоряжение).
Применение второго способа имеет преимущество, когда утверждается сразу несколько должностных инструкций. Тогда в одном приказе перечисляются все должности, для которых вводятся в действие инструкции.
Разработка проекта приказа об утверждении должностных инструкций — образец этого документа и потом будет использоваться в организации — происходит один раз. В дальнейшем берется этот образец и в него вводятся нужная дата и перечень утверждаемых инструкций.
За разработку проекта приказа отвечает назначаемое руководством лицо, чаще всего это кто-то из кадровых работников. Порядок утверждения должностных инструкций может быть закреплен в компании локальным актом, но это необязательное условие.
Обычно утверждение новой должностной инструкции происходит по следующему алгоритму:
- разрабатывается проект конкретной инструкции;
- издается приказ об утверждении должностной инструкции;
- приказ вместе с инструкцией согласовывается юридическим отделом (юристом) и отдается на подпись руководителю компании;
- приказ регистрируется в книге (журнале) регистрации, и ему присваивается определенный номер; сама должностная инструкция также может регистрироваться в отдельном журнале, если такой заведен.
Должностная инструкция становится обязательной для сотрудника после ознакомления его под расписку с документом.
Какие реквизиты должны быть в приказе?
В ГОСТе Р 6.30-2003 раскрывается вопрос об обязательном включении отдельных реквизитов в такую форму документа, как приказ. Здесь должны присутствовать:
- наименование организации;
- название документа (ПРИКАЗ);
- дата и регистрационный номер;
- текст документа;
- место для подписи должностного лица, утверждающего приказ, с указанием должности;
- отметка об исполнителе;
- место для виз согласования, если это необходимо.
Подпись сотрудника после ознакомления с документом проставляется на специальном листе, который является частью должностной инструкции. Приказ об утверждении должностной инструкции утверждается руководителем компании, и только после этого ее можно использовать. Для внесения изменений в документ их тоже придется утверждать. А с введением в действие новой инструкции старая теряет силу.
Источник: https://nsovetnik.ru/dolzhnostnye_instrukcii/obrazec_prikaza_ob_utverzhdenii_dolzhnostnoj_instrukcii/
Приказ об утверждении штатного расписания на 2020 год
Приказы по организации являются важной составляющей рабочего процесса, поскольку определяют самые основные аспекты деятельности. Этим документом руководитель назначает ответственных лиц, накладывает взыскания, определяет размер материального вознаграждения и многое другое. Немаловажным является приказ об утверждении штатного расписания. Только при наличии такового можно говорить о введении его в действие.
Штатное расписание является документом, содержащим сведения о необходимых организации штатных единиц определенной специальности, их распределение по структурным подразделениям и размер оплаты труда по каждой из них.
Все эти данные потом будут указаны в трудовом договоре, который заключается с работником. Такая норма закреплена статьей 57 Трудового кодекса и проверяющие органы могут запросить у работодателя штатное расписание с контрактами для сверки.
Статистические органы рекомендуют обращаться к унифицированной форме расписания при его составлении, но каждое предприятие может использовать свою с учетом специфики и особенностей.
Такое расписание помогает осуществлять планирование единиц специалистов и фонд оплаты труда на предстоящий период. Поэтому в большинстве хозяйственных субъектах документ ежегодно переутверждается. При изменении в количестве работников, а также их денежного довольствия, обязательно составляется новое штатное расписание и приказ о его вводе в действие.
Цели и функции приказа об утверждении штатного расписания
Приказ является отправной точкой для использования расписания в организации. Оно составляется кадровой службой, согласовывается с профсоюзным органом и только затем попадает к руководителю вместе с приказом об утверждении.
Подпись руководителя в приказе означает, что кадровики и бухгалтера могут полноправно работать с кадровым составом. Без приказа штатное расписание не считается введенным в действие.
Следует уточнить, что само расписание – это важный документ для всех структурных единиц организации, но оно также приложение к соответствующему приказу. Виза руководителя на нем обязательна, как и дата и номер приказа.
Форма приказа
Строгой формы такого приказа законодательно не установлено. Его оформление подчиняется общим принципам делопроизводства. Обязательным требованием является распечатывание на бланке организации с регистрацией в общем журнале приказов по основной деятельности и ознакомлением с ответственными лицами.
Порядок составления
При оформлении приказа по организации, в том числе и утверждающем штатное расписание, обязательно наличие сведений о субъекте, которые содержатся на фирменном бланке. Это:
- полное наименование предприятия;
- все учетные данные (ИНН, ОГРН, КПП и др.), банковские реквизиты;
- полный адрес;
- контактные телефоны и номер факса.
Перечислим обязательные пункты, которые должны присутствовать в приказе о введении в действие штатного расписания:
- наименование документа в центре сразу под данными об организации;
- место составления с указанием наименования населенного пункта;
- дата оформления приказа и его номер по порядку в соответствии с учетным журналом по хозяйственному субъекту;
- наименование, дающее возможность однозначно истолковать содержание документа, т.е. «Об утверждении штатного расписания»;
- преамбула, где излагается обоснование для введения документа в организации;
- обязательно присутствие слова «приказываю», как определение того, что руководитель дает распоряжение относительно дальнейших действий;
- ниже идут пункты по порядку о количестве штатных единиц и общего фонда оплаты труда, принимаемых на предприятии, с какой даты они будут действовать (если дата не указана, то дата приказа принимается, как время утверждения и ввода в действие). Указывается, что штатное расписание является приложением к приказу;
- если при утверждении нового старое расписание утратит силу, это нужно указать отдельным пунктом;
- назначается ответственное лицо за ознакомление персонала с документом и на кого возлагаются контрольные функции: это могут быть главный бухгалтер, начальник кадровой службы или сам руководитель организации;
- завершающим является наименование должности руководителя, его личная подпись и расшифровка.
Ознакомление с приказом может быть произведено отдельными листами, на лицевой стороне ниже подписи руководителя или на оборотной. Он представляет собой перечисление должностей, даты ознакомления и подписи с расшифровкой.
Каждый должен изучить поступивший документ, проставить подпись в соответствующей строке. В некоторых организациях принято использовать для этих целей журнал, где каждый работник после прочтения приказа ставит свою визу.
Как внести изменения?
Все изменения в штатных единицах или оплате труда находят свое отражение в локальном документе организации. Если они не значительны и касаются нескольких пунктов, то допустимо оформить их изменением в приказ, приложив откорректированное штатное расписание. При этом не обязательно приложение нового, достаточно указать в пункте приказа подробно, какие изменения оно претерпело.
Если же изменений много, например, по предприятию прошло повышение окладов на установленный процент, то потребуется всем работникам пересчитать их и указать в документе. Тогда приказом новое штатное расписание будет утверждено, но этим же приказом старое отменено. Это обязательно нужно указать среди пунктов.
Изменения могут произойти по нескольким причинам:
- увеличение количества должностей или единиц по конкретной из должностей;
- сокращение штатных единиц (должностей или количества ставок по какой-либо из должностей);
- изменение наименования должностей или структурных подразделений;
- изменение должностных окладов.
Кто подписывает?
Любые приказы по организации обязаны подписывать руководитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом эта функция должна быть закреплена тоже приказом. Право подписи любых документов передается нормативным документом, который регистрируется в соответствующем журнале с присвоением номера и даты утверждения.
Контролирующие органы вправе проверить не только само штатное расписание, порядок его утверждения, но и право подписи должностного лица, которое подписало приказ.
Хранение
Хранение штатного расписания должно быть обеспечено в подразделении, которое вносит изменения и дополнения, это чаще всего отдел кадров. Если говорить про срок хранения, то для этого документа он является постоянным в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов.
Выписки и копии из него могут находиться в бухгалтерии, которая использует расписание для ввода в программу по расчету заработной платы.
Приказы по деятельности предприятия также имеют постоянный срок хранения. И, даже при совпадении этих параметров, следует учитывать, что находиться они должны отдельно. В номенклатуре организации должны быть отражены все необходимые моменты, в том числе указаны дела для приказов по основной деятельности и для штатных расписаний.
Источник: https://trudtk.ru/ohrana-uslovij-truda/prikaz-ob-utverzhdenii-shtatnogo-raspisanija-obrazec/
Приказ об утверждении должностных инструкций — образец
Приказ об утверждении должностных инструкций — образец его мы приведем в нашей статье. А кроме того, расскажем, какова специфика составления данного документа, обосновывающего процедуру использования фирмой должностных инструкций.
Для чего нужен приказ об утверждении должностных инструкций
Теоретически большинство фирм-работодателей может обходиться без должностных инструкций. Но на практике они нужны для эффективного управления кадрами, поскольку в них закрепляются права, обязанности и ответственность работников согласно их должностям. Подписав должностную инструкцию, сотрудник официально признает их.
Что же касается приказа, он наделяет механизм применения должностных инструкций в фирме юридической силой.
Должностные инструкции, выданные сотрудникам без издания руководством соответствующего приказа, могут быть признаны судом или трудинспекцией недействительными, а это чревато появлением значительных рисков для бизнеса.
Так, если человек был уволен за неоднократное нарушение должностных обязанностей, прописанных в официально не согласованной с работником инструкции, он имеет хорошие шансы восстановиться на работе через суд.
Структура приказа о введении должностных инструкций
Структура приказа о введении должностных инструкций законодательно не определена даже в виде рекомендаций. Но, исходя из практики кадрового менеджмента, допустимо включить в ее состав:
- блок, в котором указывается наименование документа («Приказ о…»);
- текстовый блок с мотивировочными формулировками («В связи с необходимостью…»);
- текстовый блок с резолютивными формулировками («Приказываю…»).
Документ должен быть подписан руководителем фирмы. Сотрудники, которые в соответствии с приказом отвечают за разработку, корректировку, учет должностных инструкций и осуществление иных необходимых действий с ними, должны подтвердить своей подписью факт ознакомления с документом.
В резолютивной части необходимо зафиксировать перечень должностей, для которых утверждается инструкция. Также в ней следует указать даты утверждения инструкций директором. При этом дата подписания приказа должна совпадать с датой утверждения инструкций (или предшествовать ей).
Итоги
Фирма-работодатель имеет право не утверждать должностные инструкции, поскольку эта обязанность не закреплена в ТК РФ (за исключением случаев, когда это прямо предписывается федеральными НПА). Но если она все же вводит инструкции в оборот, их использование должно быть юридически закреплено — с помощью соответствующего приказа.
Источник: https://nalog-nalog.ru/profstandarty_i_dolzhnostnye_instrukcii/prikaz_ob_utverzhdenii_dolzhnostnyh_instrukcij_obrazec/
Загрузка...
